企业内控管理中ERP软件系统的应用策略分析

熊秋萍

[摘 要]在企业现代化经营管理和发展中，内部控制管理是最为重要的工作，是能够确保企业顺利运行以及发展的关键部分。而ERP软件系统是能够对企业内部业务流程进行有效控制和管理的重要软件，可以满足企业内控信息化以及现代化的发展要求，使企业管理者能够提高自身管理效率以及管控质量，为企业自身良好发展奠定基础保障。结合实践经验，只有提升企业内控管理水平，才能有效提高企业资源的管理效率，进而更好地提高企业内部资源的利用率，更能解决企业中存在的内部问题，进而降低与控制企业在经营中发生风险的概率。而将ERP软件系统运用在企业内控管理工作中，针对企业具体情况进行分析和探究，能够有效地利用该软件提高企业内控管理水平，为企业稳步发展提供信息化保障。因此，本文主要针对企业内部管理中ERP软件的应用进行分析，了解其优势和特点，并明确其在实际应用中的问题，最后制定完善的应用策略，发挥ERP系统优势和作用的同时，为企业内控管理工作的良好开展奠定坚实基础，促进企业未来稳定健康发展。

[关键词]企业内控管理;ERP软件系统;应用策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.027

[中图分类号]F275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）06-00-03

0     引 言

企业在实施ERP系统前，要做很多前期工作，比如管理层的认可和支持，对企业业务的深入调研。ERP系统不是简单的财务系统，如果只是停留在这个层面，ERP系统可能用不好，或者在企业中起到的作用是有限的;负责系统的人需要深入了解业务。业务纵向来看，要了解业务是否是闭环的，如一笔销售业务，哪里是起点，哪里是终点，是否能形成闭环。横向方面，要了解业务有几个部门交叉相互协助才能完成，如销售订单业务，有销售部门、商务部门、财务部门、仓储部门、售后服务部门等多横向部门配合才能很好地完成，在调研时必须对业务深入了解，再结合ERP系统的逻辑，选择适合自己企业的一套ERP系统。

1     ERP软件系统特点

针对企业中的ERP软件系统，主要运用计算机技术和信息技术等为企业提供完善的资源计划，进而为企业构建稳定的管理系统，保障企业实现现代化管理目标。可以说ERP系统可以借助计算机技术来向企业制定完善的管控策略，以智能管理方案确保管理工作有效开展，从而满足资源共享，同时也将其使用效果最大化展示出来。实际的企业内控管理中，ERP系统的应用不但可以让企业及时了解市场的动态变化，而且也能为企业提供科学的依据，使企业能够在竞争激烈的市场氛围下稳定发展。针对今后发展视角进行分析，ERP系统具有真实的信息和数据，不但有较强智能性和移动性等特点，而且其中也包含一定的社交功能，更能结合大数据和云计算技术等，建立多管理功能为核心的良性生态管理系统，借此为企业发展创造出更多有用的价值。

2     企业内控管理工作中ERP软件系统的功能与问题

首先，有一些企业的管理者未能认识到ERP软件系统在实际中的应用意义以及重要性，在实际中一般会运用传统的内控管理模式，使整体工作的效率和质量难以得到进一步提升;而且因未能正确掌握ERP软件系统的应用技术以及相关知识等，使该系统难以在实际工作中得到良好的落实，另外，因未聘请专业的掌握ERP系统搭建的专业型人才以及经过系统培训会操作的人员，使企业内部管理工作难以得到有效落实和开展。其次，在运用ERP系统开展内控管理工作中，一些企业因欠缺信息数据的安全管理意识，并未针对企业信息安全制定完善的管理策略，这样也会增加企业信息泄露以及丢失等危险性，不利于企业良好发展。最后，在一些企业内控管理工作中，如果在ERP系统应用中缺乏良好的监督工作，也难以确保企业内部管理工作有效开展，甚至会导致企业的审计部门以及财务管理部门欠缺独立性的特点，导致内控管理效果难以进一步提升。

