关于知识管理背景下企业档案管理模式分析

囤昌华

摘 要：文章说明了知识管理和档案管理的共性，分析传统企业档案管理模式中存在的主要问题，之后探讨在知识管理背景下，如何进行企业档案管理，构建新的档案管理模式。

关键词：档案管理;知识管理

1 引言

新时期，信息技术的应用十分广泛，信息资源成为企业发展的重要战略性资源之一。档案管理作为企业发展和运营的重要工作内容，在企业发展日新月异的情况下，也需要及时转变管理理念和方法，才能跟得上企业发展的步伐。在档案管理中，主要是对企业知识、资源和信息等的管理。在新的经济形势下，为了保证企业的竞争地位，需要在档案管理中引进知识管理理念。知识管理是最新的管理理念，具体来说是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动，其与档案管理相比，有一定的共性。在知识管理理念下开展的档案管理，可以更好地发挥档案资源的优势和作用，为企业发展做出更大的贡献。

2 知识管理与档案管理的共性

知识管理是最新的管理思想与方法，融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念等内容，是企业管理的一部分。对比知识管理和档案管理，两者的共性主要有四点：一是对象重叠，档案管理是针对文件、档案等书面或电子形式资料进行的管理，知识管理是对知识与信息进行的管理，其中文件与资料属于知识的范畴。所以两者在管理对象上存在一定重叠。二是目的相同，档案管理是推动企业档案信息实现共享，为服务对象提供更全面的信息查询和使用服务;知识管理是促使知识信息的价值得以实现，提高服务对象的能力。所以两者都是给服务对象提供知识或档案的服务类型，为了满足服务对象对于知识与档案的使用需求。三是流程相似，档案管理包括档案资料的收集、整理、归档、监督、一体化管理等;知识管理包括知识的积累、汇合、整合、评价、传输等。两者的管理流程十分相似。四是手段类似，在目前来说，两者采取的管理方法基本都是信息化管理，借助信息技术和系统软件等，对数据信息进行智能化管理。

3 传统企业档案管理模式中存在的主要问题

3.1 对其重要性认识不足

企业领导人员和档案管理人员不重视档案管理工作的开展，对其重要性认识不足。企业更重视业务工作的开展，忽视了对业务相关档案资料的归档和管理，导致很多业务活动的资料出现遗失;档案管理人员在进行管理时不够仔细，敷衍了事，态度不认真，影响资料归档和工作开展，而且也影响档案收录信息的真实性和完整性，存在很多错漏;在互联网的冲击下，企业多是普及使用信息系统进行档案管理，但是基础设施配备不足，档案管理人员的信息化水平不高，不注意进行提升，影响信息化建设水平。

3.2 管理制度不规范

我国一直坚持推进企业档案管理工作，建立了相应的管理制度和办法，但因为企业档案管理工作涉及的内容丰富，涉及面广泛，政策性较强，变动较高，标准要求也较高，因此现有的管理制度和管理程序不太适合。特别是因为企业体制改革等事项的出现，使得档案管理目前正处于新旧管理制度的交替时期，管理模式表现出旧制度的突破以及新制度的不足，所以导致整个档案管理工作标准化和规范化不足，在档案资料的归档、分类管理以及保存等都存在一定不足。

3.3 档案管理人员能力不足

企业档案管理人员的能力不足，当前企业招聘管理人员时对其专业性要求不高，很多时候都是关注表面工作，走后门现象非常普遍，所以真正有能力的档案人员无法凸显出来。很多档案管理人员对自身的工作没有责任心，法律意识不强，态度不认真，积极性较差，甚至可能出现违法乱纪行为，影响工作开展。部分档案管理人员未经考核直接上岗，无法适应岗位要求，也影响档案管理工作的实效性。

4 知识管理背景下的企业档案管理模式构建策略

知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。在新时期，随着时代的发展，企业之间的竞争越来越依赖于技术层面的竞争，因此企业所拥有的知识的力量对于占据良好的市场竞争地位有积极意义。但是如何借助知识管理为企业创造竞争优势，保证企业的持续发展，是企业管理中遇到的挑战。

4.1 创新管理理念

时代的发展使得信息技术在企业中的应用十分普遍，而档案管理作为一项复杂的工作，引进先进的信息技术可以提高管理效率。在市场竞争越来越激烈的背景下，档案信息资源的获取和价值挖掘对于企业发展十分重要，这不仅是记录企业发展历程的资料，也是推动企业信息化建设的重要途径。因此企业需要转变档案管理理念，引进先进的档案管理模式和方法，重视档案管理工作。

4.2 完善信息化管理手段

在互联网时代，企业档案中的电子文件越来越多，使用传统的管理模式无法统一管理，所以企业要认识到信息化建设对于档案管理的意义，积极引进先进的信息技术和设备，实现信息化档案管理。档案管理人员要有能力借助信息技术实现对档案内容的详细分类、归纳和整理，并借助软件进行深入分析，分析档案内容的实际价值，在此基础上进行管理;将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的框架中，配合企业信息化建设工作的开展，建立档案信息化管理系统，提供对档案信息的实时更新、录入、查询等服务。另外要重视档案信息的网络安全水平，尤其是企业的电子档案资料数目庞大，对于安全保存和保密有更高要求，需要重视网络防护手段的提升。

4.3 建立科学档案管理制度

在知识管理背景下，企业进行档案管理还需要建立科学的管理制度。企业要按照档案管理的标准和规定，针对知识管理的特点，建立科学的档案归类、整理、保存和利用程序和标准，实现规范化管理，保证档案资料完整、及时收集;建立岗位责任制，定期对档案管理工作进行检查，对档案资料和相应活动内容进行查对，出现伪造、遗失等情况时要及时追究相关人责任。

5 结语

档案管理是企业信息资源管理的重点内容，在企业可持续发展战略中发挥着重要作用。而知识管理是最新的管理理念，并与档案管理表现出一定的共性。在知识管理背景下，企业需要创新管理理念，实施信息化管理，建立科學的档案管理制度，提升档案管理的水平和效率，从而为企业发展和决策提供合理依据，推动企业的良好发展。

参考文献

[1]闫蕊芳.知识管理背景下的企业档案管理模式研究[J].科技创新导报，2018，（35）：139-141.

[2]叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案，2019，（05）：80-81.