现代人事档案管理对策研究

张静

摘 要：不管是对企业还是事业单位来说，人事档案都是其进行人才选拔的主要依据和渠道。但是由于一直沿用传统的人事档案管理模式，随着时代的进步其弊端不断显现，一些新的问题也逐步暴露，这就使得我们必须针对现代人事档案管理中存在的主要问题进行深入分析与探讨，提出进一步完善现代人事档案管理的具体举措。

关键词：现代人事;档案管理;问题;对策;流动人员

企事业单位人事档案是组织、人事部门在人事管理活动中形成的，基于其个人经历和德才表现，并以个体为单位集中收集、保存以备查考的人事资料。人事档案在个人职务晋升、工资发放、教育培训等工作中发挥着重要凭证、依据、参考作用，具有法律效用。因此，做好现代人事档案管理工作具有积极的现实意义。

1 现代人事档案管理实际中存在的问题

1.1 对现代人事档案管理缺乏科学、正确的认识

与其他业务管理工作相比，人事档案的管理很容易被用人单位忽视，甚至有些管理层认为人事档案的管理工作只是一种纯文书、没有任何技术含量的工作，只要做好档案的保存、保管，确保档案不丢失、不泄露，能处理好人事档案的查档和外调等工作就可以。这种对人事档案管理工作的认识是错误的、不科学的。人事档案关系到个人和用人单位的长远发展，其管理工作具有重要的作用和意义，必须引起足够的重视，人事档案管理工作必须由专业的人、遵循科学化、规范化的制度有序开展。

1.2 现代人事档案管理尚不规范，尚未建立科学、完善的制度

当前我国对人事档案的管理一直沿用传统模式，过于呆板，且对于档案管理人员的职责要求、岗位培训等没有明确的规定，对于人事档案管理的具体流程没有形成制度化。这就导致档案管理人员不能明确自己的工作职责和具体工作内容，未能清楚的了解人事档案管理的相关业务流程，缺乏收集与整理档案信息的专业意识，在具体的管理过程中也未能遵循科学化、规范化的流程，严重制约了人事档案管理的质量和水平。

1.3 现代人事档案管理缺乏专业的人员队伍

从我国当前的实际情况来看，很多用人单位并没有按照国家的有关规定进行档案管理人员的配置，有些用人单位只有一名档案管理人员却管理着几千人的人事档案，甚至有些单位采用临时工进行人事档案的管理，这些临时工不仅不具备档案管理的专业知识，在上岗之前也没有对其进行专业的培训，只具备档案整理与保存的能力，严重缺乏对档案信息进行去伪存真的专业知识和技能，从而导致其缺乏足够的责任感，对自己的工作职责缺乏清晰的认识，对档案管理工作敷衍了事。有些档案管理人员甚至身兼数职，导致其投入档案管理的精力十分有限，不仅未能及时归档档案材料，更谈不上档案案卷归档的齐全、完整，档案信息的真假鉴别、分类准确、编排有序、目录完整和装订整齐等要求，在很大程度上影响了人事档案管理的水平。

2 完善现代人事档案管理的举措

2.1 提高对现代人事档案管理的科学认识

人事档案承载着人才的主要信息，是用人单位选拔人才的重要参考依据，对个人和单位都具有重要的意义和作用，但大多数人搜缺乏对人事档案管理的正确与科学认识。应当提高领导对现代人事档案管理的认识和重视程度，进一步加大对现代人事档案管理工作的人力和物力投入，不断完善相应的软件与硬件设施，加大现代人事档案管理工作的宣传，动员全体工作人员共同参与到人事档案管理中来，配合管理人员做好人事档案管理的工作，提高现代人事档案管理的质量和效率。应当将档案信息与个人的发展相联系。造成非公单位不重视人事档案管理的原因主要在于我国的市场经济，加上许多企业并不对员工的人事档案进行保管;国家机关、事业单位和国企也等都十分重视人档案的管理是因为个人的档案信息是其进行人才选聘的一个重要依据。要想让用人单位、个人和档案管理人员对人事档案管理有足够的重视，必须将个人的档案信息与其发展相挂钩，不管是聘用还是调任，都必须对个人的人事档案进行审核，切实做好“先审后用，凡用必审”。唯有如此，人事档案管理的三方才能因为涉及自身的切实利益而引起对人事档案管理工作的足够重视。

