中学人事档案与办公室人事工作的相关性分析

2020-03-27 12:23张惠
卷宗 2020年3期
关键词:人事工作档案资料教职工

张惠

摘 要:文章论述了中学档案与办公室人事工作之间的关系,并说明人事档案的重要性,分析开展中学人事档案管理存在的问题和不足,最后提出解决这些问题的方法,思考完善中学人事档案管理的途径,为中学开展办公室人事工作奠定良好基础。

关键词:中学档案;办公室人事工作

1 引言

对于中学来说,教职工的管理工作是开展日常管理的重点,而在学校开展教职工的管理工作,主要是进行办公室人事工作,而教职工的资料,包括他们的人身经历、能力水平、工作表现等,是开展管理工作的基础,而这需要档案资料的配合进行。[1]人事档案是开展办公室人事工作的基础依据,也是记录教职工原始资料的凭证,中学档案与办公室人事工作之间存在紧密的联系,本次就对此进行分析,探究人事档案的重要性,研究如何提升人事档案管理水平。

2 中学档案与办公室人事工作的关系

对于中学办公室人事工作的具体内容,主要涉及全校教职工的调资、晋升、绩效工资的核算及发放;教职工的退休审批,及在职教职工的三险一金(养老、医保、工伤、公积金)的申报征缴;新招聘教师的入编及工资办理,教职工人事聘用合同的签订及到期续签;全校教师的职称聘任、职称工资挂钩、岗位设置及岗位变更、变更后工资挂钩,到办理完后全部收集、整理、归档。从这些业务不难看出都离不开档案管理,离不开对档案资料的收集和应用。比如办理社保项目,就需要掌握教职工的身份、职务、性别、出生时间、参加工作时间、参保时间、身份证件号及工资基数等资料,需要个人承担的保险费用进行每月工资扣除,统一缴纳统一完税。这些业务意味着,中学档案与办公室人事工作之间关系紧密,档案是开展办公室人事工作的基础资料,每个人都有自己的人事资料,办公室人事工作的工作结果,就是要把每人的人事材料归纳到档案中去,形成更完善的档案资料。比如某位教师职称晋升后,就需要把本人晋升职称的材料再收集整理入档。而且随着老一辈教职工的退休和新教职工的入职,具体工作都由办公室人事工作负责,同时相应的档案资料都要有所变动,对应人事工作的开展。[1]

3 中学人事档案的重要性

中學人事档案涉及的内容较多,比较复杂,进行管理的流程较多,还需要多个职能部门的参与和帮助。人事档案代表的是某个人的个人身份,出生时间、参加工作时间、教育履历、工作履历、家庭情况、籍贯、居住地等,还有本人的道德品质、能力表现、工作成就、教学荣誉等。人事档案是个人的原始资料,录入了基本上从出生到现在的人生经历。对于学校来说,人事档案涉及教职工的入职、职务晋升、教育经历、教育表现、社保等内容,是进行人事管理的基础资料。学校对教职工进行考察、评价、安排等,都需要建立在人事档案的基础上,是学校挖掘优秀人才、发展师资力量的重要参考依据,也是学校对教职工进行任免、晋升、奖励、调动等工作的合法依据。学校进行人才引进、薪资安排、岗位轮换等工作,都需要根据真实可靠的人事档案作为依据。[1]而需求的人事档案信息的获取,离不开人事档案管理工作的进行。所以充分挖掘人事档案价值,提升人事档案管理水平,对于中学管理工作开展有积极意义。

4 中学人事档案管理中存在的弊端

4.1 对重要性认识不足

中学领导人员和档案管理人员不重视人事档案管理,对其的重要性认识不足。学校更重视教学工作的开展,忽视了对人事档案的归档和管理;档案管理人员在进行管理时不够认真仔细,敷衍了事,影响资料归档;部分教职工不能真实准确的填写档案资料,导致档案收录的信息真实性和完整性较差,存在很多错漏;在互联网的冲击下,越来越多的职工表现出思想倦态与参与积极性不高的问题,不能主动配合人事档案管理工作的开展。[1]

4.2 管理制度不规范

我国一直坚持推进人事档案管理工作,建立了相应的管理制度和办法,但因为中学人事档案管理工作涉及的内容丰富,涉及面广泛,政策性较强,变动较高,标准要求也较高,因此现有的管理制度和管理程序不太适合。目前正处于新旧人事档案管理制度的交替时期,管理模式表现出旧制度的突破以及新制度的不足,所以导致整个人事档案管理工作标准化和规范化不足,虽然学校教职工的人事档案是随人走的,但也不利于人才流动,人事档案的归档、分类管理以及销毁等都存在一定不足。[1]

4.3 管理实效性不强

中学人事档案资料比较空洞,内里价值不高,很多就是教职工的基础资料,没有什么利用价值;部分学校认为人事档案没什么用,所以对新入职教职工建立档案时比较随意和马虎,很多资料填写不全,学历、职称、工龄等记录不完整,与实际情况不匹配,影响到办公室人事工作的开展;档案资料的保存工作不到位,档案室设置不先进,导致部分档案资料受损。[1]

5 如何完善学校人事档案的管理

5.1 推进规范化管理

中学人事档案管理要注重实现规范化管理。学校需要收集其他学校进行人事档案管理的标准和规定,实现统一管理;严格按照《档案法》规定,针对学校人事档案的特点,建立科学的档案归类、整理、保存和利用程序和标准,实现规范化管理,保证档案资料完整、及时收集,同时进行定期检查,对档案资料和教职工人生轨迹进行查对,出现伪造要及时追求相关人责任。[1]同时建立保密制度,要求档案管理人员严格遵守,禁止无关人员进入档案室,禁止将档案资料带出档案室,禁止向无关人员谈及档案信息,在每天下班前进行全面检查,做好安全防护。[1]

5.2 提高信息化管理意识

中学要认识到信息化手段对于档案管理的作用,积极引进先进的信息技术和设备,实现信息化档案管理。学校档案管理人员可以借助信息技术,对档案内容进行详细分类,分析不同类别档案的作用和价值,在此基础上进行管理;重视档案信息的网络安全水平,尤其是学校的电子档案资料数目庞大,对于安全保存和保密有更高要求,需要重视网络防护手段的提升。将档案信息化建设纳入学校整体信息化建设的框架中,配合学校信息化建设工作的开展,建立人事档案信息化管理系统,提供对档案信息的实时更新、录入、查询等服务。[1]

5.3 重视档案管理人才建设

中学要重视档案管理人员水平的提升,以及对教职工资料了解程度的提升,使其不仅要有丰富的档案管理理论知识,还要有熟练的档案管理技能和计算机操作能力,可以熟练应用软件进行人事档案管理,还要掌握自己学校每位教职工的人事变动信息,及时进行入档更新和保存,同时可以档案内容对应,避免出现差错。[1]中学要提升档案管理人员的档案信息化管理意识,让他们认识到这项工作对于学校发展的积极意义,从而能够认真对待人事档案,自主进行保存和整理;另一方面提升档案管理人员的档案信息化意识,认可信息化管理模式的应用,结合本单位学校的特色,思考如何有效进行信息化管理。加强对信息化管理方面技术的培训和提升,提高信息化水平和能力,能够根据不同的档案类型进行信息化管理。能够跟随学校教职工的变动,注意进行资料收集和整理归档,重视人事档案的实时更新。

6 结语

中学档案与办公室人事工作的开展息息相关,联系紧密,中学要重视人事档案的重要性,提升人事档案管理水平,推动人事工作的开展。

参考文献

[1]何玉辰.学校档案与办公室人事工作的关系[J].办公室业务,2012,(6):126.

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