初探干部人事档案管理和材料快速归档

韩冰 韩超

摘 要：随着社会的不断发展，档案的数量在不断增加，如果由于管理不当，会出现一些档案损坏的现象，因此就需要用一种新的方法将档案可以长期有效的保存下去。在单位中，档案管理的作用更加重要，要尽量避免出现职工档案记录不同，否则，将对办理退休等工作增加困难。

关键词：干部人事档案;档案管理;材料快速归档

一、干部人事档案管理的意义

干部人事档案管理工作是档案建设的基础工作之一，是对收集的每位干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工以及装订成卷，并且在此基础上，不断地对档案内容进行完善补充的工作。干部人事档案管理是档案建设中一个重要的环节，其程序也相对比较复杂。做好干部人事档案管理工作对我国档案事业的发展具有极其深远的促进作用。有效加强干部人事档案的管理工作，能够大大提升工作效率，减轻工作人员的工作压力。我国干部人事档案管理涉及到政府工作的各个方面，因此，在开展这项工作时，投入了大量的资金，更换新设备，利用先进的档案管理系统，提升效率，降低人员以及资金的投入。干部人事档案的管理也影响着我国对于干部的选拔，其不仅关系着国家的全方面建设，也是我国挖掘人才的重要途径。还是维护我国政府工作正常进行的重要环节，档案出现纰漏，就会出现更改个人履历、修改档案、美化档案，这样极不利于进行工作监督，严重的还会直接影响到我国政治安全。因此，档案管理工作人员要确保对人事档案进行科学的管理，利用合理的规章制度，保证档案的安全性与真实性。

二、干部人事档案管理存在的问题

档案管理工作的目的就是要在实际中发挥档案的作用。干部档案是我国人事档案的主要部分，随着社会的不断进步，档案管理工作也要紧跟时代潮流。目前，已经增加了干部考核、干部任免以及薪资情况等等很多项内容，档案的重要性随着时代的进步也越来越被人们重视。但是档案的管理工作仍然存在着诸多问题，主要表现在以下几个方面：其一，相关材料不完整。档案管理工作的重点就是材料，材料也是檔案工作可以正常展开的前提基础。人事档案能全方面的反应一个人的品性与素养。其二，真实性欠缺。人事档案的真实性能够正确反映一个人的过去，是人事档案存在的前提，如果出现档案材料内容失真的情况，很容易造成严重的后果。其三，管理工作人员的水平不足。很多单位的档案管理人员队伍的整体水平还是有所欠缺，他们的专业知识比较匮乏，理论水平相对较低。其四，领导干部不重视档案管理工作。有些单位的领导不了解档案管理工作，不能正确的认识档案管理工作的重要性，认为干部人事档案只是简单地收集干部的人事材料，对整个单位的进步没有具体的帮助，这是一个极其错误的认识。在进行干部的选拔时，只凭借印象以及主观感受，不查阅其人事档案，不能全方面的了解干部的品德以及才能、业绩等方面，这对于单位的影响是极其深远的。其五，档案管理制度的欠缺。单位都有着自己的规章制度，但一般只是流于表面形式，不能很严格的按照制度去执行，这就容易给别有用心的人钻空子，假冒档案材料甚至私改档案的现象就会发生，对于以后的管理上有很大的影响，无法实现干部人事档案的真实价值。其六，群众的档案意识薄弱。虽然社会正在迅速发展，人们对于档案的意识也在逐步加强，但是仍然有人对档案漠不关心，认为有单位在进行档案管理，和自己没有什么关系，这是一种极其错误的认识。如果自己不关心档案的管理，对档案管理工作不积极配合，出现档案丢失的情况，这对个人以后档案的应用是非常具有影响的，甚至是对自己的前途都有着极大的影响。

