PDCA 循环管理方法在提高病案归档率的应用

顾 静

（南京市高淳人民医院 211300）

PDCA 循环管理是近几年常用的一种管理模式，是由美国著名学者戴明博士首次提出，目前已被多个领域运用。对于医院来讲，病案的归档工作十分重要，直接影响着医院整体管理质量，但是目前归档尚存在不足之处，降低了病案的利用率，需强化管理水平[1]。将PDCA 循环管理与医院病案归档工作相结合能够有效提高归档率，增强管理质量。本文以2019.1-2019.12 我院出院病案为例，分析PDCA 循环管理的方法及应用价值，内容如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料 本次研究时间范围为2019 年1 月-2019年12 月，整理分析各月份住院患者相关信息，包括住院编号、住院时间、出院时间、归档时间等，利用医院病案管理系统统计各月病案归档情况。

1.2 方法 2019 年1 月-2019 年6 月病案采取常规管理，自2019 年7 月开始-2019 年12 月，病案采取PDCA 循环管理。具体过程为：

1.2.1 计划阶段（Plan）：首先需根据相关病历归档审核标准，结合本院实际情况制定全新的归档管理制度，将归档率分为3 个不同级别。其中Ⅲ级病历归档率为患者出院后计算，7 个工作日内病历归入档案管理科室的比例超过90%；Ⅱ级归档率则指，患者出院后3 个工作日内病历归入档案管理科室的比例超过90%；Ⅰ级归档率则指，患者出院后2 个工作日内病历归入档案管理科室的比例超过95%，且7 个工作日内归入比例达到100%。

其次，分析院内病历归档率不足的原因，为计划的进一步调整提供基础条件。其一，医护人员日常工作量相对较大，加之老龄化导致住院比例不断增加，但住院周期相对缩短，各床位转移、增加等频率相应提高，使得其工作时无法更好地完成病历书写和入档工作[2]。其二，电子病历在打印完成后需由医护人员亲自签字，但部分患者出院时其主治医生可能处于轮休、倒班、外出进修、外出开会等情况下，导致短时间内无法返院签字，使得病历无法及时入档。其三，医护人员间沟通不到位，导致病历中医护双方记录内容出现偏差，修改病历时需要浪费一定时间，导致病历入档时间延后。

1.2.2 执行阶段（Do）：根据总结的影响归档因素和制定的三级管理标准开展病案归档管理的改革工作，首先需对各科室医护人员病历书写的规范化开展统一培训，要求院内设置相关诊疗指导手册，将病历书写进一步统一化、规范化，并设定科室内通用和院内通用两套病历范本，以集体讲座的方式统一培训[3]。其次，定期对病历书写情况开展质量监督工作，及时查找病历书写中仍存在的部分问题，将其纳入培训工作中，尽量纠正医护人员的书写习惯，以降低病历修改次数。第三，严格规定医护人员病历书写、打印、签字等的时间，对于特殊情况应做特殊处理，对除特殊情况外未按时将病历入档的人员直接记录在绩效当中。第四，强化医护人员间的沟通，要求每5d 科室内均需开展沟通工作，检查病历书写中存在的不一致问题，并对其进行实时修改。第五，患者出院后应及时完成病历签字工作，对于未能及时签字的医护人员应将姓名记录在附件上，使可签字人员先行签字，待未签字人员返院后进行补签。

1.2.3 检查阶段（Check）：由科室内主任级医生组成病历归档核对小组，对各病历的书写、遗漏等情况进行核查，并追踪无法及时归档病历的实际情况，对超时病历档案涉及人员进行督促。

1.2.4 处理阶段（Act）：每月月末对当月病历入档情况进行总结，对归档率较高的个人、科室进行通报表扬，并给予相应的物质奖励，对未达标的个人或科室予以相应的惩罚，以此激励相关人员重视病案归档工作[4]。

1.3 观察指标 分别统计1 月-12 月期间病案归档3 日概率与7 日概率，对比开展PDCA 循环管理前后病案3 日归档、7 日归档数量差异。

1.4 统计学分析 整理研究结果，录入SPSS 19.0 系统进行统计学处理，利用%表示计数资料，经卡方值验证，利用表示计量资料，经t 值验证，p＜0.05 表示结果具有统计学意义。

2 结果

2.1 1 月- 12 月病案归档3 日概率与7 日概率 经分析发现，我院自7 月份开展PDCA 循环管理后病案3 日归档率、7 日归档率均有明显增高，具体数据见表1。

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2.2 PDCA 循环管理前后病案3 日归档、7 日归档数量对比 统计发现，病案归档自进行PDCA 循环管理后3 日归档数量、7 日归档数量明显多于常规管理（p＜0.05），具体见表2。

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3 讨论

病案归档工作是患者病历管理的重要环节，其中归档率直接影响了病历管理的工作质量[5]。实际工作中影响归档率的因素较多，为尽量降低此类因素的影响，就需要借助PDCA 管理模式，制定归档评价标准，确认影响因素，再设计相应的培训方案，提高医护人员对病历书写、签字和及时入档的重视度，最大程度保证院内病案归档率保持在Ⅰ级标准下。