探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径

刘娜

摘 要：单位开展工作的过程中，办公室成为核心部门，其中涉及的复杂的工作要进行合理完善。档案工作是办公室工作中的重要方面。实行规范化管理工作模式，提升管理的效率和质量。然后，从实际情况分析，档案管理工作开展的过程中，涌现出了问题，这会影响档案管理的质量和效率。档案管理所彰显出的系统性和专业性，要在规范化管理工作中，提升管理素质和质量。所以，文章立足档案管理工作的实际情况，完成了规范化管理举措。

关键词：办公室;档案管理;工作效率;提高途径

办公室开展档案管理工作的时候，要提升工作的效率和质量。在提高工作效率质量的过程中，制定出完善的途径。从办公室档案管理的遵循原则出发，让工作十分严谨，内容上要十分准确。同时，面对办公室档案管理中存在的问题，要对其引起重视，从问题的有效解决角度出发，对其进行合理的完善和整合。通过优质的档案管理工作激发，实现办公室管理工作的顺利发展和进步。

1 办公室档案管理过程中存在的問题

第一，没有对办公室档案管理工作引起重视。在开展工作的时候，专门的档案管理部门关注档案管理，但是在其他的单位中就忽视了档案管理工作。其他单位领导和关注点放在了业务上，明显没有十分重视档案管理工作。同时，在没有认识到办公室档案管理工作重要意义的情况下，运用传统管理理念和形式进行工作，资金等投入不够完善导致档案管理工作没有充足的支撑。这样，办公室档案管理工作拥有了安全风险，对档案管理工作的顺利开展起到了不良影响。

第二，办公室档案管理工作开展的过程中，并没有较强的信息安全意识。信息网络技术在运用的过程中，从社会发展角度出发，办公室档案管理工作随之出现了转变。这样，从之前的纸质档案管理模式转变为现代信息化储存管理形式，管理理念上也出现了变化。由封闭式的管理形式转变为开放式的档案管理形式。在这样的环境下，也出现了很多安全性问题。一些人就会对其中存在的漏洞进行档案损坏，档案信息面临着泄露等不良安全问题[1]。在档案库遭受了攻击的情况下，单位就会受到影响。

2 提高办公室档案管理工作效率的有效途径

2.1 提高档案管理工作的重视

对办公室档案管理机制进行完善，实行多种的举措，让各个部门对其引起关注和重视。在此情况下，形成正确的认识和理解。第一，办公室档案管理工作人员要对档案管理工作引起一定的重视。针对工作人员开展定期的培训，让档案管理工作人员对档案管理知识和技巧进行合理化掌握。在这其中，工作人员就可以认识到档案管理对办公室发展所产生的重要意义。第二，形成科学和完善的奖惩机制，这可以对档案管理人员进行约束和监督，实行严格和谨慎的态度。对档案信息进行合理处理，让档案工作人员开展管理工作的时候拥有十足的成就感。最终，让各个部门工作人员为档案管理工作做出自己的

贡献。

2.2 强化信息安全技术的运用

社会信息化发展步伐不断加快的背景下，办公室档案管理工作开展十分关键，要在安全上引起一定的重视和掌握。这要形成十分明确的安全意识。工作人员积极参与到各种档案信息防泄漏工作之中。在加大工作力度的情况下，保证档案管理工作的质量和效率。同时，档案管理工作人员还可以接受相应的专业知识培训，单位内部定期进行档案管理工作的培训。让管理人员借助先进的档案管理理念和形式，让工作人员拥有较强的安全意识，也会形成较强的专业素养[2]。这让安全管理更加有效，防止出现较多的安全问题。工作人员形成完善应急纠错，针对档案管理中存在的安全问题进行解决。从合理的安全管理制度出发，对其中可能会存在的安全隐患进行重点预测。针对安全问题制定出合理的应急处理举措，让问题的应对机制十分优质，信息安全技术运用带动档案管理工作的有效发展。针对办公室内部信息管理，开展加密处理模式。信息数据运用时候，要以层层密钥开启为基础，保护办公室信息数据更加安全和高效。

2.3 实行规范化档案信息管理

办公室档案管理工作开展的时候，存在一个十分明显的特点就是管理的程序展现出规范化。办公室档案展现出程序化管理模式，其中涉及的内容往往有档案调卷、立卷和存档。开展办公室档案程序化工作的时候，要在管理中对工程的简单流程进行确认，让档案工作更加科学，祛除那些复杂的工作内容和流程。档案管理工作人员自身展现出较强的职业责任感，让档案信息更加准确，让档案管理工作顺利开展，拥有较强的准确率[3]。这其中，档案管理工作人员，会让档案变得真实，为其他工作的开展提供准备。管理工作要指定专门人员进行管理，开展权限管理模式。信息借阅和浏览等要实行申请等形式，这是进一步规范档案信息管理工作的基础和前提。

2.4 提高管理人员的综合素质

开展办公室档案管理工作的时候，要让工作人员认识到自身能力对档案管理工作进行完善的重要意义。让档案工作人员拥有发展和学习的机会。向工作人员传授更多的专业知识。档案工作人员能够对工作中所涉及的各个环节进行重点把握，面对事件的时候应有较强的处理能力。除此之外，还应该给予档案管理工作人员相应的意见，让各个部门之间工作人员进行密切沟通和交流，实现共同进步和发展。同时，让档案工作人员学习计算机操作知识，提升操作技能和水平。这会进一步提高档案管理工作的质量。办公人员要学会运用办公自动化软件，将其和档案信息管理结合，以此实现档案信息管理工作个性化发展和高效运行。

3 结论

综上所述，企业单位想要获得发展，办公室的档案管理工作就要不断得到完善和升华。所以，开展办公室档案管理工作的时候，形成规范化的管理制度，让管理工作的水平和工作质量得到全面提升。日常开展档案管理工作的时候，要对规范的流程进行重点完善，让办公室档案信息化管理工作拥有较强的工作支撑。工作人员素质得到提升，为办公室的档案管理工作顺利发展。

参考文献

[1]刘洋.试论提高办公室档案管理工作效率的几点思考[J].办公室业务，2017（21）：86.

[2]林杰.提高办公室档案管理工作效率的途径[J].科技经济导刊，2017（14）：222+224.

[3]姚伟燕.办公室档案管理工作效率的提升途径分析与阐述[J].办公室业务，2017（09）：100.