关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

赵林华

摘 要：随着信息技术的发展，档案信息化建设是一种必然现象，为了更好的发展档案信息化建设，需要了解并解决所存在的问题，提升档案管理的能力，保证档案信息化建设的不断完善，本文指出了现阶段档案管理中存在的一些实际问题，提出一些相关建议和思考。

关键词：档案建设;管理;思考

随着信息化管理的普及，现代档案管理工作为适应社会发展而进行信息化，从长远方面来看，这也是世界发展的一种趋势。因此，为了与世界接轨，与时俱进，我国不断进行档案信息化建设，还引入许多管理技术，学习先进的理念，使其更具专业化。因此，无论是档案管理还是建设，我们有了突飞猛进的进步，但还是存在明显不足。

一、解析档案信息化建设

1.信息化起源

战场商场，情势瞬息万变，因此信息就显得尤为重要。档案是什么，档案是资料，建立档案就可以对任何东西的资料进行整合，它可以对军事、经济、社会等领域信息的整合，可以实现共享和交流。

2.信息化特点

在信息化建设的初期，仅仅只是实现了纸质向电子化的转化，实现了方便储存。在发展阶段，为了方便查阅，开发了一些检索工具等，从此档案信息化管理越来越在业内得到肯定，并开始进行全面普及。随着数字档案管理的来临，一些大数据的建立，还有管理网站的成立，这意味着数据管理越来越趋于专业化、成熟化，未来的发展趋势也渐渐展露。

二、档案信息化建设的必要性及内容

1.发展必要性

社会发展信息进步，已经融入到大众的日常生活及各个领域中，从当初接触信息化到现在，信息化的发展也不过短短几年，因为其特殊的方便性让我们完全接受并且发展信息化，还需要思索一系列完整的措施。为了推行信息化的建设，一定要了解当前的形势，有效地将信息化与当前形势结合发展。科学利用现代信息技术管理资源档案，这不仅能提升档案管理的效用，也能更好地进行档案管理工作。

2.发展的措施

档案管理建设文明社会的一个必然途径，因此相关人员的专业方面，就显得尤为重要。他们不光要具有相关的专业知识，还要有服务大众的服务意识，管理人员不同于其他服务人员，他们是具有专业知识的技术人员，但是他们也需要做服务大众的工作。档案信息化建设在社会上的推行还有改革，需满足发展的需要，要加强人员的素质还有专业知识。建设方面还要有硬件设施的保障，一定保障硬件设施的质量，不定期的进行检测和更换与维护。档案管理的硬件组成包括计算机储存数据库，还有局域网等。管理水平是档案信息化建设的一个重要因素，现阶段最常用的管理模式是电子化档案管理，其已经得到时间与实践的检测。但随着时代的不断进步，对档案管理水平有了新的要求，需要与时俱进，不断的创新以适应不同领域的发展，促进社会的进步。

三、目前档案信息化存在的问题

1.人员存在问题

档案的检索已经五花八门，各式各样，但还是有许多单位采用传统的信息检索手段。传统的方法会花费大量时间，而且对于一些经验丰富的管理人员也是需要花一定的时间。很多地方在原有的检索方式上进行不断的改进，创造出新的检索工具，但却都是如出一辙，没有能够提高效率，虽然档案信息化的发展进步飞速，但是在人员方面更替还未有长进。现在在职的档案管理人员大多数都是以前传统的档案管理人员，他们还是按照自己传统的方式进行管理，缺乏先进的实践知识，还有并未掌握先进的管理方法，也意识不到信息化的重要性。上级对人员的培养方面可以说是微乎其微，部分的管理人员缺乏对本工作的热情，不思进取也不主动学习先进的方法，在服务态度方面也不尽完美。虽然互联网的发展已经让不少单位引用信息化管理模式，但在调查过程中，发现实际的效果并不是太好，最主要是单位的一些人员对其重视程度达不到要求。不能充分认识到档案管理的方便性及其战略意义，没有对很多信息进行处理，然后导致信息的泄露，最终造成损失。现在很多地方的管理人员都是一些不能接受新鲜事物的人，思想较为陈旧，不仅接受不了新的事物，而且对新的管理模式有排斥心理，对信息化管理的建设不能起到积极作用。在这种环境下，许多档案管理没有长久的规划，也没有信息资源的整合，当然也不具备一些科学的方法。对许多信息化建设还停留在基本的信息录入，更未实现资源整合及数据共享，这一切都使信息化建设发展缓慢。

