大数据时代社保档案管理初探

林转新

摘 要：在信息社会发展过程中，网络信息技术普及率不断提升。在此种背景下，社保档案管理必须全面进行信息化建设，不断提升档案管理流程的规范性，落实各部门职责，建立全心全意为人民服务的目标。此次研究主要是基于大数据时代，探讨分析社保档案管理问题，希望能够对相关人员起到参考性价值。

关键词：大数据时代;社保档案;管理质量

在市场经济体制发展下，劳动力水平不断提升，人员分配不平衡问题不断加剧。社会保障档案的信息化管理，既可以有效提高社保档案的利用效率，又可以为参保人带来便利，让参保人少跑腿，轻松办业务。在大数据时代背景下，网络技术的发展为档案管理工作带来契机，促进实现网络化管理。基于此，能够为劳务双方提供便捷通道，方便快捷办理社保业务。档案信息化管理，能够实现劳务双方的共赢局面，有助于提高社保服务质量，进一步提升社会保障水平。

1 社保档案特点

社保档案主要是在社保机构办理社会保险业务，所形成的材料信息。通过声像、图表、电子文档等载体记录。因此，社保档案的特点主要表现在以下方面：

1）内容繁杂、数量多。导致该项特点的原因主要是由于我国人口基数大，参加社保的人员数量比较多。再加上人们对社保重视度不断增加，参加社保的人员数量日益增加;其次，社保种类繁多。社保主要包括医疗保险、养老保险、生育保险、工伤保险与失业保险，各个险种的业务类型也十分繁多。办理社保都有相应的申请材料、佐证材料与缴费凭证等。同时，我国劳动人口流动性大，工作地点变化频繁，转变工作地要办理相应的社保业务，因此不断增加档案数量。

2）动态性、社会性特点。社保能够为人们提供社会保障服务，所以社保档案管理具备社会属性。其次，部分社保业务会因参保人提出新的申请，导致档案资料的变更，如工伤认定档案，因此，需要适时调整档案资料，从而保证档案的准确性，为参保人提供优质服务。

2 社保档案管理存在的问题分析

1）管理工作水平不一。当前，我国各个地区社保档案管理工作水平不一致，部分地区社保办理机构非常重视社保档案工作，服务人员和管理人员配备充足，且经费充盈，能够全面提升社保档案管理水平。部分地区由于客观因素影响，人力、物力和财力均不到位，极易导致地区社保档案管理工作滞后。如：尽管部分人员已经参加社保，但是社保档案没有及时更新，无法提供凭证。

2）社保档案信息化建设不足。现阶段，基层社保部门档案管理多集中于纸质版档案管理，且检索方式仍以手工为主。在办理各项业务时，例如查阅和复制档案资料，会明显延长查阅时间，频繁进行复印，极易加剧档案原件磨损。手工检索方式降低档案管理效率与利用率，无法满足社保工作需求。在管理工作中，所应用的技术水平低下，对部门之间的信息传达造成极大影响，无法实现信息共享。同时还会增加业务办理繁琐性。

3）社保档案管理人员素质水平低下。在部分社保机构工作中，社保档案管理工作没有受到相应重视，并且多数档案管理人员的素质水平低下，在实际工作中缺乏专业的知识与技术能力。部分地区社保部门没有将档案管理工作纳入日常事务管理中，所派遣管理档案的人员年龄结构偏大，文化水平低下，对社保档案管理工作效率造成极大影响。

4）缺乏完善的档案管理制度。由于部分社保部门在管理档案工作中，缺乏详细的规章制度。同时，当前所实行的制度无法满足现代化管理要求，因此在开展档案管理工作时，各项制度规范仅能够起到参考价值。其次，社保部门还没正确认识到档案管理工作的重要性，所制定的档案管理制度中，没有详细标注档案管理主体，规格与形式等。此外，在制定档案管理制度时，没有开展档案实例分析，存在较多干扰因素，所以无法提升档案管理工作的实效性，降低档案存储质量。

