浅析民办高等学校档案整理加工中的八个要点

【摘 要】档案整理加工中的八个要点

【关键词】分类;组件和卷;编制目录;盖页号;盖归档章;卷内备考表;装订;一人一档

整理加工民办高等学校档案，与公办高等学校档案一样，有八个要点——分类、组件和卷、编目录、盖页号、盖归档章、填卷末备考表、装订、一人一档。

一、分类

分类前，按照归档范围，剔除不用归档的文件材料，检查需要归档的文件材料是否齐全完整、系统。

文件分类有三种方法——

分年度：先将文件按照它们形成的或者针对的年度分开，一般文件归入形成年度。根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。

分种类：在分年度的基础上，将文件材料按照高等学校档案管理相关法律法规中确定的十一个类别分开。

分保管期限：将理顺类别的文件材料按照规定的不同保管期限分开。

最后，将同一保管期限的文件材料按照它们所反应的事物和问题分开。

在归档过程中会遇到一些跨年度的文件，对这些文件，遵循以下原则：

（一）跨年度的请示与批复，归入批复年度。

（二）跨年度的规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度。

（三）跨年度的总结、报告，一般归入文件内容针对的最后一个年度。

（四）跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度。

（五）跨年度的非诉讼案件材料，一般归入结案年度。

（六）法规性文件一般归入公布或者批准年度。

（七）财务会计档案文件按照会计年度归档。

二、组件和卷：

（一）原则是年度清楚、种类鲜明、分级适当、保管期限准确、联系紧密;按照国家档案机关最新的档案分类要求，党群、行政、学生、教学、科研、外事、设备档案均按照“件”来进行整理加工，基础建设档案按照“卷”来进行整理加工。基础建设档案组卷的时候每卷不超过200页，可采用单份装订或者成卷装订。当基础建设文件比较少，不方便一齐归类的时候，可以立薄卷。

（二）每一件文件材料中，文字材料在前，图样在后。文字材料按照时间顺序排列。图样按照目录或者图号排列。

（三）密不可分的文件材料中，批复在前，请示在后，批复与请示组合在一起;正件在前，附件在后;正本在前，定稿在后;定稿在前，历次重要修改稿在后;转发件在前，被转发件在后，转发件与原件组合在一起;非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后;其他文件材料按照时间顺序排列。

三、编制目录（由以下七部分组成）

（一）件号：一个文件材料为一个件号或者序号，有几个文件材料就写几个件号，以文件排列的先后顺序写，附件不写件号，一个档案盒里有两页以上的目录，必须连写件号。

（二）文件编号：简称文号，是文件制发机关的发文字号;没有文件编号的就不要填写。

（三）责任者：指形成改文件的部门或者对文件负责的署名者。

（四）题名：文件标题，一般应当照实抄录;如果文件没有标题或者标题不能说明文件的内容，可以自拟标题，并在前后加【】;会议记录应当概括出主要内容，声像材料应当按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。

（五）日期：指本份文件形成的日期，一般来说是20XXXXX，如果有起止日期但是空格太小，可以缩写为例如01.9.5-01.10.7。

（六）页数：指的是档案盒内每件文件的页数;如果是基建档案，那么就是页号，指的是一卷内每件文件材料的起止页数的编号。

（七）备注：如果文件是复印件或者有其他特殊情况，必须写明。

以上所指的目录是党群、行政、学生、教学、科研、外事、设备的盒内目录。存放于电脑数据库中的档案电子目录内容是这样的：室编档号（格式为年度-分类号-保管期限-件号，比如2002-DQ-永久-0001）、室编件号（序号，以0001开头）、责任者、文件编号（简称文号）、题名、日期、页数、年度、保管期限（永久、30年、10年）、盒号（以0001开头）、密级（机密、保密、绝密）、备注，共十二项内容。

基础建设档案的案卷目录的格式内容是这样的：室编档号（基建汉语拼音代号JJ-阶段代号-卷号，比如说JJ-1-1就是基建第一阶段第一卷）、责任人、案卷题名、起始日期、终止日期、卷内份数、页数、年度、保管期限（永久或者长期），共九项内容。

基础建设档案的案卷目录的卷内目录的格式内容是这样的：室编档号（基建汉语拼音代号JJ-阶段代号-卷号，比如说JJ-1-1就是基建第一阶段第一卷）、案卷号、序号（件号）、页号、文件编号（简称文号）、责任人、文件题名、文件日期、密级（机密、保密、绝密）、备注，共十项内容。

四、蓋页号

凡页面上有内容的页都要盖页号，空白的页不盖页号，页号要用页码机来盖。如果这件档案是单面打印的，每张纸的正面有字、反面是空白，那么将页号盖在每张纸的正面的右下方。如果这件档案是双面打印，正反面均有字，那么将单数页号1、3、5、7等盖在每张纸的正面右下方，将双数页号2、4、6、8等盖在每张纸的反面左下方。学生档案是一律单面打印的，在每张纸的正面右上方盖页号。

五、盖归档章

整个归档章盖在每一件档案文件的第一页的左上方，在结构上有六个格子，每个格子里一项内容——

（一）左上方格子里的内容是全宗号。全宗号是由具备全宗管理权限的档案馆按照全宗排架或者收藏时间顺序流水编制，目前暂时不需要;

（二）正上方格子里的内容是年度号，由四位阿拉伯数字组成，比如2002、2003;

（三）右上方格子里的内容是件号，是由三位阿拉伯数字组成，从001开始;