2.技术问题

虽然推广信息化建设已经成为一种趋势，但是人员存在问题，技术方面更是存在许多问题，因为技术的问题而导致档案信息遗漏现象发生的概率大大增加。给相关工作带来许多难度，既浪费了整理的时间，而且也不利于数据的保存，严重影响管理工作的进行。当代商业机密，也越来越被重视，许多企业会为维护他们的商业机密而花大价钱，在以前一些纸质资料的遗失并不能造成很大的问题，但现在一旦技术上导致资料泄露，那将是毁灭性的。由此可见技术方面是支持信息化建设的基础。

四、档案信息化的建议

1.加强数据的完整性和准确性

档案信息化工作的开始，需要相关人员去进行数据的收集还有整理。数据的收集及整理仅仅只是第一步，后续更需要相关人员进行深入的挖掘和研究，合理的分类及整理数据，更是要确定数据的准确性及完整性。为下一步建立相关查阅打下基础，每一个环节都需要进行反复处理，更是需要进行查验和审核。

2.建立相关制度

对于档案管理人员工作散漫的问题，必须制定完善的相关规定制度，要求管理人员严格遵守每一条制度，不得违背原则问题，才能推动档案管理工作的发展。管理部门必须加强与其他部门的交流力度，不断获取信息，同时保证信息的实时更替。在人员选用制度方面，一定要保证人员的专业性，这样培養人员时，可以有效对他们的管理意识进行提升，而且也可以为以后的管理工作进行基础建设。相关工作人员也要对资料的重要性进行认识，这样才能做好资料的归档准备，认识重要资料的机密性，并做好相关措施，推动档案信息化管理建设的进程。

3.技术更新及资金保证

各行各业的不断发展，信息更替，不断流通，各种新名词、新信息的出现，需要不断完善档案管理的数据库，因此需要保证档案管理的稳定发展，需要不断学习相关技术，还有对档案管理的安全方面也要进行完善。例如，设置相关访问权限，禁止数据的泄露，要加大相关资金的预算和投资，在信息时代信息就是金钱，加大资金的投入也就相当于投资，实时加强档案管理技术，并实时补充档案完整及准确性。

4.从业人员的把控

人员的专业性也决定了行业的发展。随着档案管理信息化的不断完善，对其从业人员要求也越来越高。聘用相关人员时，需选择优秀的综合型人才，从业者必须学习档案相关专业，在一些业外人士看来，档案管理工作是一个人人都能去进行的工作，而事实却是档案管理工作内容是有许多专业化要求的。首先，在计算机能力方面增加更多要求，需熟练运用网络进行编程，还要会网络安全的维护和相关保护。其次，是需要对档案的储存、修改、统计操作。在人员选择方面需要合理的、能够激发人员工作的热情，为岗位招募合适的人才，在保证基本工作的前提下，能为行业做出贡献。提高学习能力的要求，时代在进步，行业也在发展，只有不断获取最前沿的信息，不断的学习，才不会被这个时代所抛弃。需要相关从业人员学习充实自己，跟上时代的步伐满足行业人才的要求，要有创新进步精神，行业的进步需要人才的推进，在工作方面不要重复旧的方式，想方设法创新，创造出新的模式来达到相关目的。例如，档案管理网站的美观性及简洁性，如何让服务变得更加完美，这些都是需要相关从业人员进行创新的。

五、总结

时代的变迁，信息的更替，对于现在社会来说已经习以为常，没有一个行业是一成不变的，因此档案管理信息化建设是非常之重要，信息交流推动社会进步。各单位需要将目前建设中存在的实际问题，进行思考和改进，转化观念进行相关工作的运行。现代的信息化档案管理的重要性不同于以往，运用得当不仅可以节省大量的人力、物力，还可以节省大笔的资金。许多相关企业已经非常重视档案管理的建设，这不仅是一种趋势而已经是一种发展的必要性，随着信息化时代的来临，档案信息化管理已经是不可阻挡的发展进程，未来的管理会更高效、更安全。

参考文献：

[1]梅 桦.关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考[J].中外企业家，2019

[2]吴雅鸣.新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].内江科技，2019

[3]张红霞.关于档案信息化建設与档案管理的思考[J].办公室业务，2019

（作者单位：河南财经政法大学）