医院合同档案管理质量及服务效率双提升探析

林海凤

摘 要：随着市场法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，直接导致医院在建设发展中产生的合同档案数量与日俱增，合同类型种类繁多，给合同档案管理工作增加了难度。传统的合同档案管理模式已无法满足档案管理工作需要，这就要求医院在深化医疗卫生体制改革的同时，也需要相应的转变医院的运行方式和经营模式，需要档案管理人员结合医院实际，提升管理意识，树立新观念，与时俱进，创新档案管理模式，全面推动落实档案工作规范化管理，实现档案管理质量及服务效率双提升，促进医院合同档案管理稳步发展。

關键词：合同档案;管理质量;服务效率;双提升

合同档案，是指合同从签订到终止的整个过程中形成的体现签订各方意志的具有法律效力的文件及与之相关的具有保存价值的其他文件材料。是解决医患纠纷、保障合法权益、减轻经济损失的依据[1]。医院在实际运营过程中会对外签订各种类型合同，有效规避风险，确保医院利益不受损失。

1 合同档案管理存在的主要问题

1）对合同档案管理工作的重视度还不够。我院合同档案管理基本上是采取年度分类法，按照合同的形成时间将同一年度的合同分为一类。随着职能部门逐年增加，产生的合同份数和类别也越来越多，已经出现了检索利用率低下、查找费时费力等问题。因为合同档案管理工作不会产生直接经济效益，目前在合同档案管理方面投入较少，没有建立完整的规章制度，出现设备不完备、管理机制不健全、管理手段落后等诸多问题，使得开展医院合同档案管理工作出现无章可循，各部门相互协作配合度不高，致使出现部分资料丢失、档案资料不完整、档案归档不及时、档案归档时间不统一等情况，大大降低了合同档案管理效率和管理质量，制约了医院的长远发展。

2）合同档案管理信息化程度还不够高。信息技术的飞速发展给医院的信息化建设带来了机遇与挑战，医院也充分利用信息技术提高医疗服务能力。但是医院并没有过多地将信息技术运用于合同档案管理，致使合同档案管理信息化建设水平不高，管理手段落后，合同档案管理系统信息化发展缓慢，依然依靠人工方式，检索费时费力，即使有计算机辅助，也仅能提供简单的检索服务，准确度差，也无法实现合同档案信息资源共享，工作效率低下。

3）合同档案管理人员专业素质不高。合同档案管理人员多为兼职人员，自身能力、责任心及专业素养参差不齐，对合同档案管理的认知也存在偏差，导致职责不清，管理效率低下，档案管理工作质量不高。归档时，由于合同档案管理人员审核不严谨，造成归档文件接收不够及时，归档不够全面，分类不够明确，导致有价值合同档案丢失，有可能给医院带来经济损失的潜在风险。无价值合同档案被归档，也占用了有限的档案管理设备资源。

4）合同管理标准不够统一。医院形成合同的部门多，环节多，合同从策划、起草、审核、签署、履行到归档保管要经过众多环节，流转周期长，归档不及时，容易出现合同滞留及漏归档等问题。另外合同归档时间标准不统一，我院规定合同归档时间统一为合同签订时间为准，但在查阅合同档案时发现个别档案未按规定时间进行归档，出现以合同终止时间或合同送至档案室归档时间为准，合同归档时间管理标准偏随意性，影响合同档案利用率。

2 提升合同档案管理质量及服务效率策略

合同管理是医院日常管理的一项重要内容，做好合同管理，对于医院各类科研、技术交流活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义[2]。

1）建立完善的档案管理制度，实现管理规范化。以《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国档案法》为依据，结合医院实际，制定健全的档案管理制度体系，明确各部门及档案管理人员职责与权限，保障合同档案管理工作有章可循，使得各部门间能相互协作，相互配合，共同推进合同档案管理程序化、规范化、便捷化。

