李俊芳?李燕
摘 要:在社会经济高速发展过程中,事业单位得到很大进步,其中,档案管理工作扮演着极为重要的角色。档案工作存在的目的并非起到获得利益的作用,而是为了更好的记载重要信息,方便查阅重要记录,为基层事业单位可持续进步和发展起到重要的保障作用。
关键词:基层事业单位;档案;现代化管理
基层事业单位内档案管理工作是对单位内所有员工的工作表现、历史背景、行为轨迹、奖惩情况及个人经历与整个单位各项活动的全部记录,是事业单位内重要的人事管理载体,也对事业单位发展实现了准确记录,从其内容来看,有着较强的政策性、机密性及专业性。因此,对新时期提高档案管理科学化水平的路徑进行分析有着较为重要的意义。
1 基层事业单位档案现代化管理工作现状
1.1 档案管理制度不甚完善
事业单位的档案管理都是在事业单位成立初期就存在的,其根据事业单位的实际情况建立,并有一定的规范作用,包括档案管理制度也是基于实际的。经济社会的快速发展使得社会产生巨大的变化,随时更新的社会情况使得事业单位的工作内容也在改变,一切都与以往不同。但事业单位的档案管理制度仍旧是以往的管理模式,不仅不能满足全新的时代要求,也要造成档案管理工作本身和其他工作的混乱。虽然传统的档案管理工作制度中规定着档案管理工作的人员和部门,但事业单位在发展中,做出不少调整,若仍按照传统的档案管理制度,会完全无法实现预期的执行效果。
1.2 档案管理信息化不够完善,存在着档案丢失的风险
我们都知道信息化时代的到来在很大程度上提高了档案管理工作的电子化效率,但是电子档案的存放存在着一定的不安全因素,主要体现在以下几个方面:一是电子档案在传输过程中存在泄露的风险,这就要求在传输档案时应运用相关的安全软件,避免此类情况的发生。二是电子档案的存放存在着丢失的风险,网络黑客的存在直接影响着各种网络信息的安全,这就要求必须按照档案管理标准购置相应的杀毒和防护软件,避免黑客的入侵。三是档案管理工作人员的风险意识较差,没有严格按照档案管理的相关制度来开展工作,存在着一定的档案遗失风险。
1.3 人员专业素质有待提升
档案管理人员的专业素质过低,责任心不强,创新意识淡薄,事业单位档案管理队伍整体素质有待提高。作为档案数字化建设的主要实施者,档案管理人员身上肩负着重大的职责和使命,倘若他们的工作态度敷衍,罔顾事业单位的规章制度而出现违规操作,就会导致事业单位蒙受了不可估量的经济损失。在信息时代下档案数字化建设需要档案管理人员可以灵活使用计算机设备来采集、分析和处理信息,而这一点只有很少一部分档案管理人员能够做好工作效果大受影响。事业单位不能忽视对档案管理人员的教育和培训工作,否则就会自尝苦果,致使档案数字化建设难以落实,档案信息化建设迟迟无法实现。
2 基层事业单位档案现代化管理工作优化对策
2.1 加强制度完善
要想保证事业单位档案信息化建设得以落到实处,事业单位领导必须要适时地转变自己的思想观念,对相关工作报以足够的关注,尤其是在资金和资源上要保持充足供应,还要将档案管理信息系统的建设和维护工作交由专业技术人员来完成,加强对他们工作的监督,推进档案数字化建设的落实,以强化档案管理信息系统的性能,提高档案管理工作质量。健全的制度可以给事业单位档案数字化建设和档案管理工作的科学化、高效化开展提供有力保证,需要密切结合我国法律法规,充分考虑到事业单位经营管理的实际情况,指导相关工作的规范化开展。对于违规操作的档案管理人员绝不姑息,予以严惩,此举能够让档案管理人员发自内心的重视岗位工作,自觉遵守档案管理制度,不做危害事业单位利益的行为。在制度的保障之下事业单位档案数字化建设步伐将更加稳健,档案管理工作质量也会迈上一个崭新的台阶。
2.2 全面强化档案管理工作信息化建设
档案管理工作信息化建设已经成为其发展的必然趋势,从当前档案管理工作开展实际来看,其总体有着较大的提升空间。因此,事业单位领导必须转变传统的档案管理工作认识,健全档案管理工作机构,在档案管理中将事业单位工作计划、领导议事日程、职工经济责任及职工岗位责任等纳入档案管理工作中。同时,在进行信息化建设时,可选择使用当前已经较为成熟的档案资源管理系统、CAM系统、CAD系统等,通过借助多媒体技术与计算机技术对图像档案与文字档案进行准确识别,及时存储到档案信息库中。也可选择使用网络平台对档案资料进行传输,实现档案管理的无障碍、远距离共享,这不仅有助于提升档案管理的容量,同时也可有效防止出现档案在长期保存过程中出现的损坏与老化等问题。此外,在档案管理信息化建设中,对档案管理信息化管理标准进行明确,形成完善的档案信息化管理工作体系,提升系统软件的可移植性,推动档案管理工作信息化建设标准化程度。
2.3 提高服务水平
档案管理工作的本质是服务,为了更好地服务于单位以及个人,利用好已有的资源,档案管理工作要在信息化的基础上,有针对性地强化与创新原有的服务方式,使其更好地契合单位需求。首先,伴随社会的持续发展和开放,进一步创新服务内容。其次,我国互联网信息科技的发展日新月异,档案服务也要做到与时俱进。以季度为基础周期,了解最新科技,有针对性地调整创新,以契合社会的需求以及发展走向。事业单位要采集用户的使用反馈意见,以了解当前档案使用过程中存在的问题,在调整的过程中做到有的放矢,完成创新优化的目的。
2.4 加大人才培养力度
无论在任何领域、任何工作中人才都是一类非常宝贵的资源,对于档案数字化建设也不例外,需要有一定数量和质量的人才为基础,档案管理人员不但要对本职工作知之甚详,还应具备较高的计算机技术水平,可以灵活使用计算机来开展相关业务活动。要求事业单位能够切实加大人才培育力度,将档案数字化建设及管理所需的先进知识和技术传授给相关工作人员,使之能够出色的完成岗位工作,推进档案信息化管理的早日落实。与此同时,事业单位还要加强对档案管理人员的职业道德教育,提高他们的道德水平,增强他们的奉献精神,促使其以饱满的热情和积极的心态迎接实践工作中的各类挑战,心甘情愿的归于平凡,踏踏实实的做好档案归档、保管、利用等工作,为事业单位的长远健康发展贡献一份力量。
3 结语
综上分析,全面提升新时期档案管理科学化水平有着较为重要的意义,但是从当前很多单位开展的档案管理工作情况来看,相对于新形势和新任务的要求,仍旧有着较大的差距,因此,这就需要各单位在开展档案管理工作中,全面认识到新形势下档案管理工作发生的变化,持续提升档案管理工作的总体效能,充分发挥出档案管理的作用,更好服务于单位的发展与员工的需求。
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