基于数字化档案信息资源大数据库建设的探讨

余群云

摘 要：目前，我国各行各业的发展都趋于数据化管理，拥有属于自己的数据库。那么如何快速、高效、统一的对这些数据进行管理就成为了一个重要的问题，数字化档案信息资源大数据库建设的必要性也由此体现。

关键词：数字化;信息资源;大数据库;建设

以计算机为主的数据时代、云端计算技术等数字化技术的发展已经达到了相对成熟的阶段。建设数字化档案信息资源大数据库为数字化档案的管理提供了平台。但是，现阶段我国的档案信息资源数据库的管理水平不高，存在着很多问题，所以基于数字化档案信息资源加强数据库的建设很有必要的。

一、数字化档案信息资源大数据库建设的原因

1.政府部门的大力支持

近年来，随着经济的快速发展，产生的数据及档案信息也越来越多。无纸化的办公方式出现了很多电子信息档案，这些档案不论是对单位发展还是国家经济的发展都有着很重要的影响，这种信息档案也成为了档案信息资源数据库的主要来源。同时，多种数据库的建立也为建设大数据库提供了发展基础。

2.大量数字化信息待整合

数字化档案信息资源数据库建立的目的主要是为我国的经济发展和资料数据收集做后盾，但是，目前我国资源数据库的现状是大量的档案信息及数据信息的入库工作、分配工作等还没有完成，实现资源整合及数据库统一管理还需要一定的时间。因此，管理部门有必要对信息资源数据库的建立实施全方位的监控，并定期根据其发展情况提出符合形势的建设目标，以此作为数据库建立的动力和更高标准。

3.云端处理技术的出现为数据库的建立提供了技术支持

云端处理技术是信息资源数据库建立的核心技术，它能够更快、更准确的对信息资源进行分配、管理和分析等。自2006年云端处理技术出现至现在，其技术发展程度已经十分成熟，该技术的引用对我国资源数据库的建立起到了举足轻重的作用。

4.国家对“大档案”概念的推进

自2011年以来，国家档案局局长在各大会议上不断强调加强“大档案”概念。所谓“大档案”就是指档案管理工作一体化，加强建立档案管理体系。档案不只是包括富有历史足迹的读物及实物等，还包括前文提到的计算机办公的海量电子档案。这些信息资源的管理难度以及“大档案”概念的推进使得我国信息资源数据库的建立成为必然。

二、数字化档案信息资源大数据库发展存在的问题

1.管理方式及思想过于保守

数字化信息资源大数据库的建立及实施需要经过文件流动及转出环节。按照国家档案管理条例这些文件在规定范围内的流动是允许的，但是一些档案管理人员的思想过于保守，认为其不能对外公布流通，甚至会担心在流通过程中资料会遗失等问题。这就造成延迟了数据库档案信息整合的时间，最终有可能导致数字化大数据库的信息缺失。

2.信息资源泄密事件频发

根据不同类型的档案其保密程度及价值是有明确的规定。但是，目前由于系统管理步骤出现漏洞就会出现被有心人窃取机密文件的事情，这种情况如果没有得到控制，将会给单位发展甚至国家的发展带来极大的影响。为了确保这些档案信息移交过程中不被泄露，需要有关部门及档案管理人员对数字化信息管理系统做好严谨的保管措施。

3.对于资源信息的管理及标准不明确

一方面，数字化档案信息的管理刚刚起步，其发展还尚未成熟，依然处于不断优化完善的过程中。管理部门对于档案信息的数字化管理方面还没有十分明确的标准。另一方面，多种数据库模式的出现使大数据库的建立及管理难度都有所增加，因此更需要有一个明确的标准。如果大数据库长时间没有固定的发展标准及整合准则，不仅其便捷、迅速的功能得不到体现，大数据库作用的发挥也会受到影响，这将是对国家资金投入的浪费。

4.领导层数据信息管理意识薄弱

数字化大数据库建立时间很短，所以有些领导对这一项目的实施及管理思路还不是十分清楚，处于迷茫状态，甚至有些领导思想观念还停留在传统档案资料的管理方式上，认为大数据库的资料管理模式是不安全、不科学、不可信的。这样的思想意识就导致在管理和建设过程中产生歧义，遇到各种问题得不到及时解决，对于数字化大数据库的建立和发展都是十分的不利。

