现代办公技术对档案管理的影响及对策研究

张健

摘 要：随着经济的发展与技术的进步，逐步的出现了各种现代化的办公技术，为档案管理工作的实施带来了巨大的影响和变化，档案管理的对象也不在只是纸质文件，还有着大量的电子文件，现代化的档案管理应用了信息技术、网络以及计算机等先进的技术、设施，大大的提高了档案管理的效率与质量。这些现代办公技术的应用给档案管理工作带来的影响巨大，作为档案管理人员应该准确的分析和把握这种影响带来的变化，及时的作出调整，找出正确应用的对策，才能够充分的发挥现代办公技术带来的便利，更好的完成档案管理工作。

关键词：现代办公技术;档案管理;影响及对策

当今的社会正处于快速发展的时期，各种事物也都在快速的进行着变革，在这种形势下，档案管理也需要跟上时代的变化，作出积极的调整，合理的应用现代办公技术，做好现代档案管理工作。所谓的现代办公技术也就是利用计算机、网络以及信息技术等进行办公，可以提高档案管理的效率。

1 利用现代办公技术进行档案管理的几点特征

1.1 多为电子文件，容易修改且有隐蔽性

档案管理在采用现代办公技术以后，电子化文件的数量占了很大的比例，虽然管理起来更加的方便，不过，电子文件也有着容易被修改或者伪造的弊端，这也是做为档案管理人员必须要重视的一点。并且，电子文件被修改以后也很难被发现，这会大大的影响到档案信息的安全性和准确性。

1.2 技术快速更新的速度越来越快

现代办公技术是建立在网络以及计算机软、硬件基础之上的，而这些技术的更新速度非常快，这就要求档案管理中使用的电子文件也要跟着这种快速的变化而改变。不管是硬件设施，还是软件系统都在快速的变化着，档案管理也就需要不断的去适应这种变化，可是，在这种变化的过程中，因为软、硬件的更新就可能出现档案信息丢失或者受损的情况，也会影响到档案资料的安全性、完整性。

1.3 电子化的文件界定更加困难

文件在电子化以后很难对其进行界定，判断其是否为文件原件。要知道，传统的纸质文件可以很明显的辨别出其是原件还是复印件，可以对于电子文件来说就变得非常的困难。电子文件可以很容易的进行复制或者拷贝，影响了文件的安全性。

2 现代办公技术对档案管理带来的影响

2.1 对管理理念和方式的改变

因为办公技术的变化，档案管理需要面对的资料不但是种类发生了变化，其载体也有了更多的形式，不在只是管理纸质的文件，电子文件的出现必然要求在管理的方式上也进行改变，要知道电子文件不管是在存放还是在传递上都和纸质文件有着很大的不同，整个过程都是在计算机系统上完成的，并且它的存放载体也有各种介质，如光盘、硬盘等，而传统的管理方法还需要建立档案袋，电子文件在形成以后就可以进行归档和使用，大大的提高了档案管理和利用的效率，工作人员的负担也得到了分担，电子档案的出现，可以让人们在异地就完成对于档案的调阅，不在受到时间和空间的限制，还可以提供自动检索功能，这些都是和传统的档案管理方式有着巨大的差异。所以说，现代办公技术的应用，推动了档案管理方式以及理念的改变。

2.2 对档案管理模式的改变

一直以来，人们都将档案管理看做是一项政治性的工作，采用的也都是政府管理的模式，而忽视了档案管理的服务性、社会性，认识的非常片面。而现代办公技术的应用，档案的作用被更加充分的发掘出来，应用的空间更大，也让人们更多的认识到了档案管理的服务性与社会性。推动着档案管理从政府模式向社会模式的转变。现代办公技术的应用为档案管理社会作用的发挥提供了便利条件，我们如今的任务就是充分的利用当前先进的技术、设施，对档案信息进行更加科学的利用，建立服务性的档案管理模式，充分的利用档案资源，促进国家经济的发展。

2.3 对档案管理人员要求的改变

管理人员是档案管理工作的主要实施者，因为以前对于档案管理缺乏认识，不重视档案管理工作，所以对于档案管理人员的要求也不高，往往都是通过招聘或者直接由其他岗位的人员兼任的，这些人大多缺少专业知识和素养，对于档案管理工作并不熟悉。可是，如今随着现代办公技术的应用，对于管理人员的素质也提出了更高的要求。需要这些人员具备足够的专业素养，熟悉档案管理工作，还需要他们掌握现代化的办公技术，能够熟练的运用现代化的管理系统，这样才能够满足档案管理工作的需要。所以，需要管理人员去学习现代化的办公技术、管理知识，进行自我提升和培养，管理单位也要注意对管理人员进行培训和教育，要通过各种措施来提高他们的专业素养。

3 利用现代办公技术进行档案管理的对策

如今，各种技术正在快速的发展和更新着，社会形势也发生了巨大的变化，在利用现代办公技术进行档案管理的过程中也有着很多需要我们注意和去适应的地方，下面我们就提出了几点具体的对策。

3.1 对电子文件和纸质文件进行区别管理

由于电子文件和纸质文件之间存在的巨大的差异，在进行档案管理的时候也要进行差别对待，如今，纸质文件和电子文件还是并存的，所以要对这两种类型的文件进行区别管理。纸质文件可以采用传统的办法进行管理，而对于电子文件则要采用新的方式进行管理，由于电子文件的操作都需要通过计算机以及网络来实现，通过专业的管理系统和软件就可以完成对于电子文件的管理。

3.2 加强对于电子文件的安全防护

电子文件由于其自身的特点，容易被修改，在安全防护方面有着更高的要求，这也是和传统的纸质文件管理繁荣不同之处。所以，一定要采取有效的措施对电子文件进行安全防护。首先是要保证电子文件的载体、存储环境的安全性，不要因为存放不当导致存储载体的损坏，造成电子文件的丢失。还要对管理活动进行严格的控制，对于一些不当或者违规操作进行限制，避免电子文件被肆意篡改。还要加强对于网络的防护，防止受到来自网络的侵袭，导致档案信息的丢失。要及时的更换系统的软、硬件设施，做好系统资料的备份，更新防火墙以及杀毒软件。

3.3 提高档案管理人员的素质

现代化的办公技术还是需要有人员来使用和操作，这些工作人员自身的素质水平，对于档案管理工作的实施有着直接的影响，要想充分的发挥现代办公技术的作用就需要提高档案管理人员的素质。档案管理人员不但要掌握专业的档案管理知识，具备现代化的档案管理理念，还需要能够熟练的应用现代办公的技术和设备，掌握计算机软件和硬件方面的相关知识。所以，在选择管理者的时候，一定要提高要求，对于现有的管理人员也要加强他们的知识培训和教育，鼓励员工进行自我提升，掌握先进的知识和技术，能够利用现代办公技术更好的完成档案管理工作。

4 总结

技术给当代的档案管理工作带来的影响是多方面的，推动了现代档案管理工作的开展，不过，在带来了很多便利的同时，也提出了更高的要求。相关的工作人员必须要深刻的认识到这种变化带来的影响，要从理念和技术上作出转变，充分的利用现代办公技术带来的优势，进一步的挖掘档案资源的作用，转变档案管理的模式，为社会经济的发展作出更大的貢献。

参考文献

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