3 大数据时代社保档案管理

1）提升对社保档案管理的重要性认识。第一，强化档案意识。为了全面做好社保档案管理工作，必须确保部门管理人员具备档案意识，不断提升对社保档案管理的重要性认识。第二，正确认识到信息化建设对社保档案管理的重要性，并且档案管理人员应当具备专业的信息知识和技术能力。第三，将档案管理纳入重点工作中，听取群众的意见，对现有社保档案管理工作进行完善。

2）建立社保档案管理制度。通过建设制度，能够对社保档案管理工作进行规范。所以，社保部门要重新梳理和更新现有制度，同时建立数字化档案管理制度规范，并不断更新档案制度，确保档案管理人员在开展工作时有章可循。此外，还应当建立激励机制、考核机制，有助于提升员工的创造性和积极性，落实岗位职责，从根本上提升工作效率。

3）注重檔案管理人员的培训与教育。社保档案管理人员必须定期参加思想教育、职业技能培训，全面提升政治敏感度。在大数据时代背景下，数据处理技术、计算机网络技术能够全面发挥出档案价值。对于社保档案管理人员来说，必须深刻认识和掌握数据处理技术、计算机网络技术。同时，社保部门应当定期组织人员开展技能培训，不断提升社保档案管理人员的技术水平，确保管理工作的有效开展。

4）社保档案的信息化建设。第一，注重社保档案的电子化转换，通过外部机构将纸质版档案转化为电子版档案，实现数字化社保档案。同时需要重新分配和编码电子档案，为每个档案配置二维码，将档案中的关键信息融入到二维码中，实现档案的全程化编码管理，便于检索和应用，还能够确保档案检索结果的准确性。第二，实现纸质版档案和电子档案，管理服务一体化，通过互联网技术和大数据技术，建立智能化社保档案信息平台，同时建立档案资源数据库。此外，不同地区的档案数据能够实现共享，全面展现出社保档案的作用和价值。第三，尽量实行无纸化档案存储，应用计算机和扫描仪及时更新档案内容，做好图片资料，音频资料和视频资料存储工作，解决档案库房空间不足问题。

5）加大基础设施的资金投入力度。为了实现社保档案信息化管理，首先应当保证纸质版材料的完整性，并且大力建设配套的基础设施。在社保档案管理工作中，必须对档案管理的投入进行调整，设置专项经费，不断完善和优化档案室建设。在提升档案信息化管理力度的同时，应当全面认识到档案实体管理的重要性。同时，在实行档案信息化管理时，必须保证纸质版信息录入的严谨性和规范性，及时进行软件设备与硬件设备的更新升级，不断提升信息化管理水平。在社保档案管理工作中，需要应用到网络设备、存储硬盘与服务器等硬件设备，同时需要应用到检索系统、信息输入系统等软件设备。为确保不同系统设备的安全稳定运行，还应当关注网络系统安全问题。

6）注重档案信息安全性。在社保档案信息化管理过程中，管理人员应当具备安全意识，全面提升档案信息的安全性。在实际管理工作中，应当认识到信息安全管理的重要性，通过各项措施消除安全隐患。通过分析社保档案管理特点，提出有效的预防控制措施。管理人员可以采用信息审查、网络安全维护等方式，加大档案信息安全力度。合理应用信息化技术，提升档案管理工作的技术水平。同时，为了确保社保档案管理的安全性，还应当加强管理人员的预控能力，通过各项技术措施开展安全化管理。

4 结束语

综上所述，社保档案管理工作会对广大群众的社会保障产生重要影响作用，并且直接关联到社会保障水平。在大数据时代背景下，互联网技术影响了各行业领域。所以，社保档案管理也必须满足大数据时代发展特点，注重信息化建设、建立和完善社保档案管理制度，注重档案信息安全性，这样才能够从根本上提升社保档案管理的实效性。

参考文献

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