新时期加强档案工作的重要性分析

周丽敏

摘 要：本文在简述档案工作现状的基础上，强调了新时期加强档案工作的重要意义。同时，从档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案开发利用几方面入手，提出了新时期档案工作强化的具体路径，着重阐述了构建档案管理信息化系统、实施双档制档案管理的意义与内容。

关键词：新时期;档案工作;电子档案;双档制

在组织的运行发展中，形成了大量的档案资源，其既是组织工作成果的证明，也是组织优化发展的重要参考信息。想要推动组织更好发展，就必须要落实档案工作的强化。在新时期背景下，为保证决策的科学合理，加强档案管理与应用是必然选择。

1 档案工作的现状分析

档案工作（档案管理）包含着档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等环节。在长时间的发展中，人们对档案工作的重视度与认可度偏低，多数工作人员并未接受专业培训。就当前的情况来看，档案工作还存在着软硬件建设程度不足的问题，致使档案管理水平偏低。在新时期背景下，为了保证组织决策的科学性、提升组织内资源的利用率，加强档案工作极为重要。

2 新时期加强档案工作的重要意义分析

2.1 档案管理方式的优化

加强档案工作能够推动档案管理方式的优化，促使档案工作的效率效果显著提升。在档案工作实践中，管理方式的优化能够为相关管理人员提供更广阔的工作思路，引导其在工作中引入新方法，达到档案管理工作升级的效果。

2.2 档案管理水平的提升

加强档案工作最直接的结果就是促使组织整体档案管理水平提升，为档案资源的保管与利用提供有力保障。在工作实践中，要结合组织需要与工作实际情况，对档案管理现存问题进行针对性的分析与解决，提升组织内档案管理体系的完善程度。

2.3 档案管理问题发生概率的降低

依托档案工作的强化，能够大幅降低相应管理问题的发生概率，保证相关管理人员长时间处于良好的工作状态[1]。此时，组织能够更准确、迅速的掌握市场环境变化情况、组织发展形势等，避免发生组织管理方面的问题，为组织可持续发展提供有力支持。

2.4 档案资源浪费的避免

在组织档案中，包含着多种类型的信息资源，包括人力信息资源、技术研发信息资源、历史业务信息資源、财务信息资源等等，具有极高的应用价值。在传统的档案工作中，对这些资源的开发利用较为忽视，仅单纯的展开了档案收集与保管工作，导致档案资源浪费情况严重。而依托档案工作的强化就能够避免这一问题的发生，促使档案资源得到最大程度的挖掘利用，推动组织形成科学决策。

3 新时期档案工作强化的具体路径探究

3.1 档案收集工作的强化

在档案工作中，收集环节占据首要地位，是其他管理环节展开的基础内容。此时，若是档案资料收集不到位、不充分、不完整，则会导致后续的档案保管、开发利用等工作无法进行。在实施档案收集时，要重点保证档案资源采集的及时性与完整性，在后续处理前完成档案内容的检查，严禁存在缺项漏项、错填等问题，并对档案内容的真实性展开分析。

在新时期背景下，档案收集工作要重点关注档案资源采集的多样性。外界环境的变化对组织提出了更多要求，也使得组织运行与管理的复杂性增加。为了保证档案资源能够为组织所有决策提供参考，就必须确保档案资源的全面性。在收集过程中，可以充分发挥出互联网与信息技术的优势，在组织内构建起统一的信息化管理系统，积极推行无纸化办公，为信息共享提供便利条件。依托该系统，档案工作人员能够迅速获取组织内有关不同业务、管理决策等的档案资源，实现档案收集质量的提升。

3.2 档案整理工作的强化

1）档案整理的原则。在完成档案资料的收集后，需要对其进行整理，为档案查阅、开发利用提供更加便利的条件。笔者在实践中发现，在整理档案时，需要重点遵循以下几项原则：维护不同档案之间的历史联系，具体来说，就是要保证档案之间在时间、形式、内容、来源等方面存在联系，严禁出现档案“孤立”的问题;尽可能避免造成档案资料的打乱，维护档案资料的连续性;确保档案整理为保管与开发利用提供便捷条件。2）纸质档案的电子化。无纸化办公是新时期组织管理的主流思路，对档案工作提出了新的要求。此时，应当在保管现有电子档案的基础上，积极展开组织内纸质档案的电子化。其中，优先转化组织内常用的档案文件、重点档案文件（科研资料、机密资料等），提升档案安全性的同时为后续档案开发利用提供支持;接着，可以转化次要档案文件，促使组织档案工作整体升级，实现档案工作信息化。3）档案分类方法分更新。档案分类是档案整理中的重点环节，使用的方法具体如下：依照年度（年代）进行档案文件分类;依照档案文件的来源进行分类，包括文件发行组织（部门）、文件作者（负责人）等;依照档案文件内容进行分类;依照档案文件形式进行分类[2]。

3.3 档案鉴定工作的强化

在档案鉴定工作中，除了要完成采集档案资料、档案分类方法的确定之外，还要判断档案是否可以销毁，避免无用档案的大量积累，降低档案管理工作负担，提升档案管理与查阅的效率。通常情况下，档案鉴定需要站在国家与人民整体利益（组织整体与人员利益）的角度展开，依托全面的历史观点确定档案价值。在实际工作中，笔者主要结合档案自身特点与利用需要完成档案鉴定。

为了保证档案鉴定工作的科学性，必须要在组织内构建起完善的、科学的档案保存与销毁机制，并在工作实践中结合制度内容完成，避免发生重要档案、高价值档案错误销毁的问题，提升档案销毁工作的精准程度，推动档案鉴定的工作升级。

3.4 档案保管工作的强化

档案保管是档案查阅与开发利用的前提，影响着档案工作的整体质量。在这一过程中，为了保证档案保管工作高效、高质落实，在新时期背景下，应当结合组织现实情况实施双档制档案管理，即“纸质档案+电子档案”管理。对于组织内的重要档案与机密档案，要在保留纸质档案的同时引入电子档案形式;对于一般性档案，仅使用电子档案管理即可。

此时，需要重点关注电子档案的安全性保证。要在构建档案管理为系统的同时，引入内外防火墙技术、登录权限管理技术、加密技术等，隔绝组织内网与外网，避免未得到允许、未经授权、不具备相关权限的人员查阅、编辑、复制、更改、删除相应档案，并维护档案信息传输过程的安全。

3.5 档案开发利用的强化

档案中包含着大量的信息资源，有着极高的开发利用价值，能够为组织科学决策提供参考。在新时期，强化档案资源开发利用是档案工作的必然选择。为了实现这一目标，需要在完善档案收集整理的基础上，积极引入现代信息技术、加强档案编研与服务。要结合大数据、云计算等技术在档案管理系统中设置检索模块，保证能够在大量的档案中迅速、准确的提取需求档案。

另外，还要结合专业培训提升相关人员的专业素养与档案开发利用能力，提升档案资源利用率的同时推动档案工作升级。

4 总结

综上所述，当前的档案工作依旧存在一定问题，在新时期背景下必须进行强化。通过引入现代信息技术、构建起档案管理系统，结合档案采集、整理、保存、开发利用等环节的强化，实现了档案工作的升级，更好的满足了新时期对档案工作的现实要求。

参考文献

[1]杨栋超.在新时期加强档案工作的重要性分析[J].住宅与房地产，2019（34）：254.

[2]李东艳.跟紧时代脉搏开创档案法制新局面——浅谈如何做好新时期档案法制工作[J].黑龙江档案，2019（06）：11.