新时期如何开展机关事业单位人事档案管理工作

孙述刚

摘 要：在新时期下，机关事业单位人事档案管理工作的面临新的挑战，需要新的改变和创新。下面本文将从机关事业单位人事档案管理工作的重要性谈起，并且提出目前事业单位人事档案管理工作存在的问题，并讨论在新时期下，机关事业单位人事档案管理工作将如何更好的发展，将其与新时期特点更好的联系在一起。

关键词：新时期;机关事业单位;人事档案管理

人事档案是我国人事单位进行人事管理的重要工具，是人事管理部门通过工作人员的日常表现、日常活动总结而形成的记录。其主要记录着所有员工的身份信息、学历资料、工作经历以及工作表现等。人事档案与员工的工资待遇、工作福利紧密相关。在新时期，随着我国事业单位人事档案管理工作制度的不断改革更新，逐步推进了事业单位人事部门的工作，改善了事业单位的工作现状。

1 机关事业单位人事档案管理工作的重要性

随着我国经济社会的不断发展、进步，机关事业单位人事管理也需要逐步更新。人事档案是承载人才信息的载体，是事业单位了解人才的方式。通过人事档案的信息，可以将不同方面的人才放在最适当的岗位上，是管理人员进行统筹管理的主要依据。总的来说，事业单位人事档案管理的重要性可以概括为以下四个方面。

1）对人力资源结构的改进。在任何一个事业单位中，想要更好的进行工作，实现工作效率的最大化，找到人力资源分配的最优解，就必须依靠人事档案。目前，我国经济建设正处在高速发展的黄金时期。事业单位工作人员也势必因此发生着一些潜移默化的变化。而对于这些细小的变化，人事档案都会记录在册，变化的过程以及结果都会真实记录在内。所以，管理人员能够通过人事档案里的信息，进行分析和评估，实现最科学最合理的调整，提高事业单位的工作效率，不断优化人力资源的结构，使人事档案发挥最大的作用，促进人事单位的发展。2）对人事调动的帮助。在新时期的各个事业单位的管理中，如果需要人事调动，人事档案也将起到关键性作用。在工作调动过程中，相关负责人员需要对被调动工作人员的学习经历、工作情况和人员资历等情况进行全面的掌握，对其性格及其擅长的部分和岗位进行完善的分析。那么这些信息，仅仅通过人员沟通和内部人际关系的调查是完全不够的，这种时候就需要调动其档案资料对其进行全面完善的分析，给予精准的评价，更加高效的配合事业单位管理人员工作的开展。3）对员工能力的全民分析。在事业单位人员日常工作中，人事档案对其信息进行管理，将会对所有工作人员的学习情况、工作表现、教育程度、个人发展和工作表现有详细记录，所以，当事业单位有需要进行人事调整的时候，可以根据其中的信息对他们进行评估，其中有利的改变可以延续，不利的问题督促他们改变，对事业单位人员进行有针对性的培训，同时培养他们好的习惯爱好，进而提高人才工作能力，促进事业单位长远发展。4）用于考评人员能力。在事业单位关于员工的日常管理中，人员的考察、检测十分重要，考评十分严格，而考评的结果可能直接影响到其未来在单位的职场位置和个人利益。人事档案可以为管理人员准确提供职工信息，通过人事档案的记录进行考评，考评结果又將被记录在人事档案中。当单位想要了解职工的时候就可以从人事档案中调取信息，对职工进行全面准确的评估。

2 机关事业单位档案管理中存在的问题

1）受到传统档案管理思维方式的束缚。在新时期，人事档案管理面临的更新与改革，但是其更新与发展往往是在传统管理方式的基础上进行的。我国的档案管理工作实际上已经形成了自己固有的一系列操作，如在管理方式、保存方式等。所以，在此背景下，新时期档案管理方式的创新难免会受到传统管理思维方式的束缚，不能真正做到创新。传统的档案管理方式在新时期使用中具有一定的局限性，所以机关事业单位档案管理工作要冲破束缚，打烂条条框框，真正做到管理模式上的创新。2）进行档案管理工作的人员认知不足。在我国的机关事业单位中，其档案管理工作往往脱离现实，在其创新过程中，仍然存在着大量问题，受到很多现实因素的约束。此外，又由于档案管理人员的思想觉悟不够，不够重视档案管理工作的改革创新问题，所以，当创新改革在档案管理人员心中的地位不足够的时候，大家对于档案管理的创新积极性也有所下降，所以其进程就会尤其缓慢。所以要在立足于实际的基础上，进行档案管理的创新。3）人事管理分工不够明确。在进行档案管理过程中，单位的各部门之间存在一定的级别性差异，造成部门中人员对于档案管理的权限不一致，这一原因造成人事档案管理内部人员分工不够明确，不同的人对其会进行不同方式的管理，使得在管理过程中人员信息过于分散，给机关事业单位的档案管理工作造成了极大的困难。

3 做好机关事业单位档案管理工作的具体措施

针对以上相关机关出现的问题，具体的解决问题措施从以下配套的三个方面出发。1）加强新时期机关事业单位档案管理的创新，摆脱传统管理方式的思维束缚，促进档案信息的资源整合，使得人事档案管理方式最大程度上适应新时期的发展。2）提升人事档案管理人员对档案管理的重视程度，提高其思想觉悟。3）提升机关事业单位档案管理人员的全体综合素质。在实际的工作中，人事档案管理工作的重要性，往往被弱化。档案管理人员是人事单位档案管理的核心，对其有序发展发挥着重要的作用。但是，目前我国的现状是，档案管理人员的素质水平满足不了档案管理工作的要求。所以，机关事业单位需要重视对档案管理人员的培训，优化员工素质，对机关事业单位发展做出正向改变。

4 人事档案保管中应该注意的问题

由于人事档案的重要性以及其内容的特殊性，需要要求对人事档案进行保管和保密。这是人事档案管理中的重要一点，也是全部档案管理人员和事业单位其他工作人员的共同职责。可以说，保证人事档案的完整性和保密性，也是进行人事档案管理的核心任务之一。总的来说，在进行档案管理过程中应该注意以下三点。1）防止人事档案的损坏。在进行档案管理过程中，尽量保证不出现或者少出现因为人为因素破坏而造成的损坏。具体分析档案被损坏的原因，针对其采取针对性的措施并且做好防范工作。在最大程度上避免损失发生的可能性，尽量将其的损坏降到最低，保证人事档案的完整性。2）延长人事档案的寿命。事业单位人事档案的管理应该不仅仅局限于降低它的损坏率。还应该采取一定的保护措施，从根本上对人事档案进行保护，进而在最大限度上面延长人事档案的寿命。3）保障人事档案的安全。人事档案是记录员工信息的载体，意义重大，需要最大限度保障人事档案的安全，避免上面的信息受到泄露。另外，人事档案的机密性强，若因管理不善导致信息泄露，可能会给政治上带来隐患。

5 结束语

机关事业单位档案管理对其发展具有重要意义，但是在新时期下，档案管理工作也显露出了一定的问题和弊端。综上所述，机关单位应该积极配合新时期发展，冲破传统管理的束缚，将创新管理与新时期紧密联系在一起。提高事业单位档案管理人员的思想觉悟和素质水平，使其能够使人事档案的重要性发挥出最大的作用。最后，需要注意档案管理中的保管问题，尽量避免其损坏，延长档案寿命，以及注意档案管理的保密性。通过以上举措和改变，使得档案管理工作越来越现代化、科学化，从而促进机关事业单位的发展。

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