数字时代纸质档案与电子档案互动发展对策探析

魏琰

摘要：随着信息技术迅速发展，电子档案以其便捷性、共享性等优势越来越受到青睐，同时纸质档案依然有着它不可替代的作用。纸质档案、电子档案都是档案管理工作的重要方面。目前这两种档案正处于互动发展的状态。而为了维持这种状态，更好地推进我国档案工作的开展，应该加强对纸质档案与电子档案的管理力度，实现针对性、高效性、衔接性的管理，充分地将纸质档案与电子档案的各自优点发挥到最大的利用效果，从而达到档案存储的最优程度，为社会发挥其巨大的作用。

关键词：纸质档案;电子档案;互动发展;对策

在当今日新月异的数字时代，诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。纸质档案是以纸质为主的记录形式，存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，成为档案管理的主要形式。但也存在诸多不足，这就需结合纸质档案加以调节。可以说，在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中二者缺一不可，二者将长期并存，互动发展。

一、纸质档案与电子档案间的区别

纸质档案是以纸张为信息记录载体的档案;电子档案则是利用计算机技术形成，以代码形式存储于特定介质如磁带、磁盘、光盘等上的档案。二者在本质上是相同的，但仍存在一定的差异性，体现在存储方式、信息的可变性和可控性、保管方式等方面。

（一）存储方式

纸质档案的收集需借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，再转交给档案部门;电子档案则是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。相较于纸质档案，电子档案容量大、体积小、可大大节省库房存储空间。且随着现代科技的发展，电子介质存储的密度还将不断加大， 信息存储量将更为丰富，可更加节省保存空间。

（二）信息的可控与可变性

电子档案直接由计算机进行处理，可以高效实现信息的存储、传递、编辑、加工等程序，并能转化为可视、可听的信息，从而提 高信息开发利用程度，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便。电子档案的可操作性使利用者可以把信息变活，进而让它们为自己的各种需要服务。

（三）保管方式

纸质档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的框架中进行管理。电子文件则不受时空限制，实现在同一时间、不同地点分享同一信息。电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的一般是磁性材料，不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，还要装置除尘、防紫外线等设施。

二、纸质档案、电子档案互动发展是档案管理中的必然现象

一方面，档案利用方面数字化文件给利用者带来的方便十分明显，它使全文检索和异地查阅成为现实。在对原件进行数字化时，可根据需要制作出不同分辨率的副本，甚至获得比原件更好的质量。有专家指出，许多正日益腐朽的信息载体，唯有依托数字储存才能做到信息保存持久且不失真。另一方面，档案工作者必须具有对历史负责，尽大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录的职业操守。在证实电子文件的证据性、长久性前，不可轻易放弃传统的文件形式，这表现的正是一种职业精神。同时，将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的优势，以此构建一个新的信息系统，可更加高效、方便地满足利用者的信息要求。可见，在信息化时代，纸质档案与电子档案将长期并存，在发挥各自的优 势的基础是互动发展。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。

三、纸质档案与电子档案互动发展的对策建议

电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用者的一般性需求，但也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，长此以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，若一直以纸质档案的形式进行档案管理，会给相关人员造成一定的负担。可见，在档案管理中，要将两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的。

（一）对纸质档案和电子档案实施双套归档制度

学者冯惠玲教授曾在《电子文件与纸质文件管理的共存与互动》一文中指出，双套制是指文件归档后二者的共存，也称“双套归档”，主要通过对纸质档案的扫描等方式，即纸质文件的数字化过程，可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储与可利用状态。目前，有很多单位在文书管理工作中的文件形式以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，使这两个不同形式的文件共同处于存储与可利用状态。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但与此同时电子档案也存在一定的局限性，这就需建立双套归档的制度，以确保档案的使用既符合安全有序的规章制度，也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，不失为信息时代下电子档案与纸质档案管理的好办法。

（二）推动纸质档案和电子档案优势互补管理模式的实施

数字时代，纸质档案与电子档案互动发展，是需二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的发展，发挥更大的社会作用。但由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子档案的安全性难以得到确切的保证，这就需纸质档案作为重要的备份加以保存，从而使得纸质档案与电子档案互动发展的局面符合发展要求。值得一提的是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起辅助作用，这需要利用两种文件的特点，实现纸质档案与电子档案优势互补的管理。

（三）加强对档案管理人员的培养

目前，很多企事业单位还没有专职的档案员或者所配置的人员仍然是传统的档案员。在数字化时代，如果实行双套归档制，整理档案工作量将相当于翻了一番，这需要足够的新型档案管理人员。建议有关单位在条件允许的前提下，将文件形成部门和档案管理部门区分开，设立专职档案员，加强彼此间的沟通合作。文件形成部门定期向档案管理部门移交完成的文件，专职档案员及时做好归档工作，这不仅有利于降低档案管理员的工作量，也有利于档案利用率的提高。至于管理人员业务素质的培养可通过定期课程培训、讲座等方式，更新档案管理员的观念，树立新的管理模式。同时，积极鼓励档案管理人员加强计算机实操，档案软件系统的学习，不断完善自身的综合素质。

（四）及时更新档案管理设备

电子档案的使用对电子设备、档案软件的要求较高，需配备相应的设备。但这是一项大投入，不少单位表示不愿意接受这笔开销，当然也就难以起到良好效果。可见，更新观念，对陈旧的档案管理设备更新换代是对纸质档案和电子档案互动发展的保证。

总之，数字化时代下的纸质档案与电子档案要各自发挥自己的优势，在雙套归档制度下，取长补短，互动发展。

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