电力企业档案数字化质量及保障分析

程丹

摘 要：电力企业中众多的档案资料都需要由档案部门进行专业性的管理，纸质档案的体积、重量都较大，还容易在使用过程中产生损坏、丢失等情况。如今随着数字化技术的不断发展，将档案进行数字化处理能够使档案得到更妥善的保管。本文将基于电力企业档案数字化的质量和安全保障两个方面，对提高档案数字化质量和安全保障提出建议。

关键词：电力企业;档案数字化;质量保障;安全保障

档案数字化就是利用数字化的信息技术，对电力企业的档案资料进行整理和保管。能够将档案资料进行数字存储，减少了管理空间、管理设施和管理人员，还能够方便使用人员的快速查询，也不会在使用过程中造成损坏或丢失，更适用于电力企业的档案管理。

1 电力企业档案数字化的质量保障

1.1 电力企业档案数字化管理人员的质量保障

电力企业档案数字化需要经由专业的技术人员和管理人员进行实施，为了确保数字化的质量保障，必须要提高技术人员和管理人员的档案管理以及数字化意识、技能等能力，通过档案数字化更好的完成档案管理工作。对于电力企业档案管理的人员管控，需要做好以下几点：

（1）做好数字化档案管理的意识和工作重视，积极强调并贯彻落实档案数字化的重要性、积极意义和工作要求，如在提交档案时，必须同时提交档案资料的电子版，实现电子档案的录入和交接功能;

（2）建立完善的档案数字化管理制度，管理人员根据不同的的职能进行明确的分工，落实管理责任，在档案数字化管理工作中，可以根据职能的不同，进行收集、录入、核查、修改等不同工作。档案数字化管理与传统的档案管理工作理念一致，必须要确保档案的准确性和完整性，对于不同的档案进行不同分类、分级等区分管理;

（3）重视对管理人员的工作技能培训，档案数字化具有一定的技术要求，所以在选择档案数字化管理人员时，可以针对数字化管理工作的技能要求，选择符合要求的管理人员，或对管理人员进行工作技能的培训，提高管理人员的管理能力。数字化技术随着科学技术的不断发展而发展，进行档案数字化工作时，也要适时地进行调整和改善，同时，管理人员的管理能力也要不断优化，从而提升档案数字化效能。

1.2 电力企业档案数字化管理工作的质量保障

电力企业档案数字化管理工作会受到多种因素的影响，使档案数字化的优势没有得到充分的发挥，不利于管理工作的开展。部分电力企业在档案数字化工作中，没有投入档案数字化所需求的硬件设备或软件系统，使档案数字化工作无法取得预期的效果等。所以，为了保障电力企业档案数字化管理工作的质量，需要采取相应的措施：

（1）不断优化档案数字化工作方案，明确档案数字化的工作方向，克服档案数字化过程中的阻力，使档案数字化工作方案更具可行性和指导性，尽量减少不同因素对数字化工作的影响;

（2）根据电力企业自身的档案管理情况，选择具有实用、可行的数字化技术，使数字化技术适应电力企业对档案信息化质量的要求，否则，既会增加工作难度和工作时间，也会导致经济成本的增加;

（3）建立档案数字化管理平台以及相关的管理制度，充分开发和利用档案数字化的管理优势，使电力企业档案的收集、管理、使用和保管等工作的质量得到提高;

（4）明确档案数字化工作流程，电力企业档案数字化流程通常包括档案资料的收集、整理、建立目录、扫描资料、处理图像、资料核查、资料挂接、资料备份、归档保管等几个环节，电力企业需根据自身的实际情况，建立明确的档案数字化工作流程，尽早实现档案数字化管理。

2 電力企业档案数字化的安全保障

2.1 健全规章制度，确立网络安全保密方案

档案数字化大大提高了档案资料的存储、管理、查阅、备份等工作的便利性，但由于档案数字化处于信息网络环境中，对信息网络的安全处理就关系着档案数字化的安全情况。首先需要电力企业制定严格的档案数字化管理和使用制度，设置管理和使用人员的操作权限等;其次需要做好计算机环境的技术性安全保护工作，加强数据库的安全性，避免档案的泄露、丢失、数据库损坏等安全问题。

2.2 提高档案管理人员工作能力，加强安防系统建设

档案数字化管理人员对档案数字化的安全性有直接的影响，如管理人员的业务知识储备不足，容易使档案数字化在管理过程中产生错误、丢失或数据损坏等情况，都将严重影响档案数字化的安全性。所以在对管理人员的选择任命和管理过程中，首先做好人员筛选和培训工作，使管理人员的工作能力能胜任管理工作的要求。定期进行安全意识和防护意识培训学习，加强管理人员在管理工作中的安全意识，更加全面地提高管理人员的管理能力;其次要建立管理工作的考核和监督机制，档案数字化可能会随着数字信息技术、设备或系统的升级而产生相应的变化，所以管理人员既要具有档案数字化管理工作的管理能力，还要具备一定的学习能力，不断适应提高和发展自身的工作能力和业务水平，并在管理工作中始终保持着对管理工作的责任心和积极性;除了提高档案数字化管理人员的工作能力之外，还应建立保障档案数字化安全性的安防系统，设立专门的档案数字化安防系统维护人员，保持安防系统不断升级，达到更高程度的安全性。

3 结语

电力企业档案数字化随着时代的发展而发展，要真正做好档案数字化工作，达到高质量和高保障的档案数字化工作要求，需要电力企业对人员和制度等方面进行适当的调整，本文通过对电力企业档案数字化的质量和安全保障两方面进行分析，对可行的应用措施进行论述，为电力企业档案数字化质量及保障提出相关建议。

参考文献

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[2]彭玲.电力工程档案数字化管理探讨[J].城建档案，2019，（5）：28-29.

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