2.2 建设专业化的现代人事档案管理队伍

人事档案管理人员素质和业务能力的水平直接决定了现代人事档案管理的水平，建设高素质、高水平的专业人事档案管理队伍是做好现代人事档案管理工作的重要保证。首先，把好入门关，在聘用人事档案管理人员时必须严格按照国家的有关规定，设置人事档案管理人员的岗位要求和数量等。其次，加强对人事档案管理人员的专业培训，包括岗前培训和定期的业务能力培训等，不断提高管理人员的专业水平和业务能力，使其在做好人事档案管理的同时还能不断进行改革和创新，推动现代人事档案管理顺利、有效地开展。此外，人事档案管理人员还应当与时俱进，不断更新观念，及时学习并掌握最新的科技知识和网络知识，适应时代的发展，推动人事档案管理工作向着科学化、信息化和实用化的方向发展，不断提高现代人事档案管理的效率。

2.3 建立完善的現代人事档案管理制度，实现规范化管理

现代人事档案管理要想不断提高其管理水平，最大限度地节约人财物力就必须建立科学、完善的管理制度，实现制度化、规范化、科学化的人事档案管理。现代人事档案管理制度在结合现代用人制度、代理制度以及转岗分流制度的基础上加以整合和创新，形成自己的统一的、集中的管理制度，并根据实际工作的开展不断加以完善，提高现代人事档案管理的水平和效用，为社会查询、调阅以及利用人事档案提供便利，在节约人事档案管理成本的同时，推动社会人事档案信息的集中化，提高人事档案信息的利用效率。加快现代人事档案管理信息化的建设步伐人事档案涉及企业全体员工的人才信息，具有量大、多变和复杂等特点，单纯依靠人工处理不仅费时费力，而且难以提高人事档案信息的利用效率。要想更好地实现对人事档案的管理，应当建立并不断完善人事档案管理系统，利用先进的设备和科学技术，将个人档案信息输入系统，提高其连续性，借助扫描仪、相机等设备将有关信息以图片或视频的形式存储，使得档案信息的查阅更加直观化和形象化，提高其利用率，逐步实现无纸化管理，进一步延长人事档案的使用寿命。此外，为进一步创新现代人事档案的管理，管理人员应当充分发挥现代网络技术的作用，在遵循保密原则的基础上实现非保密数据信息的资源共享，为社会各界提供更便捷和优质的人事档案管理信息，在有限的资源基础上进一步提高现代人事档案管理工作的效率，并推动其进一步的创新和发展。

3 结语

人事档案作为企业管理中的一项重要内容，要跟随时代发展的脚步，与时俱进。我们要对人事档案的价值有一个全新的理解和认识，强化档案意识，根据企业发展的需要，建立完善的档案管理制度，规范科学的对人事档案进行管理，同时不断创新人事档案的管理模式，提高档案管理人员的自身素质和业务水平，才能使人事档案更有效率的被利用起来，才能推动企业的发展，为我国的经济发展做出贡献。本文提出了人事档案管理中发现的问题，并给出了问题的解决方案，为企业人力资源管理中的档案管理提供一些参考和依据。

参考文献

[1]张小艺.现代人事档案管理存在的问题与对策[J].档案管理，2016（06）：238-239.

[2]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理，2016，7（3）：31.

[3]马红波.现代人事档案管理存在的问题及对策[J].图书档案，2015（10）：260.

[4]赵洋.论现代人事档案管理存在的问题与策略[J].清远职业技术学院学报，2017（3）：69-71.