科技档案管理过程中如何强化档案的展览和咨询服务

摘 要：在县区级科学技术馆中，科技档案管理是日常工作中必不可少的一部分。科技档案展览和咨询服务工作与正常的档案管理工作相同，是档案馆（室）为利用者服务的一种方式。它是以档案为根据，通过展览和个别解答问题的方式，向利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的一项服务性的工作。

关键词：科技档案展览;档案展览;咨询服务;档案咨询;科技档案;档案;展览;咨询

科技档案管理在企业、事业单位和在城市建设工作中都是一项技术基础工作，为科技生产活动提供技术条件，为组织管理工作提供信息依据，是生产技术管理、科研、设计管理或城市建设管理等的一个组成部分。其管理机构通常为档案室或档案馆。国家或专业主管部门的科技档案馆是科学技术事业单位，代表国家或专业系统收集和保管需要长久保存的重要的科技档案的基地。在更大范围内组织和开发利用科技档案信息资源，实现科技档案信息的社会共享。

1科技档案展览

举办科技档案展览是一项具有政治性、思想性、科学性和艺术性的工作，必须认真组织好，科技档案展览的组织工作包括：

1.1选定展览的主题。举办展览应有明确的目的性，选好展览主题是搞好展览的关键。选题要配合国家的中心任务、重大政治事件或社会主义现代化建设中一些重大的、急需解决的关键性问题。题目选对了，展览的效果就传代好。题目的大小要适当，题目过大，科技档案过多，质量深度不易保证，题目过窄，感兴趣的群众少。

1.2精心选材。围绕展览的主题，精心选出展品，是组织展览过程中最重要的一环。科技档案展览内容的思想性、科学性和展出效果如何，科技档案的内容和种类的选择具有决定性的意义。展出的科技档案材料是最能表现和反映主题的材料，能正确提示事件或事物本质，具有长远查考价值的材料，要充分注意展览内容的客观需求，注重社会性，避免档案馆单方面的主观意愿。

1.3编制展品和编写说明。展品一般按专题编排，每个专题内再按事件和时间的顺序排列，既要照顾到一个专题内科技档案的集中和系统性，又要照顾到各个专题间的相互联系，使人看后既感到材料丰富、全面，又觉得主题明确、重点突出、层次分明，展览的各个部分之间形成一个有机整体。为了使观众一目了然，要为展览编写前言，在每个部分或专题之前，写明题名、提要和介绍。

1.4陈列展出。综合性与专题性展览的展出场所选择对展览的效果影响甚大，档案馆必须要结合展览的重要程度，精心挑选适宜场地。展出后，应注意搜集和听取观众的意见，不断改进工作。

2科技档案咨询服务

在科技档案利用过程中，经常遇到这样的情况：利用者由于各种原因，往往是带着亟待解决的疑难问题，来档案馆（室）查询利用科技档案。他们对馆（室）藏科技档案材料的内容和成分不够了解，对科技档案管理的原则和方法也不清楚，对需要查阅的科技档案检索要素诸如作者、年度、题名与所属全宗都说不清楚，只能提出所要解决的问题或者提出一些零散的线索。为解答利用者提出的问题，需要有专人承担利用者与科技档案之间的媒介作用。同时咨询服务还应面对社会，为还不了解科技档案工作或不知道每一个公民都有利用科技档案的权利的人们解答各种疑难问题，扩大科技档案的影响，起到向社会宣传科技档案的作用。