2）加强档案人员业务素质培训，提升履职能力。档案管理人员的专业素质是做好合同档案管理工作的前提和基础，因此提高档案管理人员的综合素质是提升档案管理质量的保障性措施。通过制定学习计划，营造比学赶超的学习氛围，鼓励档案管理人员及各部门合同经办人员利用网络、书本、培训班等途径加强档案法律法规、专业知识学习，明晰档案管理相关内容，提升档案归档及管理意识，从而在思想上具有较强的责任心及良好的职业操守，能严格遵守医院各项规章制度，保守医院各项机密，提高档案管理质量。医院管理人员不定期抽查档案管理情况，对档案资料不规范、档案室各项安全措施不到位等问题，及时予以指正，并督促整改落实，切实加强档案管理人员责任感，提升履职能力，促进档案管理工作实现科学化、规范化、专业化。

3）做好合同档案移交管理，确保档案质量。档案移交首先是基层档案管理部门重要职责，移交工作好坏直接反应档案管理水平[3]。档案移交工作分两个阶段：一是档案移交前，档案形成部门应确保档案资料完整、齐全，记录没有缺项。二是档案移交时，档案管理人员要准备好编号、卷盒，详细检查档案资料的完整性，补齐合同签订日期、合同名称等基本要素，对一些合同名称不能准确反映合同内容的档案，档案管理人员要认真阅读原文，在合同名称上注明合同主要内容，以利于将来利用检索。并按规定重新排序，详细登记合同档案形成部门、合同签订日期、合同份数、总金额、合同名称、合同有效期、对方单位、合同附件等相关信息，最后双方签字确认交接，避免日后产生不必要的纠纷。

4）做好合同档案归类管理，便于检索利用。档案归类是一项比较琐碎且需要档案人员具有足够耐心和毅力的工作，档案的高效归类是保证医院日常工作有序化、正常化运营的重要基础。对档案进行科学归类，提高档案归类效率，促使档案的利用效率和管理质量得到双提升。我院合同档案管理是按科室进行分类，将合同订立、变更、履行及终止等相关档案材料集中放置，不宜分散到其他案卷或件。每个单位可按分类习惯进行统一编号，我院合同编号规则为“科室名称前二字拼音首字母（如遇相同则取前三字首字母，以此类推）-保管期限（按国家规定分为长期、定期，分别以CQ、DQ表示）-签订日期（格式为6位数，如20191010）-主题词（用少于五字表示即可）-合同编号（用三位阿拉伯数字，如001）”。档案分类时，先将合同档案按不同年份区分，再按职能进行区分，再次按照合同档案的保管期限，最后形成一套完整有序的档案资料归档。为了便于查阅检索，在每个卷盒的脊背上用记号笔醒目标注合同编号、年份及档案所属科室等信息。

5）实现合同档案管理信息化，提升服务效率。随着网络信息技术及“互联网+”的高速发展，新媒体时代应运而生，为人们提供全方位的数字化、多样化、个性化的体验，也加速了档案信息化管理进程。将信息技术应用于合同档案管理中，应用电子计算机处理和储存，形成电子化档案，其信息传递速度加快，利用信息技术超强的检索查询功能，使得档案管理和利用更加准确、高效。因此医院只有将信息技术与传统合同档案管理模式有效融合，建立健全档案管理系统，开通档案管理、利用、查阅以及检索等功能，不断完善档案电子化管理机制，实现合同档案资料电子化、信息数字化、管理高效化的信息化动态管理，推进合同档案管理工作高质量发展，提高档案利用效率，提升为医院服务效能。

3 总结

顺应时代和社会发展，是提高档案管理和档案服务水平的必由之路，医院要结合业务需求实际，考虑将来的发展需要，以信息技术为核心，落实档案管理责任，建立档案规范化管理制度，规范资料的收集整理、移交归档等程序，有序推进医院档案管理建设。

参考文献

[1]钟心.新常态下医院合同档案的建立与管理[J].卷宗，2018（2）：47.

[2]林桦.医院合同档案标准化管理应用浅析[J].卷宗，2016，6（2）：493-494.

[3]郝莎.科技档案移交管理分析[J].兰台世界，2016（3）：47-49.