试论大数据时代下城建档案管理的信息化发展

刘宝雄

摘 要：城建档案记载了城市建设与发展过程中的点点滴滴，对城建档案的维护要求从安全、系统、准确、完整四个方面为出发点，以保障城建档案被有效利用。在大数据时代下，城建档案的内容丰富程度呈现出质的飞跃。档案管理部门必须制定更符合时代发展的管理标准，创新服务模式，提升服务意识，在档案管理技术、手段、管理途径等方面加以创新，符合大数据时代特征。本文分析了城建档案信息化管理所面临的挑战，研究了目前档案管理出现的问题，并在此基础上提出几点信息化发展策略。

关键词：城建档案管理;大数据时代;信息化建设

大数据时代的到来不仅意味着在工作思想上必须有所转变，其对工作方式的影响更为深刻。城建档案承载着一座城市的历史与未来，随着网络等新科技的广泛应用，城建档案的安全保管与建存档工作悄然发生了改变。在促发展、调结构、转方式的总体要求下，城建档案管理必须更符合大数据时代的需求，向信息化建设方面尽快转型。

一、城建档案信息化管理面临的挑战

1.升级改造任务紧迫

在大数据时代下，城市档案管理向着信息化方向发展必须抓紧时间完成升级改造任务。无论是软硬件还是从业人员，均需更符合大数据时代对城市建设档案管理的相关要求。随着我国城市建设的发展，各地方都认识到了城建档案管理信息化建设的重要性以及必要性，加大了重视程度。一些主管部门也通过微博、微信公众号等多种形式发布城建相关信息。因此，城建档案管理必须在建设及发展方式上加以改造，更符合现代的工作需求，让从业人员通过进一步培训教育掌握更先进、系统性的现代管理能力与知识，让城建档案管理系统更适应用户需求，提供更优质的服务。除此之外，数据的数量与质量均应有所保障，让数据库涵盖更多元化、更丰富的信息。

2.服务模式亟待转变

城建档案管理的信息化建设必须更符合电子化办公模式。传统档案的保管、收集、整理、归档等方式已经无法满足大数据时代下的需求。档案管理必须逐渐普及电子通讯网络以及电子档案系统软件，将传统纸质版逐渐向电子版过渡。因此，主管部门必须组建电子系统档案馆，让用户能够通过手机或电脑登录来查询信息，加大对电子档案系统软件的维护与升级工作，在保障用户使用体验的同时不断升级系统、扩充数据容量。

3.制度改革迫在眉睫

随着大数据时代的到来，我国在城建档案管理方面的政策法规处于不断完善之中，城建档案系统的参与人群将逐渐放低门槛。一些包含盈利性民间组织的机构同样会通过BT、PPP等方式投身其中。传统城建档案政府一家独大的局面将被直接转变，这种新的格局将对城建档案管理的升级改造建设起到极大促进作用，并对相关从业人员职业素养、服务水准起到督促效果。在市场竞争机制背景下，档案管理行业系统的优胜劣汰与自我净化将逐渐发挥功效，城市档案管理信息化建设处于被推动状态，体制机制的改革与档案管理系统、人事制度改革密不可分，可较好解决待遇、职务、职称等相关问题，对档案从业人员的积极性起到明显调动作用，并吸引更多优质人才投身其中。

二、城建档案管理信息化发展存在的问题

1.意识不强

城建档案管理人员的工作意识直接影响了其信息化管理的发展进程。不少城建管理人员在信息化建设方面意识不到位，并未认识到信息化发展在大数据时代下的必然性与必要性，在管理手段上缺乏相对先进的技术与方法，仍采用传统老旧的方式展开人工信息整理与收集，物力、人力产生大量浪费，也直接制约了城市化建设发展的速度，导致我国不少城市城建档案管理制度仍处于不全面状态。

2.队伍老龄化

新聘用的年轻人才虽说在档案管理方面接受了更具系统化的教育，但在实际操作中却缺乏经验，对档案管理的各项业务缺乏熟悉感，无法独立胜任工作，因此只能够由老员工带领完成各项工作任务，对信息化的高效建设产生阻碍。老员工难以掌握信息化所涉及到的各项软硬件设备，对信息化建设不认同，仍延续老套方式进行工作，人才队伍呈现出青黄不接状态，造成信息化发展资源浪费。