2.1科技档案咨询的种类。科技档案咨询的种类，可从不同角度划分。

2.1.1按内容性质，可分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。事实性咨询是指档案馆（室）为解答利用者某一特定问题而进行的咨询服务。如利用者要求获得某一具体事件发生的时间、地点，某一会议的召开时间、会议内容和参加人数等。指导性咨询，是指档案馆（室）对科技档案用户在查阅科技档案时所发生的疑难问题进行指导服务。如指导科技档案用户掌握使用科技档案检索工具以及查找科技档案材料的方法，解答科技档案用户在利用科技档案过程中的知识性咨询等。检索性咨询，是指档案馆（室）根据科技档案用户的利用需求，有计划、有组织地帮助利用者获得某一方面的科技檔案信息而提供的服务，也称情报性咨询服务。如利用者需要某一个学术性研究课题有哪个单位或个人正在进行研究，搞到了什么程度，有什么成果可以利用等情况，某一个专题的材料保存在何处等。针对这些问题科技档案服务人员需要调查研究，确定范围，明确检索途径，查找出有关科技档案材料或提供进一步检索这方面的材料的线索。

2.1.2按科技档案咨询的难易程度，可划分为一般性咨询和专题性咨询。一般性咨询是针对利用者在利用科技档案中提出问题进行解答性服务。如档案馆（室）基本情况，利用科技档案的规章制度，馆藏科技档案的内容和成分，某一机关或某一人物的科技档案是否在馆内保存，利用声像档案、照片档案、缩微档案方面的知识等。专题性是指为解决利用者急需解决的课题或专题而提供的服务。利用者为完成一个课题，要求档案馆系统地提供有关的科技档案材料，这就要求咨询人员与专业人员共同研究制订方案，有计划、有重点地查找科技档案，进行针对性地服务。这种服务针对性强、涉及面广、发掘程度深，需要科技档案数量大，要求科技档案人员进行综合思维和分析并与利用者互通信息、密切合作，才能取得成效。

2.1.3按利用者向科技档案部门提出咨询问题的方式，或划分为口头咨询、书面咨询和电话咨询。口头咨询是利用者来馆（室）查阅科技档案的过程，可能遇到许多疑难问题， 要求科技档案人员帮助解决。利用者提出的咨询问题多种多样，有的要求查找某一事实或某个专题的科技档案材料，有的要求介绍馆藏科技档案与检索工具的使用方法，有的要求解答某一名词术语扩大查找线索。接受口头咨询时，科技档案人员与利用者直接交谈，弄清其意图、要求，问题的中心实质，善于从利用者的谈话中进一步获得解决问题的线索。书面咨询是指远离档案馆（室）的单位或个人，写信来咨询。电话咨询一般多用于处理利用者急需解答的咨询问题。

2.2科技档案咨询的步骤

参考咨询工作的步骤一般为：（1）接受咨询问题，建立咨询记录。（2）研究分析问题。只有对利用者提出的问题了解具体，找出问题的关键所在，考虑所需科技档案材料的范围，才能使问题的解决针对性强，才能有助于提高咨询工作的质量和服务水平。（3）查找科技档案材料。在调查研究的基础上，按照已确定的范围，选定检索工具，明确检索途径和方法，查找有关的科技档案材料。（4）答复咨询问题。经过一系列工作，找出利用者所需的科技档案材料后，即可答复咨询问题。答复咨询的方式，依具体情况而定。可分别采用，直接提供答案，提供科技档案复制件，介绍有关查找线索等等。

对科技档案实行专门管理，是近代工业革命以后出现的，是社会化大生产和专业分工的产物。西方国家的工厂企业和科技事业单位，视科技档案为重要财富，把科技档案管理强调为发展经济、开发技术不可缺少的必要条件。苏联的科技档案管理工作，从理论到实践都比较健全，国家重视对科技档案的科学管理和开发利用。中国从 20世纪 50年代开始建立并加强对科技档案的管理。1957年国务院批准的《关于改进档案、资料工作的方案》，是建立和加强科技档案工作的第一个文件。1960年和1980年国务院先后批准发布的《技术档案室工作暂行通则》和《科学技术档案工作条例》，是指导中国科技档案实行科学管理的重要法规。中国的科技档案管理工作是国家档案事业的重要组成部分。

作者简介：

闫雪（1978.12-），女，汉族，吉林乾安人，现任职于吉林省松原市宁江区科学技术馆，研究方向为档案管理。

（吉林省松原市宁江区科学技术馆，吉林 松原 138000）