对人事档案管理信息化建设的探讨

张丕荣

摘 要：社会的进步带动了各级部门的稳定发展，在各单位发展中，人力资源在其中发挥着重要的作用，而人事档案管理则是保证人力资源管理工作顺利进行的依据。随着社会深入改革，传统式人事档案管理方式已经无法迎合现代化单位运营管理要求，通过加强人事档案管理信息化建设，可以给单位运营发展提供数据支持。本文就结合人事档案管理信息化建设的意义，重点对人事档案管理中存在的问题进行解析，并根据不同的问题，提出人事档案管理信息化建设的相关措施。

关键词：人事档案;档案管理;信息化建设

在开展人事档案管理工作中，核心目标在于人力资源信息的统一管理，随着我国信息技术水平的逐渐提升，我国社会经济出现了全面改革，人事档案管理内涵也发生了变化，在新形势背景下，只有迎合时代发展要求，全面落实科学发展观，对人事档案管理工作模式进行深入改革，加强人事档案管理信息化建设，才能有效提升人事档案管理水平及效率，让人事档案管理工作得以更好发展。

1 人事档案管理信息化建设的意义

近几年来，随着信息化建设力度的加快，信息资源成为人类社会经济活动开展的重要因素，而人事档案作为单位职员成长的主要载体，在人力资源管理中占据重要地位，再加上信息技术的快速发展与人事档案管理信息化和开放化，给人事档案管理信息化建设提供了可能，这也是时代发展的必然趋势。要想实现人事档案管理信息化建设，应该把计算机等技术当作支持，转变传统纸质承载信息的方式，档案信息通过电子文件等保存在计算机内部，这样不仅可以给人事管理工作的开展提供数据支持，还能防止重要信息的丢失[1]。由此可以得知，通过加强人事档案管理信息化建设，能够有效保障人事档案信息的安全性，对提升档案资源应用效率有着重要的意义。

2 人事档案管理存在的问题

1）思想意识问题。人事档案管理作为各级单位重要工作之一，直接可以给单位创造理想的效益，在单位运营发展中占据重要位置。但是从目前情况来说，部分单位在进行人事档案管理中，往往没有给予人事档案管理信息化建设工作高度重视，只是停留在表面，没有将其深入落实，导致人事档案管理信息化建设水平较低，影响其作用的发挥。由于思想意识的淡薄，对人事档案管理信息化建设的关注力度不高，没有将大量资源投放于人事档案管理信息化建设中，使得相关设施比较落后，缺少完善的管理体系，不利于人事档案管理信息化建设工作顺利进行。

2）信息化水平问题。导致人事档案管理信息化建设水平偏低的主要因素有两点，一个是管理手段落后，另一个是缺少完善的人事档案数据化管理系统。首先，当前部分单位在进行人事档案管理过程中，采取的管理方式依然以纸质档案为主，管理重心放置在实体档案上，虽然在应用范畴上较为广泛，但是没有迎合时代发展实现电子化档案管理，档案使用效率相对偏低。并且，档案管理的相关数据采集、管理及应用整个环节只采取人工操作方式，这样不但增加工作量，同时也无法保障人事档案信息的精准性[2]。其次，即便部分单位已经配置了相关的现代化管理设备，但是依然无法满足单位人事制度改革要求。从目前情况来看，部分单位主要采取自行开发人事档案管理软件，没有形成统一的管理标准，并且在管理内容上也只是实现了对人员基本信息的信息化管理，整体的现代化管理水平相对偏低，不利于人事档案管理信息化建设发展。

3）基础设施问题。要想实现人事档案管理信息化建设，需要配备一定的基础设施，也就是需要计算机、网络等硬件设施作为技术支撑，保证人事档案信息的顺利传递。但是现阶段部分单位的基础设施配备不完善，在某种程度上严重影响了人事档案管理信息化建设工作的开展。