三、加强干部人事档案管理的措施

随着社会的发展，干部人事档案在反映干部的整体素质、干部选拔、干部任免以及薪资情况方面也可以提供强有力的根据，还能够为编史传记等部门提供真实有效的历史材料。要让干部人事档案更好的发挥作用，与时俱进，就要做到以下几个方面：第一，加强全民档案意识。要加强群众的档案意识，这样才能更好地促进我国档案事业的进步。加强全民档案意识，尤其是领导人员，对于促进我国档案事业的发展是极为具有影响力的。首先，要认真贯彻落实党和国家颁布的《档案法》《档案法实施办法》这两项法律法规，更要对档案相关的法律体系进行完善。在现代化发展进程中，法律是加强全民档案意识的最有利武器，只有加强法律法规、完善档案相关的法律体系，才能够有效的加强全社会的档案意识，才能够全面规范档案管理工作，行之有效的促进档案管理事业的长期发展。第二，加强职能部门的责任意识。干部档案的权威性体现在其真实有效，真实性也是档案管理工作存在的重要基础，要充分保障其真实有效才是整个档案管理工作中的重点，也是干部档案管理部门的职责所在。因此，档案管理部门的责任意识会直接影响干部档案材料的真实性，要维护干部人事档案，保证其不受任何形式的影响。干部人事档案材料问题的出现离不开档案管理部门工作的原因，如果存在部分档案没有归档，或者是档案材料尚不完整的情况，这就是档案管理部门责任意识不强的问题。干部人事档案的材料来源于档案管理部门，在这种前提下，加强职能部门的档案管理责任意识就是保证档案材料真实有效的重要前提，当然，职能部门的干部更要对其责任意识予以加强，树立好正确的榜样，从自身做起，增强整个职能部门在档案管理工作中的责任意识。第三，要充分加强自身建设。随着新时代的到来，干部人事档案管理工作更加需要全社会共同努力。在这个过程中，首先，档案管理工作人员要加强自身学习，干部档案管理工作具有很强的政治性，这就要求档案管理工作人员在工作中充分运用先进的观点和方法，在贯彻落实党和国家的干部路线以及方针政策的同时，加强指导工作实践。档案管理工作人员要加强自身学习，尽可能的提高自身的职业素养与思想觉悟，树立科学的人生观、价值观和世界观，尽管档案管理工作极为复杂，但是依然要排除干扰，争取为我国的档案管理事业做出贡献。

干部档案管理是一门综合性的业务，其涉及范围非常广泛，不仅需要有档案管理的专业知识，还要求档案管理工作人员对历史知识、人事管理以及情报学、系统学，甚至是计算机技术都要有所了解掌握，这就为档案管理工作奠定了坚实的基础。因此，在档案管理工作中，工作人员要进行全方面的学习与进步，跟随时代的脚步掌握最科学的管理方法。要努力学习，扩展自己的知识面，掌握现代化的新兴技术，要形成创新意识，培养自己的创新能力，从根本上做出改变，抛弃一切不符合当代社会发展的思维与观念，从而更加行之有效地进行干部人事档案管理工作。第四，运用现代化的管理理念正确并且科学的管理干部人事档案。信息化是现代社会发展的必然结果，因此，管理干部人事档案也要学会运用现代化的信息技术。干部档案是干部的真实信息，这对于干部的升迁以及评定都是有着极为重要的作用，甚至可以说是影响干部的一生也不为过。干部档案就相当于一个人才信息库，要合理的运用这个资源库，就要极为有效的进行干部人事档案的管理工作，在最大程度上发挥作用，获得最大程度的收益。档案管理部门要提高自身的工作效率以及准确性，在传达信息工作方面，要做到及时有效，这对于提高干部人事档案管理工作的效率极为有效。第五，完善档案管理制度。在档案管理日益重要的今天，要建立健全干部人事档案管理的规章制度，要对档案的归档有明确的标准，对档案的借阅以及保密工作都要有其具体的规定和条例，努力完善档案管理工作中的各项制度，要严格的把控档案管理工作，保证干部人事档案管理工作能够井然有序的进行。

四、结束语

总而言之，在新时代的背景下，干部人事档案管理工作仍然面临工作人员意识不足、对档案的使用效率低下以及工作人员的配备不足等问题。因此，干部人事档案管理工作应该继续完善，提高从业人员的个人职业素养，在保障档案具有真实性的情况下，完善人事档案管理所需要的各种软硬件设备，促进干部人事档案管理工作向着现代化进程发展。

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（作者单位：1.山西省疾病预防控制中心2.山西旅游职业学院）