财务共享模式下的企业费用报销研究

王雪松

摘要：自2010年以来，财务共享服务思想也被我国很多企业集团所接受，并取得了较好的效果，财务共享服务中心的建设呈现高速增长的态势，2015年下半年的建立数量占到五年的28%。在信息化发展的新形势下，企业集团如何顺应发展趋势构建财务共享中心，如何借力信息技术打破系统壁垒，完善企业财务流程，达到企业内部资源和数据信息共享的目的，创新和完善企业成本管理模式，降低运营成本，显得日益重要，而费用报销作为集团企业财务共享中心的核心应用之一，其管控水平直接影响企业的财务管理水平与效率。

关键词：财务共享;企业费用;报销

1.财务共享模式下费用报销的特点

1.1改变会计信息基于纸质发票获取信息的不足

过去人工处理大量纸质票据信息，容易造成票据的遗漏。基于个人财务知识和经验的判断，对费用报销信息的获取存在一定局限性，信息质量无法保证，工作量大带来会计信息滞后。财务共享模式下，扫描环节通过影像系统，高效地提取费用报销的全部信息，保证了会计信息的完整性;电子数据及时传递到审核岗，流程的加快保证了会计信息的及时性。数据资料完整的保存在会计信息系统中，方便查询和提取。

1.2降低企业运营成本

费用报销耗时费力，简单却繁琐的工作占用大量财务人员，财务共享模式下释放费用报销工作，通过信息系统的设定，省去了财务人员录入凭证的手工操作，系统根据设定好的规则自动生成凭证，财务人员做好分类汇总工作即可。流水式会计作业工程代表工作效率的提高，所需人员的减少，从而减少财务人员数量，降低人工成本;同时财务集中到财务共享中心平台下，方便财务的监督和管理工作，节省审计开支。

1.3电子数据形成便捷高效的审计线索

财务共享模式下费用报销系统从员工申请、部门领导批准再到财务部获取电子信息完成支付，费用报销流程所包含的数据信息完全电子化，并通过电子条形码作为唯一标识在系统和纸质档案室查询。会计信息系统记录了报销业务的全流程，留有单独的审计线索，方便对每笔费用支出的合理性进行审查。

2.财务共享模式下费用报销管控框架

伴随信息化、云会计技术和互联网的发展，财务共享中心模式作为一种新的财务管理模式，受到实务届的广泛关注和讨论，越来越多的企业致力于向管理会计职能转变，减少会计业务处理中同质性高的重復性繁琐工作，提高工作效率，解放财务人员去进行企业费用报销管理工作，提高管控水平。费用报销不是独立的模块，其具有动态性，在企业生产经营管理环节都有它的身影。

2.1数据层

数据层将来自费用报销业务中的数据，如费用报销系统、影像管理系统、资金管理系统和预算管理系统等产生的财务信息，通过DBMS数据库管理系统建立企业数据库，File和NO SQL分别存储结构化和非结构化数据，HDFS为企业全体员工同时高频率的访问数据库中大量数据信息提供稳定支持。经过ETL数据仓库技术和其他大数据技术，将数据库中存储的大量数据信息，有效筛选、转化和加载为财务部门需要的关键财务信息，充分无遗漏的利用数据信息形成费用报销管控下的多个财务数据中心，完成费用报销的会计核算业务处理和资金、人力、预算的财务管理。

2.2基础设施层

基础设施层为财务共享模式下整个费用报销管控系统的稳定运行提供了支持。智能终端的高性能处理器满足企业应用层的不同主体用户的功能需要，带来更好的访问体验;服务器提供并保障计算服务，响应应用层员工端的请求;存储器记忆程序运行路径和数据信息;网络打通企业内、外部数据信息传递的通道，用户可随时随地访问系统;安全设备保障了企业的经营信息安全，保障企业关键财务信息不泄露。基础设施层在整个管控体系能起到了稳定维护的设备支撑作用，保障了运行。

2.3平台服务层

平台服务层基于计算机语言处理技术、搜索引擎技术和统计分析等功能，在庞大数据库中提取各个数据库中心的有效数据，进行分析、处理和整合，根据用户需求指令，面对不同用户层，如集团层面、分子公司层面和部门机构等，有针对性的提供费用报销管控服务应用，包括自动更新各机构主体每月滚动预算表、费用报销项目资金占比分析和每月变动情况表、各机构费用报销对比分析情况表和员工个人报销分析表等。财务人员根据系统自动生成的各种分析表，充分利用数据信息，并结合公司、部门实际情况，综合考量完善公司的费用报销制度和流程，制定符合业务发展的费用报销管控决策。

2.4费用报销管控框架的总体运行

第一步，信息的获取。基础设施层为整个费用报销管控框架的平稳运行提供了服务保障，并通过基础设备和网络，为内部部门之间的信息传递和外部机构诸如银行、商旅第三方等信息的获取提供了通道，获取企业在进行费用报销业务活动中产生的大量数据。第二步，信息的存储和转换。数据层利用DBMS和File，No SQL等数据库技术，存储基础设施层中海量财务和非财务的原始数据，经过业务层费用报销管理系统、会计核算系统和预算、资金管理系统的处理，由ETL数据仓库等技术进行数据的筛选和整理，提取财务部门所需的财务信息，建成费用报销管控下的各个数据库中心。第三步，平台服务层根据整合后的财务信息，自动生成服务于费用报销管控的决策分析表，预算表、费用报销情况对比分析表和资金管理表等，为实现应用层的功能提供数据支持。第四步，用户层的集团公司、分子公司等可登陆系统，根据实际需要实现应用层的功能，查询费用预算决策，对费用报销支出情况有整体了解，包括项目费用、部门费用、人力资源费用和销售业务过程中的费用等。同时对报销流程中的报销标准和时效等有清楚的认知，公平评价员工报销中的信用等级。管理人员在借鉴应用层提供的分析方案后，综合考虑，最终结合实际情况完善费用报销管控政策。

参考文献：

[1]王荭.浅议共享服务在财务领域中的应用[J].山东水利，2019 （06）.

[2]王明亮.以“共享服务中心”推动财务管理升级[J].新理财，2019 （05）.