3 人事档案管理信息化建设的相关措施

1）转变思想意识。转变传统的思想理念是，促进人事档案管理信息化建设工作的重要因素，加强单位领导对人事档案管理信息化建设的重视力度，引导各级部门高度配合人事档案管理信息化建设工作开展，从而全面提升单位人事档案信息化管理水平。在进行人事档案管理信息化建设过程中，一方面，需要保障单位各级人员均给予人事档案管理信息化建设高度重视，加强信息化建设扶持，协调各级部门，积极配合，调动各方力量，给人事档案管理信息化建设工作的开展奠定扎实的基础[3]。另一方面，应该做好单位内部宣传工作，全面提升各级部门人事档案管理意识，从思想意识上引导职工对人事档案管理重要性有深入了解，树立正确的建设意识和服务意识，将人事档案管理信息化建设工作转变为一项具有专业性和综合性服务的管理工作，给单位今后运营和发展提供档案参考。

2）加强信息化建设。俗话说得好：“兵马未动，粮草先行”，只有加强各方投放，才能有效确保人事档案管理信息化建设工作有序落实。在此过程中，资金的提供是保证该工作顺利进行的依据。通过采取各种方式，筹集人事档案管理信息化建设所需的资金，可以有效提高人事档案管理信息化建设水平。例如在条件允许的情况下，各级单位可以通过配备相应的建设设施，如计算机、网络系统等实现计算机操作，提升档案信息开发及应用效率。此外，可以结合单位自身实际情况及研发成果，增加人事档案管理信息领域经济增长效率，通过合理应用科技人才给单位人事档案管理信息化建设提供服务。与此同时，在开展人事档案管理信息化建设工作时，实现资源传递和共享是非常必要的，在资源传递过程中应该加强档案信息安全管理，防止因为档案信息外泄给单位造成不良后果。单位档案管理部门应该采取严格的安全管理措施将其落实到位，保证人事档案信息的安全性和完整性。并且，还要全面提升档案管理人员的综合素养和专业水平，及时对人事档案信息进行备份处理，明确档案信息数据库应用权限，真正做到严格按照要求操作，给实现人事档案信息安全保护提供良好

条件。

3）引进现代化设施。人事档案管理信息化建设工作开展需要得到充足技术设施的支持，这也是保证信息化建设工作有序进行的重要因素。在新形势背景下，各级单位在进行人事档案管理信息化建设过程中，应该加强资金投放，引进更多新型设备，实现技术设备更新，建设完善的网络信息管理系统，有效提升人事档案信息化管理水平[4]。与此同时，在人事档案管理信息化建设过程中，需要构建计算机、网络等信息化环境，利用计算机设备开展网络采购、网络组建、软件调配等工作。在此工作中，需要得到充足的资金支持，这就要求单位做好规划工作，由专人负责，以保证人事档案管理信息化软件及了硬件设施建设工作顺利完成。并且，单位需要保证资金到位，积极采购现代化信息设备，将落后的设备及时淘汰，以更好满足信息化发展要求。

4 结束语

总而言之，在社会经济快速发展的环境下，计算机信息技术已经深入到我们实际生活及工作中，给我们生活、工作提供便利条件。在人事档案管理过程中，计算机技术也实现了广泛应用，由之前的传统纸质档案逐渐朝着电子档案模式转变，让人事档案管理工作效率和水平得到了全面提高。但是因为当前我国计算机安全技术方面有待完善，所以在进行人事档案管理信息化建设中，需要迎合时代发展，做好趋利避害工作，以保证人事档案管理安全。

参考文献

[1]顾珂.大数据时代人事代理档案管理信息化建设探析[J].档案管理，2019（02）：86-87.

[2]闫晨煜.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].中国管理信息化，2019，22（12）：163-164.

[3]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报，2019（08）：299-300.

[4]馮小芳.探讨人事档案管理的信息化建设[J].智库时代，2019（35）：274+277.