浅谈零售企业销售业务内部控制中存在的问题及对策

摘要：在市场经济发展迅速的背景下，企业要想更好的生存下去，必须对其内部的各个层面进行不断的完善，规范内部的各项业务，以促进企业实现战略目标。零售企业作为市场经济中的重要主体，主要业务是销售，对其内部控制完善存在一定的必要性。销售业务是零售企业的重要业务活动，本文通过对零售企业销售业务的内部控制过程进行分析，提出了目前零售企业销售业务内部控制中存在的问题，并据此提出了相应的优化对策，以期促进零售企业内部控制进一步完善。

关键词：零售企业;销售业务;内部控制;应收账款

中图分类号：F279文献识别码：A文章编号：2096-3157（2020）04-0007-02

一、引言

随着我国传统贸易行业的不断发展，零售企业也在持续创新并不断完善企业内部各项体系的建设，企业逐渐意识到内部控制的重要性。在零售企业的发展过程中，销售业务起了极大的推动作用，其财务状况又是企业发展的基础。本文以零售企业的销售业务与内部控制为基础，分析零售企业在销售业务的控制中存在的问题，以及针对这些问题提出相应的解决对策，以此来为财务与销售业务对零售企业的发展所带来的影响作出分析并进行改进。

二、零售企业销售业务实施内部控制的必要性

零售企业的销售业务是以销售计划为起点，售后服务为终点，由于零售企业集中采购、分散销售，以及规模效益高等特点，零售企业通常市场竞争力较强，其客户群体呈现数量众多、规模一般较小等特点。企业的销售业务涉及多个层面和部门，主要过程是销售人员通过市场开发、产品营销等方式寻找客户，经过客户信用调查、询价定价、订立合同、履行合同义务后开出发票，收取货款，并对售后服务进行跟踪调查等活动。在这些销售活动中，各部门的职责以及权限划分尤其重要，必须加强对客户货款往来的控制，防止舞弊串谋，基于此，零售企业的销售业务内部控制必然成为企业的管理重点以及难点。内部控制是企业全方位人员参与并全过程控制的，实现企业特定目标的一种体系。科学有效的内部控制体系包括能够帮助企业识别以及防范内部风险的发生，提升企业内部管理水平和风险防范能力，为企业实现目标提供合理保证。在企业的销售业务中，内部控制起着至关重要的作用。

三、零售企业销售业务中内部控制存在的问题

1.客户信用体系不完善

客户信用是对客户履约能力的全面调查以及客观评估。客户信用对于企业的风险控制起着重要的作用，对于客户信用的调查以及评估是开展销售业务的前提及基础。目前市场经济环境下，大大小小的企业鱼龙混杂，一些信用低下的企业蓄意拖款甚至诈骗，这就要求企业在开展销售业务之前对客户进行全面调查。但是由于零售企业面对的客户数量众多，规模不一，对客户信用的调查及评估仅依靠业务员的主观判断，会出现对客户评估不全面的情况，而业务员为了完成销售业绩也会倾向于美化客户，无视风险，这样必然导致企业的损失。因此建立完善的客户信用体系是销售业务的重要环节。

2.销售策略及定价机制不合理

基于对客户信用调查的基础上，对不同的客户在不同时期实行不同的销售策略，是企业在销售过程中应当重视的。同时在营销人员进行销售的过程中，企业应该随着营销进程适当调节产品的价格。零售企业为了提高市场占有率、增加销售量，往往赋予销售人员一定的定价权，如果没有合理的定价机制，销售人员容易滥用定价权，直接导致企业的利益受损，并增加坏账的风险。同时，企业的事权审批制度不够完善，也导致销售人员滥用定价权的行为得不到及时的发现和纠正。在销售过程中，产品的价格往往会随着市场的变动而进行相应的调节，这种价格变动的信息如果未能及时传递给营销人员的话，就會造成价格更新不及时，可能出现客户的订单价格小于产品的定价，造成企业的亏损，不利于树立良好的企业形象，甚至会造成企业与客户之间产生纠纷。

3.合同管理流于形式

销售业务的发生涉及双方的权利义务，必须以书面的形式订立相应的合同，而合同的管理又是企业履行义务、按时收回货款的重要依据之一。在销售过程中，销售合同与订单是最重要的两个组成部分，它们分别是客户与企业所签订的买卖协议。在合同与订单的执行过程中所出现的问题，除了在上文中提到的由于价格更改不及时所造成的双方价格不相符，而对企业带来了一定的经济损失。另外还包括合同内容中存在欺诈，造成了一方利益的严重受损，合同未经过授权私自拟定，给销售业务带来了极大的不便，产生极大的风险。合同章的管理不严格进一步加剧了这些问题的严重程度。这些问题的产生在一定程度上是由于对销售过程与合同的签订、订单的下达过程中的管理不到位，监督机制以及审核机制没有发挥其应有的作用导致的，从而造成了整个企业的利益受损，并对企业形象带来了一定的打击。

