新形势下如何有效控制会议经费

张成栋 赵恩宏

【摘 要】召开会议需要经费支撑，如何让会议经费的管理者和使用者在管控和使用上达成一致，是摆在大家面前最现实的问题。会议经费的组成、标准和管理各单位都不尽相同，论文针对会议经费的管控给出了很好的建议。

【Abstract】Holding a conference needs funding support. How to make the managers and users of conference funding reach an agreement on control and use is the most realistic problem in front of us. The composition， standard and management of conference funding vary from unit to unit. This paper gives good suggestions for the control of conference funding.

【关键词】会议;会议经费;标准;分类;管理

【Keywords】conference; conference funding; standard; classification; management

【中图分类号】F812.3                                            【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069 （2020） 01-0134-02

1 引言

会议经费的管控一直是党政机关、国有企业的一个难题，尤其是中央八项规定出台以来，对精简会议数量、压缩会议费用等方面提出了明确的要求。坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效是当今会议组织的基本原则。

2 会议经费的组成

从人类有文明记载以来，会议一直都是组织机构加强管理、政策宣贯、沟通交流的重要手段，会议是一种普遍的社会现象，凡是有组织的地方都会有会议。召开会议是需要条件的，会议的基本要素包括参加人、场地、食宿、议程、资料等，高端会议对场地、食宿、资料等会有更高的要求。现代社会举办会议，无论会议大小，会议形式，或多或少都需要经费做支撑。

目前党政机关、国有企业的年度预算中，大部分都会列支会议经费，年度会议经费一般情况是根据上年度的会议数量及本年度的具体业务测算出来的。会议经费大致可以分为场租费、餐费、住宿费、租车费、广告费、资料费、评审费、讲课费等。按照“管用分开”原则，大部门单位的会议经费使用者和管理者不是同一人或同一部门。如何让会议费的管理者和使用者在管控和使用上达成一致，是摆在单位面前最现实的问题。论文依据多年的工作经验和有关规定，将会议经费分为了会议费和住宿费。

其中，比较明确的是住宿费，所谓住宿费，就是通常所说的“房费”，各单位对住宿费的标准基本都有明确的规定，根据本单位费用的情况和会议所在城市可以确定住宿费的上限，并且住宿费绝大部分是参会者自己垫付，会议结束后回所在单位报销。个别没有单位的人员，例如邀请的专家学者，他们的住宿费要计入会议经费里。如果单位会议经费充足，也可以承担所有参会人员的住宿费。

除了住宿费用比较明确外，其他会议费用支出就没有严格标准了，例如场租费会因会场条件不同而不同，餐饮费会因食材和季节不同而不同，交通费会因车型和数量不同而不同，资料费会因印刷质量和数量不同而不同，并且会议举办过程中，还可能会产生一些意想不到的其他费用。笔者认为，对于这些比较难以控制的费用，以打包的方式控制总费用比较合理。

会议经费主要包括两个方面，一是住宿费，二是除了住宿费以外的其他会议费。

3 会议经费的标准

会议经费到底定多少才算合理呢？这与会议的级别、地点及本单位的财政经费有很大关系。会议级别高，会场、车辆、餐饮、资料等标准自然会提高，反之标准就会下降;由于各城市间的消费水平不同，即使是同级别的会议在不同城市举办，费用也会大相径庭;会议经费还要符合国家、地方及企业内部标准。

依据会议重要情况，论文建议将会议分为四个级别。例如，一类会议为本级主要领导出席的重要会议，如年度工作会议、领导干部会议等。二类会议为本级组织召开的年度专业会议、委员会会议，如安全环保会议、财经会议等。三类会议为下级组织召开的业务会议，如技术交流会、产品发布会等。四类会议为根据工作需要召开的小型业务会议。

依据城市经济发达程度和消费水平，论文建议将会议费分为三个台阶。第一级为北京、上海、广州、深圳等一线城市，消费水平是目前国内最高的;第二级为其他直辖市、省会、经济特区及沿海开放城市，消费水平在国内处于中上等水平;第三级为其他一般地区，消费水平在国内处于较低水平。

会议类别和城市类别划分之后，各单位就可以根据自己单位的财政情况确定具体的金额了。例如中国西部某政府部门根据自己的财政情况确定了一类、二类、三类、四类会议的标准分别为200、180、160、140四个档次。

4 会议经费乱象产生的原因

规章制度存在漏洞。无章可遵守和有章不遵守是行政企事业单位会议活动经费管理失的主要原因。地方政府未根据《中央国家机关会议费管理办法》相应出台地方会务活动经费管理办法，使各单位会务活动管理形成“真空”，不同单位对会议活动支出范围，标准、规模及审批流程无统一制度可遵循，造成会议经费支出无序、无度，内容繁杂，浪费严重。监督不力。法律法规以及制度规定的条款不细化、不具体，造成违纪违规成本低廉，纪检监察、财政、审计等执法部门即便查出问题，碍于制度设计障碍和处理处罚尺度难以掌握，多数选择情况披露或口头警示为主要方式，极少对违纪违规主体采取行政或司法处理。

5 会议经费的管理

按照目前国内大部分政府部门或企业管理程序来说，会议经费的管理大致要分为预算、审批、使用、报销四个阶段。

按照事先制定的会议费标准，承办会议人员可根据标准做一个大致的预算，例如，某公司要在北京召开公司的年度工作会议，按照公司会议分类为一类会议，会议标准为260元/人·天，预计参会人员为80人，会议召开天数为2天，那么本次会议的经费=260×80×2=41600元。

会议经费审批可按照组织机构设定审批流程。例如，某公司的下属部门要承办一个公司级别的会议，承办人提交会议经费后，首先由下属部门的领导审批，再报公司会议经费管理部门审批，最后报公司财务部或公司领导审批。

会议经费审批之后，承办人可与相应的酒店或者会议机构洽谈具体事宜，会议费用的组成有很多，要综合考虑全部因素，把会议需要的餐饮、车辆、场租、资料等所有费用都要一一计算清楚，严格控制各项费用，确保会议结束时，所有的费用总和不超过审批的会议经费。

会议结束后，承办人要及时报销会议费用。为了规范会议费的报销，财务部门要认真核对会议费的具体支出。住宿费单独报销，不占用会议费。其他场租费、运输费、资料费、餐饮费等等，要提供具体明细，承办人要提供会议签到表，以便财务人员核对经费是否超支。

目前，很多政府部门或企事业单位信息化程度比较高，运用现代信息技术手段改进会议形式，举办视频会议是当前的大趨势。论文也建议将会议费用的预算、审批、报销等环节全部在系统内完成。下图可作为参考。

总之，会议经费是政府和企业管理中必不可缺的经费支出，管理人员要对会议经费的标准、预算、支出、报销等环节严格把关，既要符合反对铺张浪费的总体要求，又要发挥会议的积极作用，让会议成为管理政府和企业的有效手段。