（四）左下方格子里的内容是机构或者问题，就是分类号，是档案各个种类的汉语拼音代号，比如党群档案的分类号是DQ、行政档案的分类号是XZ等等;

（五）正下方格子里的内容是保管期限，分为永久、30年、10年三种;

（六）右下方格子里的内容是页数，用黑水笔手写;

六、卷内备考表

在整理基建档案的时候，卷末备考表用来简要说明卷内文件缺损、补充、移出等情况;卷末备考表的右下角立卷人是由组成本卷的责任者签名。

七、装订

（一）先去掉纸质档案文件中所有的金属物比如订书钉、大头针、回形针。

（二）因为档案盒尺寸是A4种类的，一般纸质档案文件也都是A4纸张大小（宽21厘米、长29.7厘米，面积623.7平方厘米），但是也有一些超大文件纸张，必须将这些比较大的文件用折叠的方法折成A4纸张大小，一般有两种折叠方式：对折和风琴式折叠。折叠痕迹尽量位于文件、图表字迹之外。

（三）对一般文件（总张数不超过20张、单面打印不超过20页、雙面打印不超过40页），使用档案装订机或者缝纫机在文件的左上方压边、打孔穿线装订。

（四）对较厚的文件（总张数超过20张、单面打印超过20页、双面打印超过40页），在文件第一页的左边，用三孔一线法，用电动打孔机纵向打孔。三个孔距离文件左边边缘0.8厘米，纵向一条直线排列。第一个孔距离文件最上方7厘米，三个孔之间距离8厘米。第三个孔距离文件最下方7厘米。在三孔之间用棉线打结装订，将棉线线头放在后面。

八、一人一档

学生档案是所有档案中比较特殊的一类，等于是学生的个人人事档案。按照高等学校档案管理规范化的要求，学生档案必须全部永久保存并且做到一人一档。所谓一人一档，就是每个学生一套档案。这套档案的内容是：学生入学体检表、总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书。这些档案材料记载学生入学时候的身体健康情况、在本学院三年的学习情况，其证明力和重要性不言而喻。

整理加工学生档案的时候，只要客观条件允许，必须做到一人一档材料齐全。当然在实际中，肯定会出现学生的材料不齐全的情况，需要区别对待——

（一）如果一名学生只有入学体检表，没有其他任何材料，在其他专业和其他年级里也找不到他的材料，同时又有教务处提供的退学证明，那么说明他入学后中途退学没有完成学业。他的档案就只有入学体检表。

（二）如果一名学生只有入学体检表，但是在同年级其他专业的毕业生材料里找到了他的总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书，同时又有教务处提供的休学证明，那么说明他在入学后转到了其他专业，在其他专业毕业。这时候应当将他的入学体检表与他的总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书并在一起，合并成一套完整的档案。

（三）如果一名学生只有入学体检表，但是在一年以后的同专业毕业生材料里找到了他的总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书，同时又有教务处提供的因病因故休学证明，那么就说明他入学后因病因故休学了，后来复学完成了学业。这时候应当将他的入学体检表与他的总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书并在一起，合并成一套完整的档案。

（四）如果一名学生只有入学体检表，但是在两年以后的同专业毕业生材料里找到了他的总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书，同时又有教务处提供的服役两年休学证明，那么说明他在入学后应征入伍、服完两年义务兵役后重新入学完成了学业。这时候应当将他的入学体检表与他的总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书并在一起，合并成一套完整的档案。

（五）如果学生没有入学体检表，但有总成绩单、毕业登记推荐表、就业协议书，那也说明他完成学业毕业。

一般情况下，可以从学生处或者后勤服务处补齐学生的入学体检表，从教务处补齐学生的总成绩单，从就业办公室补齐学生的就业协议书，从各专业辅导员那里补齐学生的毕业登记推荐表。

在学生的档案中，一般同年级的学生的入学体检表前都有一份新生体检情况汇总表。这份新生体检情况汇总表无论页数多少，都装订成一份单独的档案。

在学生的档案中，同一个班级学生的总成绩单之前有一份学生登录名单。这份学生登录名单即使只有一页，也制作成一份单独的档案，放在这个班级的学生的档案之前。

在一人一档的基础上，在排列学生档案的时候，同一班级的学生的档案要放置在一起，按照学生登录名单上的学号顺序排列;同一班级的学生档案放置在一起后，同一专业同一年级的学生的档案要放置在一起;同一专业同一年级的学生的档案放置在一起后，同一年级所有专业的学生的档案，按照专业代码从小到大顺序放置在一起;不同年级的学生的档案一律分开放置，不可混淆。

在档案盒内的书面目录和电脑的电子目录上，所有每一个学生的档案都对应一条目录，一目了然。

以上八个要点，是档案服务加工工作中不可缺少的。具备这八个要点，能够使得民办高校的档案在被整理加工后符合国家关于高校档案管理的法律法规，在各方面都清楚明了一目了然，方便被检索、查询、保管。

参考文献：

[1]教办【1993】429号高等学校档案工作规范;

[2]教办【1993】429号高等学校档案实体分类办法;

[3]教育部、国家档案局令第27号令高等学校档案管理办法;

[4]韩秋黎《高等学校档案管理理论与实务》上海交通大学出版社2010年1月第一版;

[5]柯友良《高等学校档案管理基础》广东高等教育出版社2013年1月第一版

作者简介：

蒋斯茵，女，1979年2月12日出生，汉族，上海，本科，初级、助理馆员，研究方向：行政管理、档案管理学。

（作者单位：嘉兴南洋职业技术学院）