事业单位会计档案管理工作探究

徐娟

摘 要：对于任何一个单位的档案，会计档案都是其重要组成部分，它是记录和反映该单位各项业务的重要资料和证据。会计档案管理工作水平的高低，直接反映一个单位的规范管理和有效运行程度。

关键词：会计;档案管理;工作;研究

1 事业单位会计档案的组成和特點

1）《会计法》规定，“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”会计档案就是指的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等类似的会计核算专业材料，其主要服务于经济活动中产生的记录、管理领域的具体工作，能够很好的对一个单位或一个部门经济活动的效果记录进行总结反馈。

2）不同于文书档案、人事档案等，事业单位会计档案有它自身的特点。首先，会计档案类别相对稳定。因为所有单位的会计核算方法、工作程序和所形成的会计核算材料是一致的，因此会计档案内容成分相对稳定。其次，会计档案形式多样化，有订本式账簿、活页式账簿，文字财务报告、表格财务报告，会计凭证也是大小不同。

2 事业单位会计档案管理工作的重要意义

1）事业单位会计档案管理工作在单位经济活动中具有重要作用。它能够反映本单位整体的财务状况，能够真实记录本单位与上级、同级单位的经济、业务往来和收支状况，如实保留历任领导任中审计、离任审计、各种专项审计的基础材料，历年的会计档案也能够很好地反映本单位的发展历史沿革，为政府决策提供参考依据。

2）健全完善事业单位会计档案管理工作是经济社会发展的必然要求。会计档案是单位财务、经济业务的主要体现载体，可以记录下来单位每笔预算及其执行。《会计法》对妥善保管会计档案有明确规定要求，因此，提高会计档案管理工作是增强工作法治化的一项具体要求，妥善、完整保管的事业单位会计档案也是各项审计工作的基本需要。严格事业单位各项开支，是从上到下都必须重视的工作，也是会计档案的一项主要内容。

3 事业单位会计档案管理存在的问题

1）对会计档案管理工作的重视程度不够。目前，我国绝大多数事业单位对会计档案管理工作的重要性认识不到位，思想上对会计档案管理工作不够重视，导致会计档案管理工作落后于时代发展的速度，使得许多与会计预决算有关的信息丢失，严重影响到了事业单位会计工作的有效开展。同时，会计档案管理人员不够专业不具备专业的档案管理知识，也没有接受过档案管理岗前培训，对会计档案管理相关要求不了解，不具备建档能力和水平，导致会计档案形成不及时、移交制度不健全、档案移交不及时等现象，有的工作人员抱着完成任务的心态去工作，不注重会计档案信息的审查与核实，造成会计档案信息失真，无法真实反映会计活动。

2）会计档案管理工作缺乏规范有效的制度和程序。会计档案的形成、保管、移交、核销等整个流程，没有建立行之有效的管理制度，达不到规范化、制度化管理。设有档案室的单位，没有明确会计档案的移交时间和要求，出现了会计档案在财务部门保管，甚至财务人员并未按照《会计法》中关于会计档案妥善保管的有关规定，进行立卷，更没有移交档案室。

3）事业单位会计档案资料整理、核销不及时。不同类别会计档案的保管期限也是不同的，达到相应规定年限后，档案管理人员应该严格按照《会计档案管理办法》等有关规定，及时进行鉴定、审查和报批、销毁。而现实工作中，单位领导和具体档案管理人员，往往会因为岗位责任或核销程序等制度不明，采取审慎态度，不敢随意对单位会计档案资料进行销毁工作。只保存不销毁，致使单位会计档案越来越多，必将影响单位长远发展。

4 提高事业单位会计档案管理水平的举措

1）强化会计档案管理意识，规范会计档案形成和管理。提高各单位对该项工作的重视程度，并要求根据各单位的实际情况，明确会计档案管理责任制，把会计档案的立卷、管理、移交等内容体现在财务人员的岗位职责中，对于不按规定时间进行立卷、归档而造成重大失误的财务人员予以调离岗位。

2）理顺会计档案管理流程，规范会计档案形成程序。会计档案管理工作流程是复杂的，只有通过不断的完善管理制度，才能进一步提升事业单位的会计档案管理质量和效率。严格按照要求规范会计档案形成，所有要移交的会计档案达到移交标准，方能移交本单位档案管理部门。要建立完善会计档案定期移交制度。会计档案应定期移交单位档案机构统一管理，按照会计档案整理的有关规定，会计档案的拥有者是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，编制会计档案卷内目录和归档目录，移交本单位档案机构统一保管。已建立档案室的单位，财会部门应按档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交档案室保管。未建档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责，出纳不得兼任保管会计档案。要建立完善会计档案核销制度。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。各事业单位报本单位领导批准后，报上级主管部门同意后，监督销毁。

3）加大会计档案管理岗位业务培训，提高财务人员的会计档案鉴定和管理能力，确保会计档案的卷宗质量。要引导财务管理人员不断加强学习，熟练掌握业务知识，单位或档案管理部门可通过经常性地组织财务管理人员进行会计档案管理技能的培训等方式，创造有利于提升财务管理人员会计档案管理工作能力的条件，不断提升档案管理人员的能力水平，从而确保会计档案的完整性和有效性。会计档案管理人员要严格按照《档案法》关于“对于应该立卷归档的相关的材料，应当定时的交给事业单位的档案管理人员和机构来进行集中地管理”有关规定，把相关财务资料，及时整理、归档，做好归档目录和移交清单，及时移交，并保存好移交清单。要严格执行会计档案借阅管理制度，会计档案属于本单位的秘密，非因工作需要、非经单位主要领导批准，任何人不得借阅。确实工作需要、经单位主要领导批准，只可在档案室内查阅。

4）加快会计档案电子化进程。近年来，随着互联网技术领域的不断提升，事业单位会计档案的电算化技术核算模版技术已经十分稳定，事业单位应当重视会计档案管理信息化建设。新修订的《会计档案管理办法》，增加了会计档案以电子档案归档保存的要求。会计档案的电算化技术相比于传统纸质会计档案资料更易于存储，同时，电子档案更便于查阅，能更大程度地保护档案，减少人为损耗。因此，应结合会计档案工作内容及特点，加大经费投入，构建与自身单位情况相适应的会计档案管理信息系统，全面实现会计档案信息化管理。在推进会计档案信息化管理的过程中，也要注重会计档案信息安全管理，应用信息安全技术，提高会计档案信息系统的安全性。

5 结束语

综上所述，加强会计档案管理，应实行一把手负责制，建立行之有效的规章制度;要选用品质可靠、综合素质高的人员，担任会计档案管理员，实行岗位责任制和责任追究机制。切实规范和提高单位会计档案管理工作水平，加快会计档案电子化进程，进而为单位的发展提供更加有力的支撑和保障。

参考文献

[1]高烜.事业单位会计档案管理问题和对策[J].卷宗，2019，（10）.

[2]徐桂兰.新形势下行政事业单位会计档案管理探讨[J].行政事业资产和财务 ，2018（6）.

[3]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林经济管理干部学院院报，2019（5）.