档案管理在企业内部控制中的应用

陈利倩

摘 要：在现代的企业中档案管理显得尤为重要，一个企业的内部控制的有效性受到这个企业档案管理好坏的影响。在许多企业成功经营后所总结出来的经验就是档案管理在企业内部控制中起到十分关键的作用，档案管理在完善企业的信息资料、加强企业内部管理监督，提高企业信息的有效性、加强企业内部信息交流都是十分有利的。

关键词：档案管理;企业;内部控制;企业运营

档案这个词在现代这个信息化的社会十分频繁地出现，一个人从出生就有了属于自己的档案，档案跟随一个人的一生，同样一个企业也会有自己的档案，档案管理对于一个企业的运营十分重要，对于企业内部控制有着十分广泛的应用。档案管理可以为企业内部做出正确的决策提供有理有据的信息分析;档案管理可以为企业内部相关的人员及项目进行监管;档案管理可以为企业内部的信息交流提供信息支持。总之，档案管理在企业内部控制中的应用十分广泛。一个企业档案管理工作做好了，不管是对企业内部的内部控制或者是对企业外部的运营都是十分有帮助的。

1 现代企业的档案管理工作

企业中的档案管理工作对于企业内部运行的合理合法性提供有力的信息支撑，一个企业在其运营的过程中，不管是企业的历史，还是企业运营中最重要的资金流动明细都需要进行档案管理，我国现在企业的档案管理工作对于企业的内部控制、外部运营、业内声誉等都会有很重要的影响。在我国之前的企业经营之中，企业的档案管理并不能引起企业家的重视，但是随着近现代企业制度在逐渐革新、外来企业对我国企业的影响、还有最重要的一点就是企业之间的竞争都导致了我国企业对于档案管理的重视程度增加，更是有越来越多的企业设置有专门的档案管理部门。

笔者现在通过介绍几个真实案例来说明在现代的企业管理之中档案管理的重要性。首先我先介绍一个外国企业的案例，在2001年时，曾经是世界上有较大影响力的商品、能源和服务公司的安然公司被曝光了一则丑闻，是关于财务造假的丑闻，安然公司为了获取超额利润，欺骗了公司的股东，安然公司它销毁相关的财务报告、藏匿了大量对外债务、制造假账、伪造财务报告，这一系列的隐瞒、欺骗、误导股东的卑劣行为使股东和各界人士都对安然公司丧失了最基本的信任，最终导致了安然公司的破产。在我看来，安然公司能够一步一步将其积累的资产消耗其最根本的原因在于安然公司内部的档案管理工作做得不到位，档案管理工作不仅仅是企业经营表面的现象，更重要的是档案管理要反映出一个企业内部运营的状况，就拿安然公司销毁财务报告来说吧，如果安然公司的档案管理十分先进，有着十分严格的规定，那么想要销毁财务报告便不是一件容易的事情了，可以说档案管理在一定程度上可以对企业的运营管理进行规范，督促企业向更好的方向发展，促进企业更好地运营。

2 企业的内部控制力

何为企业内部控制力，企业内部控制力据相关研究报告指出企业内部控制是一套流程，它是由企业董事会、企业的管理层以及企业的员工为主体所组成的一种内部的控制关系，可以通过改变这种控制关系进而对企业营造一个良好的内部运营环境。合理的企业内部控制可以保证企业内部管理合法合规、企业财务更加清晰真实、企业的资产更加安全、企业内部相关的信息也会更加真实可靠。我国企业的发展落后于西方资本主义国家，所以我国的企业内部控制在很多方面参考借鉴了西方国家，企业内部控制其基本内涵就是通过企业内部不管是对于员工的管理还是对于企业内部信息的流通来促进企业更好地发展，通过优化企业内部控制来使企业内部的管理体系更加优化，对外经营有更强的竞争力。

我国的企业内部控制框架基本上是由COSO报告和《企业内部控制基本规范》的内部控制框架所组成的，其中在COSO报告中提出了五大核心要素和三大目标，其中五大核心要素指的是控制环境、风险评估、 控制活动、信息与交流、监控活动。接下来我来分开介绍一下，其中控制结构是指一种企业内部运营的流程或者说是结构，它可以为企业实施内部控制提供一种基础;接下来的风险评估我认为是企业内部控制结构中比较重要的一点，它是针对企业的一些内部信息、组织活动等来对企业运营的风险进行预先评估;控制活动主要是关于企业内部人员、信息来展开的，通过对企业内部人员的管理或者信息的流通来达到一种对企业经营的一种控制;信息交流是关于企业信息来展开说明的，不管是企业外部经营信息还是企业内部的财务等信息，只要是对企业经营有帮助的信息，最后来解释这个监控活动，它主要是对企业运营中各种内部控制要素是否还发生着作用进行评估。其中这三大目标分别包括报告目标、运营目标和台规目标，报告目标主要是关于企业内部信息管理方面的，保证企业内部信息的真实性、可靠性以及信息的及时性和信息的透明度;运营目标主要就是针对企业的运营效率、企业的组织能力等方面来说的;台规目标其主要是要求企业要遵守在运营是的各种法律法规，运用合适的规章制度来提高企业的经营效果。

3 如何通过档案管理提高企业内部的控制力

上面我分别介绍了在企业运营中的档案管理和内部控制，现在就来探究如何通过档案管理来提高企业内部的控制力。我们在平时的生活中也经常可以听到某某知名大企业因为一些企业内部管理不善的问题从而被曝出一些丑闻。上文中提到了安然公司的丑闻，现在我还想提到广厦（银川）实业股份有限公司，这个公司也是被曝出假造业绩，在短短三年之中累计造假业绩收入高达10亿多元，这一案例与安然公司的案例时分类似，因此它被称为中国的“安然事件”。

档案管理通过对企业内部一系列信息的整理来在企业内部控制发挥一些积极的作用，当一个企业的档案管理应用到企业内部控制中去，也就是把一个企业经营的一系列信息应用到企业内部对于人员或者信息流通中，这样不论是关于企业内部员工的控制还是对于企业内部一些关键信息的交流都是很有帮助的，如果把企业内部的信息都整理得十分清晰明了，那么对于提高企业内部的控制力十分有利，这时企业在对于企业员工调整，或者针对企业相关部门改革都会更加的有目标性，更加知道该如何调整才可以提高企业的运营效率。档案管理可以对企业内部控制起到督促的作用，也就是说档案管理部门会对企业的各个部门的工作进行考核评估，这样企业内部各部门也会有十分激烈的竞争意识，可也营造一个十分良好的企业内部努力工作的气氛，这样就会对企业的发展很有利，会提高企业的运营效率，增强企业的市场竞争力，可以使得企业在当代竞争如此激烈的企业经济中取得一些成果。档案管理就是针对企业内部的运营所起到的作用，档案管理可以通过为企业控制提供可靠地信息，从而让企业内部控制更好地为企业发展服务。

4 结束语

经过上面从一些方面的论述，可以得出：档案管理在企业内部控制中是有很大帮助的，这两者之间的关系也是十分的密切，档案管理和企业内部控制这两者之间也是相互促进的，同时档案管理和企业内部控制两者的发展进步也促进了企业的发展，这两者可以在很大程度上推动企业的进步。档案管理为企业内部控制提供信息支撑。

参考文献

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