3     企业内控管理中运用ERP软件系统的作用

在企业发展中，借助ERP软件系统，能够对成本标准开展分析和研究，之后针对实际情况来决定相应的采购事宜等。针对商品形成中能够结合其成本标准进行全面管理与控制等，由此及时反馈出在运行中的成本情况，如果出现初始成本支出比预期要大的现象，就必须做出及时改正，解决其中存在的问题。在该过程中，会借助ERP系统明确预算超支的原因，之后再以此为基础进行整改。另外，借助ERP系统也能提高企业内部财务管理的水平，从而把企业的经营成果更为清晰且直观地展示在大众面前，保障企业在完善的战略发展规划下稳定发展。

3.1   实现信息共享和高效利用的目标

目前，在信息化技术快速发展的环境下，信息资源已经成为很多企业发展中必须重视的内容。而对于信息共享以及实时交互等要求，一直是ERP系统中最大的优势以及特点，使用者能够借助该系统更好地掌握实时信息，并能够确保信息的准确性，真正为决策制定和高效落实提供保障。ERP系统能同时针对企业的各项生产业务、财务、经济数据等开展横、纵向对比，由此确保数据分析能够更为高效且完善。

3.2   进一步拓展内控体系

将ERP系统落实到实际工作中，能够针对财务管理信息化的平台，进一步提高企业财务管理水平，使其效果更加高效且智能，且该系统中的数据与信息也能满足共享以及传输等要求，使业务管理的控制工作能够有一定的利用价值。而实现财务管理和业务管理融合，能够确保企业资金的安全性，更能确保企业开展完善的管理工作，进而制定覆盖度广和重点鲜明的管理系统。

3.3   實现精细化管理的效果

ERP系统能够为企业建立一体化的管理体系，能够转变以往部门间互不干扰的模式，使各个部门的业务流程得到良好整合，进而确保各项工作能够科学有效开展。针对这一情况，所带来的好处是能够满足资金流、信息流整合的要求，让企业管理模式向扁平化、精细化与规范化方向不断发展，由此使信息能够在企业内部实现高效流通，针对市场变化快速地做出反应，使企业健康稳定发展。

3.4   为管理决策提供信息数据支撑

ERP系统应用能将各个业务环节的信息和数据进行沉淀，企业管理者可以从沉淀的信息数据中进行整理和分析，给企业管理决策提供准确有效的数据，为管理决策提供基本依据。

3.5   提高工作效率，实现高效办公，业财互通

在手工记账时代，企业的工作效率受到很大影响，企业管理也停留在比较基本的阶段，一个好的管理思路很难在企业中落地执行，或者执行过程中反应比较慢。财务只是事后记账，财务和业务相互脱离，业务很难第一时间得到有效的信息和数据，企业内控也容易处于真空状态。ERP系统在企业中应用后，业务和财务是实时串联的，各个业务流在系统中会被倒逼形成快速流转，工作效率自然而然就提高了。如果管理措施到位，业务和财务很容易实现互通。

4     在企业内控管理中运用ERP软件系统的策略

4.1   明确内部控制的重要性和功能，形成科学的内控意识

当企业管理中，应特别注重内控管理工作的开展，如果存在片面追求眼前利益以及经济效益的现象，会导致财务管理和风险控制等工作重要性受到忽视，不能正确地树立科学内控管理的意识，使企业难以落实内控管理工作，甚至会使该工作和企业的生产经营目标出现相脱离的问题。针对该现象，企业内部的管理者和领导层必须建立完善的内控管理制度，并明确该工作的重要性，真正将内控管理的目标和企业规划发展目标进行融合，真正将内控管理落实到企业经营活动以及生产发展中，为企业稳定发展提供坚实保障。另外，企业要重视的一点就是注重将ERP软件系统运用在内控管理工作中，通过聘用一些专业技术型人才来开展相应工作，并加强企业内部ERP软件系统操作者的专业能力，真正将其优势发挥出来，为发挥ERP系统优势提供保障，真正让企业的内部管理在ERP系统的协助下更为高效地开展，更好地满足企业实现可持续发展的要求。