4.应收账款管理不完善

在整个销售业务中，资金的回笼是至关重要的环节。销售业务中的应收账款管理尤其重要，但是目前零售企业中的应收账款管理不到位，制度不完善的情况日益突出。主要表现在：应收账款的管理没有形成系统，销售人员不知道哪一些款项到期了，哪些已滞期，哪些需要重点跟踪，哪些已成为问题账款，这就造成了信息的不对称，不利于企业应收账款管理。财务部门对销售业务的记录以及信息不够全面也会造成应收账款管理无法有序开展。同时，企业的对账体系不够完善，每年进行一到两次的应收账款询证，并不能全面覆盖企业的应收账款客户，并且周期时间较长，这段期间客户的信用、经济、经营状况等有可能发生了较大的变化。最后，企业对应收账款坏账的确定没有严格的审批及管理，有些未达到确认坏账条件的应收账款也作为坏账潦草处理，对企业的资金回收以及利润产生不好的影响。

四、零售企业销售业务中内部控制的优化对策

1.建立健全客户信用机制

企业应当建立全面评估客户信用的评估体系以及评估方法，建立客户信息档案，对于核心客户的经营以及资信变动情况尤其需要加以关注，如有突发事件，应立即采取有效措施，防范信用风险。首先，建立起定期访客和客户评估制度、黑名单制度以及客户满意度调查等制度，系统建立从开发客户到售后服务的全过程管理;其次，加强对市场相关情况的调查和分析，确定合理的定价机制和信用方式，平衡好货款回笼和市场份额，并根据市场变化和客户信用情况及时调整策略，同时灵活运用多种营销方式，扩大品牌影响力，促进销售目标实现，不断提高市场占有率;再次，企业应当完善售后服务制度，加强客户服务的质量和效率，定期收集客户投诉意见，运用大数据技术对客户普遍反映的问题进行着重改善，持续提升客户满意度和忠诚度，不断改进产品质量和服务水平。

2.建立完善的销售价格管理机制

企业应当建立并完善销售价格管理机制，对销售人员的定价权有明确的制度以及依据，建立完善的价格审批制度，保证价格审批的职权符合公司的规定并能够进行快速审批，以免因审批不及时造成订单的流失。同时，需要建立起价格变更的通知系统，使所有销售人员能够在价格变动的第一时间收到通知，避免延迟以及通知不到位的情况，造成公司的损失。

3.加强合同管理制度

签订合同前，销售人员以及相关审批人应当充分了解合同对方的经营资质、信用状况等有关内容，确定对方当事人具备履行合同义务的能力，这与上述客户信用机制的建立具有相同的目的。确定客户的主体交易资格以及信用状况后，还应加强合同审批流程，制定規范的合同模板，在销售业务过程中尽量使用制式合同，未使用过的非制式合同应实行合同评审。在合同管理的过程中，需要注意的是，合同管理系统与资金收付应与会计系统有机整合，既能完善合同的管理和评审，同时也有利于资金回笼的监控，与会计系统整合之后，便于合同管理和资金监控，实现业务与财务无缝衔接。同时还需加强合同纠纷管理，明确纠纷产生的处理办法。企业应在合同中明确纠纷产生后的处理办法，以免纠纷发生时处于被动的地步，在通常情况下，企业应当使用制式合同模板确定双方的权利义务，避免非制式合同条款的内容不全面造成纠纷的发生。

4.完善应收账款管理

企业应当完善应收账款管理制度，按照职务不相容相分离原则进行管控。但是实际操作中，出于成本效益的考虑，有些岗位不能实行职务分离控制的，需要实施替代的控制措施。首先，销售部门负责应收账款的催收，财会部门负责办理资金结算、监督款项回收并定期发布应收账款的到期情况，以便对问题货款或者滞期货款进行重点催收和管理;其次，企业应当加强对销售全过程的会计系统控制，并详细记录，确保会计记录与业务记录、物流仓储记录核对一致;再次，建立全方位的对账体系。企业应当指定专人通过函证、上门拜访等方式，定期与客户核对应收账款等往来款项，同时建立实时对账、月度对账、半年度对账以及年度对账的全方位对账管理体系，加强与客户的对账，预防销售人员私收货款、滥定价格等行为;最后，企业应当加强应收账款坏账的管理，对坏账的确认条件、核算方法以及责任划分应有明确的规定，并严格控制坏账的产生，避免公司形成大额坏账。

五、结语

零售企业的销售业务非常重要，对其进行完善的内部控制有利于防范风险，促进企业价值提升，以最终实现目标。因此，针对目前零售企业内部控制中存在的问题，应进行深入的分析，并找出相应的解决对策，从客户信用体系、定价机制、合同管理以及应收账款管理等方面进行持续完善。同时，还需要考虑企业自身的内部环境、组织架构以及不同群体客户的特性，结合企业的管理水平、发展战略、会计信息系统以及其他业务的流程等方面，设计并建立有效的内部控制体系，并关注体系运行的有效性。长远来看，一套科学有效的内部控制体系必能提高企业的风险防范能力，使企业创造出更大的经济价值。

参考文献：

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作者简介：

严月娥，供职于广东宏川新材料股份有限公司。