3.分块化现象

目前，我国不少地方政府已经成立了城建档案管理部门，但在具体职责以及工作范围的界定方面并未形成统一化。一些地方在各行政主管部门设置档案室来对城建档案展开管理，如教育部门建设档案由教育局管理、卫生部门建设档案由卫生局管理、交通建设档案由交通局管理;一些地方在档案局下设二级科室来完成城建档案的分享、收集、管理;一些地区在住房城乡建设局下设档案室，对建设档案安排市政建设处、房地产管理局等二级机构实施分块分项管理。

三、城建档案管理信息化发展策略

1.提升正确认知

档案管理工作者必须认识到时代为档案管理工作所带来的机遇与挑战，必须进一步增强信息化建设力度，否则档案管理工作将无法满足社会要求。对于城建档案管理而言，思想问题属于基本性问题，信息化建设必须建立在思想重视基础之上，通过学习先进的信息化建设方法、汲取其他城市信息化建设相关经验寻求新的出路。在我国，城市建设档案管理工作起步较晚，基础相对较为薄弱，相关工作者必须更有的放矢的展开信息化建设培训，认清差距，以坚实的脚步迈向承建档案信息化道路，推动档案管理效力切实提升。

2.组建专业队伍

对内强化素质、对外树立形象，充分发挥城建档案管理者的主观能动性，强调其在信息化建设方面硬件操作水平、软件利用率、信息化意识等方面的培训，提升其专业素质水平。为档案从业者提供更系统化的培训方案与时间，以保障其档案管理能力符合信息化建设需求。可通过以课代训、系统性培训等方式来保障其业务素质与综合素质。在人员聘用上通过绩效奖励、竞争性上岗等方式激发其服务意识与专业意识，引进更多档案管理专业性人才，并在短时间内完成岗位培训，以保障档案管理队伍新鲜血液所占比例。組建一只专业的档案管理队伍，对于信息化建设与发展可起到极大促进作用。

3.完善管理制度

档案管理的信息化发展必须从源头上解决管理分块化严重的问题，下决心打破部门及行业的限制，走出条块分割严重、政出多门的格局。借鉴先进地区或国家的做法，在档案管理部门划分机制上相对统一化，实现项目监管分离，避免出现资源浪费、信息零散、部门职权交叉的问题。对各部门之间的信息与资源统一整合，确保城建档案管理能够有条不紊的加以归总，各類信息资源得到更专业妥善的保管。在规章制度层面，应认识到目前管理系统存在制度缺位、监管混乱、条块分割严重的问题，强化档案门槛制度建设，明确建存档案主体、监管主体等，以保障城建档案建设的合法性、规范性与严肃性。

4.创新工作方法

现如今城建档案多数为纸质档案，例如，城市勘测档案、城市规划档案等。在大数据环境下，这些档案可安排专业人员转化为数字档案并储存于相关数据库中，以便于档案能够被更便捷的查阅、分类、整理、编目，同时也可保障档案数据的安全无损性。这项工作应在短时间内完成，为信息化建设提供基础，以尽快完成传统管理与信息化管理之间的有效转换。在管理系统方面，由于城建档案涉及到的资源较多，可充分利用数字技术、网站技术、新媒体技术等，建立信息共享平台，并连接档案管理信息系统，形成更综合性的系统，以保障城建档案在区域内自由流通。最后，应强调档案馆服务功能，在信息技术帮助下满足民众对城建档案浏览与查阅的需求。信息服务工作可开发更安全、流畅、便捷的手机app，以便于用户随时查阅并了解档案馆举办的各项活动。让城建档案不再单一作为信息存储的空间，而是利用该渠道为人民提供创新服务。

四、结束语

对于城建档案管理而言，大数据时代为其带来了挑战与机遇，档案管理必须有所转型，以更符合时代要求。信息化建设是档案管理转型的必然方向，城建档案管理必须落实信息化建设与发展，实现对档案的高效利用。

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（作者单位：武汉世纪科怡科技发展有限公司）