4.2   有效运用ERP系统，确保数据信息安全性

应用ERP系统的企业，基本不会再有手工记账的习惯，信息和数据来源都依靠系统。ERP系统的安全势必就成为企业的重中之重，企业应在做好安全防护工作。比如，服务器端安全：根据企业的要求选择实体服务器或者云服务器，无论选择哪种服务器，都要考虑品质和服务能持续跟得上的品牌和服务商，不能简单地以价格作为选择服务器的衡量标准;服务器端必须有必要的安全防护：如防火墙，杀毒软件等。第一，用户终端的安全。现在企业基本都是多用户并发式登录，有些企业规模大的，全国都有操作用户需要登录ERP系统，需要考虑用户终端的登录方式的选择和安全防护，同时还要考虑用户终端登录的速度。第二，ERP数据备份管理。因数据备份是当前ERP软件系统中对数据进行控制的有效形式，为此要优化和完善数据库中的备份功能，做好备份安排，有条件的企业要实现双机或者异地备份方式，以确保ERP数据的安全性。

4.3   确保ERP系统的运行效率和通畅性

ERP系统虽然给企业带来了工作效率的提高，同时也受网络环境影响，企业需搭建相应的硬件和网络环境确保ERP系统运行的效率，尤其是有多用户多办公室地址甚至异地办公情况的企业，需从网络服务商的选择和带宽的选择做好优化，满足所有用户的运行通畅。企业还要制定应急措施，一旦出现网络问题或者被攻击等问题，要立即启动应急管理措施，如启用异地备份进行系统恢复，以确保业务不中断。

4.4   严格控制权限，做好流程控制，增强部门间协调性和约束性

ERP系统运用在企业的内控管理工作中，必须做好权限和流程划分，以确保数据的准确性，降低失误，实现相互牵制和环环相扣的作用。实现一个完整的业务，需要多个用户在不同的业务模块完成，形成一条完整的信息流。企业在开展实际的内控管理工作中，要针对岗位的职能以及具体要求，通过规范ERP系统中各个模块的操作权限，设定相应用户的权限等，使其操作能够在合理权限下有效开展工作。针对过期用户或离职用户等，要及时做好权限清理，结合各个职能部门和岗位，各个模块操作必须做好检查工作，如果发生权限分配不科学的问题，就必须及时更正问题，确保整体的科学性。企业也要有效地增强操作人员的业务能力以及责任意识，尤其是那些涉及数据安全管理的工作者，必须进行定期培训和学习，完善业务审批职能，结合ERP系统和相关技术，科学协调各职能部门，由此能够更好地划分各项责任以及管理权限等，由此不断提升部门间约束的效果，并将数据共享和信息同步等作用展示出来，让多个部门在协调工作中更好地开展和落实。另外，企业也要根据实践工作经验，对以往的风险问题进行分析和研究，进而结合ERP系统制定完善的应对风险问题的管理措施，确保企业内控管理工作能够顺利开展，降低风险问题带来的影响。

4.5   充分利用ERP数据，充分挖掘数据中的有用信息

ERP系统联网操作，具有实时性、流程性、环环相扣等特点，最终形成的数据也同样具有真实性、实时性等特点。做到当日的相关信息能通过数据实时反馈出来，短期内企业管理者就能通过数据变化及时发现企业运营中做得好的方面和存在的不足，尤其是在当今互聯网时代，市场瞬息万变，企业管理者就能及时做出反应，而不需要等到月底或者次月或者更长时间才能获得信息，以至于已经错过了最佳调整期。

5     结 语

ERP系统要根据企业业务进行相应调整。企业业务不是一成不变的，ERP系统也是随时更新的，要根据企业业务变化，结合ERP系统的逻辑结构，进行一些必要调整，让ERP系统能更好地为企业服务。在实际的企业内控管理中，应科学有效地运用ERP软件系统，其不仅能够提升企业内控管理水平，也能确保企业实现长期稳定的发展目标。因此，企业在开展内控管理前，应明确ERP软件系统的重要性和意义，并对其中问题进行分析，从而制定完善的应用策略，为企业内控管理工作的良好开展提供坚实保障，确保企业在当前环境下实现可持续发展目标。

主要参考文献

[1]朱多才.探讨企业内控管理中ERP软件系统的应用策略[J].商场现代化，2019（10）：151-152.

[2]贾宝娣.企业ERP软件应用下的内控管理探讨[J].中国商论，2017（36）：177-178.

[3]王红茹.ERP软件与内控管理在新环境下的关系[C]//第十五届沈阳科学学术年会，2018.

[4]张宏建.基于ERP软件系统的企业内控管理研究[J].企业改革与管理，2018（21）：9，33.