信息时代档案管理工作的创新路径

张嘉

摘 要：计算机网络技术在当今社会已经非常普遍，各行各业也都在利用进行互联网数据存储与档案信息的管理，时下广州图书馆需要对档案管理进行优化与改革，使其更加现代化、数字化，满足大数据时代的需求，借助对数字档案的建设，实现对图书信息的创新化管理策略的探究，本文通过对业内必要性与存在问题的分析，提出部分数字档案建设的创新措施，以期为档案管理工作提供帮助。

关键词：档案管理;数字档案建设;电子信息技术

数字档案室的建设，是在计算机网络下搭建平台，开发前端交互界面，在后端布置电子数据库，实现对电子档案信息、图书信息、借还书信息等永久信息、暂时性信息的存储与显示，实现互联网上的“图书馆”，帮助使用者便捷、简单、快速地完成信息查阅、图书借阅等功能。时下，互联网快速发展的阶段，为实现信息管理工作的规范化、服务化、标准化，应加快数字档案室的建设，逐步实现现代化的信息管理。

1 实现档案管理数字化的必要性

图书以及档案的管理随着计算机互联网的普及而发生了重大的变革，在进行数字档案室建设的过程中，要遵从三点要求，首先要实现数据及时更新，保证用户所获得的数据是最新的数据，保证信息的准确性;实现电子信息的归类管理，将电子档案按照不同的门类建立数据库页表进行管理;建立简洁易懂易操作的用户界面，使得档案管理能够轻松完成用户自身需求。

2 档案管理数字化存在的问题

2.1 对于数字化档案管理认识不足

部分档案管理人员在工作时思想不到位，对于信息时代的数字化档案管理的认识不足，首先不能够及时对数字信息库中的数据进行更新，导致数字化档案管理不能够发挥有效作用，对于日常工作中的信息不能够进行数字管理，只对重要的文件与信息进行存储;对于数字化档案管理没有配套制度与规范进行约束，导致管理效率低下。

2.2 管理人员的信息化素质较低

据调查显示，目前从事信息管理的工作人员大都位于40-50岁所有，对于数字化的管理方式与存储方式了解较少，对于管理操作不熟练，不能够准确进行档案管理，这部分管理人员通常一身兼二职，难以形成配套的管理部门，对于数字化管理过程中出现的技术性问题不能够在第一时间解决，对于重要的档案不能够有效归类，导致信息混乱，信息缺失等现象。

2.3 数字化档案库不够保密，存在风险

数字化档案室在建立过中对于电子档案库的规划不到位，电子数据库存在漏洞，较为重要的文件与档案容易被盗取;档案库缺少备份机制，对于误删的档案与信息不能够找回，导致信息出现缺失现象;数字化档案库缺少定时维护，偶有系统崩溃现象发生。

3 档案管理数字化的创新路径

3.1 扩大投入资金，建立完善的数字化档案库

为推动电子档案库和数字化档案室的成立，首先要联合政府，投入大笔资金进行技术引进与前后端互联网的建设，创建属于自己的电子档案库品牌，加大在硬件、软件、技术等方面的自己投入，购入配套的电子设备，使得纸质信息能够准确、清晰转化为电子信息进行存储。针对数字化的管理与信息化的存储，编写操作守则，以应对突发状况。

例如：首先需要聘请专业团队建立较为安全的网络数据库，建立档案管理访问权限机制，同时购进性能良好的服务器与路由器，设立专门的电控室，保证数据库正产运转，购进一定数量的打印机、扫描仪、计算机等，以供工作人员进行数据录入与提取。针对数字化档案室制定操作守则，防止失误操作造成的损失。

3.2 建立系统数字化管理与运营团队

针对数字化档案室，招聘专业人才，成立数字化档案室管理团队，将服务团队与技术管理团队进行分离。

例如：服务团队主要进行前台接待与档案录入，对档案进行分类，整理日常工作过程中的档案与信息;技术管理团队主要进行电子档案的维护与运营，保证各个设备之间的信息传输速率与接收速率基本一致，定期对设备进行检修，定期对设备进行除尘，防止出现系统崩溃现象的发生;设立网络安全监测，还是检测档案库网络流及监控端口，防止恶意攻击造成的信息丢失现象。

3.3 提升业内人员的整體素养，强化数字管理意识

对于整个档案管理以及图书馆负责的人员，首先要定期进行培训，强化电子信息化的意识，增强数字化档案管理的观念;建立规范的准则，规范工作人员的日常行为，加强各个部门之间的沟通与交流，使得各个部门之间能够相互协作;创新性制定适当的奖罚制度，提升工作人员的工作积极性与工作态度，提高日常办公效率;创新性施行责任落实制度，将责任落实到个人，提高员工的数字化管理警

觉性。

例如：首先图书馆可以定期聘请社会上专业的技术人员在馆内开展员工技术交流与知识授课，将最新的数字化管理方案与流程传授给员工;加强各个部门之间的交流，定期开展馆内活动;统筹组织部门工作，设立各个部门之间的馆内专线，方便交流;每个月在各个部门内评选出工作积极的员工进行表扬与嘉奖;同时对于工作失误的员工进行责任落实。

3.4 整合资源，分类存储于管理档案，强化服务意识

首先各个部门内部要优化工作步骤，省略合并档案归档与管理步骤，加快数字化档案室的信息存储，对于档案中的信息要分门别类的进行存储与管理，对于涉及机密的文件要进行二级密码保护，由部门负责人、档案归属部门共同进行存储，由档案归属部门设立密码，强化团队服务意识，加强服务窗口的建设，强化数字化档案管理室网络服务端口的在线客服与UI制作。

例如：首先按照部门以及职能进行分类，在各个部门所属的数据库中，将图片、视频、音频、文档等进行分类存储，对于所涉及的较为机密的文件以及档案，要设置特定的提取号以及提取密码，必要时进行个人信息的验证，保证信息安全，设置电子服务窗口的人工客服，对于网络用户进行疑难解答，提高服务能力。

4 总结

综上所述，我国电子信息技术正处于高速发展的阶段，网络技术更新换代的速度也在逐渐加快，档案管理部门要与时俱进，提升自身技术能力，强化团队协作意识与服务能力，加强管理，在保证工作质量的同时，提高工作效率。希望通过本文的相关介绍，能够对数字化档案管理起到一定作用。

参考文献

[1]鲁慧娟.信息时代高职院校档案管理工作的创新途径[J].兰台内外，248（11）：24-25.

[2]杨颖.信息时代高校办公室档案管理工作创新途径[J].办公室业务，2019（14）.

[3]刘小瑾.事业单位档案管理在信息化时代中的创新路径探讨[J].办公室业务，No.290（9）：43.