三、加快数字化档案信息资源大数据库建设的措施

1.加强对“大档案”概念的宣传与推广

数字化档案信息资源大数据库的建立使得传统的档案管理模式被打破，并且其建立时间短。很多相关人员对数字化大数据库的运行和工作模式还不是十分了解，对于“大档案”的概念也没有贯彻落实。所以现阶段来说，相关工作人员应提高自己的思想意识，与时俱进，有关部门还可以组织大数据库工作人员及相关领导层深入学习“大档案”概念，将“大档案”概念深刻地贯彻进自己的工作准则和标准中。严格把控档案信息在移交过程中的各项工作事宜，以丰富完善数字化档案信息大数据库为标准，切实出发，在工作人员中加大对“大档案”的宣传力度。

2.加强对防泄密知识的学习

对涉及机密或具有保密价值内容的档案，其管理的核心标准就是保证资料的安全性和完整性。所以，为了达到这一目的并保证企业及国家的经济发展不受影响，就要求档案管理人员及相关领导层有很高的保密意识和防范意识。这种意识除了要在思想和行动上落实以外，由于资料管理的复杂性还需要各管理部门加强配合，在加强员工保密意識、防范意识和防泄漏知识学习等方面刻不容缓。各企业内部及政府相关部分可以组织有关工作人员进行防泄密知识及安全意识的培训，或者建立分组制度，每个小组由不同部门的人组成，并且包含一名监督小组长，实行小组企业化管理。

此外，政府管理部门可以加大对档案管理设备的扶持和资金投入力度，例如，在资料存储这一环节，政府可以为其购进先进的存储设备或者引进物理隔离技术。值得注意的是，他国引进的资料管理技术对于我国来说不一定是完全适用的，所以需要进一步优化和完善，这样才能在基础的环节减少资料遗漏、丢失的可能性。

3.完善并优化数字化档案信息资源数据系统

近年来，国家档案局针对档案管理出台了很多相关的文件，并已经逐步开始执行。但是由于我国数字化发展时间较短，所以在数字化技术、思想方面存在很多欠缺，其档案信息资源系统的发展尚未成熟，在发展过程中存在很多的问题。前文提到，在数字化大数据库的管理模式下如果没有完善的信息管理系统，那么该数据系统的建立过程及实施过程也不会很顺利。现阶段，我国及各级政府已经开始以数字化大数据库为中心对档案数据进行管理，这样的层层连接、环环相扣的管理模式对数字化大数据库的建立及发展起到了十分重要的作用，由此，完善并优化数字化档案信息资源数据系统对于数据库的发展的影响也是尤为重要的。另外，除了政府管理层面，在档案管理的有关部门及企业内部更需要不断地总结、反思和优化。

4.明确数字化大数据库的建立和发展标准

明确数字化大数据库的建立和发展标准是保证数字化档案信息资源大数据库顺利发展的重要一步。虽然，国家及各级政府相继出台了很多关于这一方面的文件，但是这些文件大多涉及到关于机密档案管理及资料泄露等法律方面的问题，关于档案管理标准及数据库运行和管理标准的规范只是寥寥几句，这样的规范模式不仅反映了我国在信息资料管理大数据库系统方面的管理欠缺，也很容易使系统运行及管理人员出现乱操作、滥操作等情况。所以在这一方面，管理部门没有在根本上给予数字化大数据库发展的具体标准，这就造成了各级管理部门之间关于数字化档案数据库管理方面的要求参差不一。相关部门的领导应统一制定并明确该系统发展的线路，并指明每一阶段所要实现的目的和发展方向，国家出台明确的管理标准。这样才能使得数字化档案信息大数据库的发展步入正轨。

四、结束语

在大数据时代到来的今天，数字化档案信息大数据库的出现是一种必然，其发展拥有相对成熟的云端处理技术以及丰富的资料库作为物质基础。相信在政府相關部门多方规范下，数字化档案信息资源大数据库的发展一定能够取得很大的进展。在发展过程中，档案管理部门一定要注意该数据库在发展过程中出现的问题并及时解决，逐步优化，这样档案信息大数据库的发展才能更加顺利。

参考文献：

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[2]何亚洁.高校档案信息资源数字化建设研究[J].办公室业务，2018

[3]张 倩.信息时代数字化档案馆建设探讨[J].办公室业务，2017

[4]卢森林.基于数字化档案信息资源大数据库建设的思考[J].山西档案，2015

（作者单位：江西广播电视大学）