电力企业档案数字化管理存在的问题与对策分析

燕丹

[摘 要] 近年来，数字化技术的发展速度加快，与此同时，该技术被广泛应用于各行业中，取得了迅猛发展。数字化技术不仅可改变学习方式，还能够改变工作模式。目前，已经有不少企业开始在档案管理中应用数字化技术，用新型档案管理方式替代传统的方式。不过，受主观与客观因素影响，仍有部分电力企业在发展期间，缺乏对档案数字化的管理，致使管理存在许多问题。基于此，文章首先阐述档案数字化的作用；其次探讨档案数字化管理的问题；最后，研究档案数字化管理问题的解决对策。

[关键词] 电力企业；档案；数字化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

信息化程度的加深，为档案管理工作带来机遇的同时，也带来了相应的挑战。档案管理工作未来的发展趋势，是管理电子化、数字化。档案数字化管理，能够有效保护档案原件资料，同时提高档案信息化水平。因此，本文的研究具有比较现实的价值[1]。

一、档案数字化作用

企业档案管理实现数字化，具有突出的作用。一方面，可提高企业档案信息化水平。企业重视档案数字化管理，是贯彻落实国家关于档案管理发展规划的要求，在提高企业档案信息化水平方面，具有突出作用。另一方面，可促进企业可持续发展[1]。档案的數字化，能够以数字化档案替代原档案，可在一定程度上实现对原档案的保护，同时，利用数字技术，可有效将字迹蜕变或对模糊的档案材料进行恢复，对于企业的发展具有重要意义。

二、电力企业档案数字化管理中的问题分析

（一）档案数字化管理的分工与标准规范不明确

根据对电力企业档案数字化管理问题的分析，发现其管理分工与标准规范并不明确。档案数字化管理中，其归档主体是计算机，管理人员以操作计算机的方式，录入、扫描档案文件，并将其保存在磁盘中。可以看出，在档案数字化管理中，计算机的作用比较显著[2]。但是受多种因素的影响，电力企业档案管理人员并不能够很好地适应此种工作模式，导致工作性质的分工也存在不明确的现象。此外，档案数字化管理方式下，无论是档案信息的存储，还是档案信息的查阅，都发生了改变。协同办公系统与档案管理两个系统资源不能共享，录入长期处于低效率状态。而国家和电力企业并未结合实际情况，制定出统一的档案数字化管理标准规范，导致档案管理无据可循[2]。

（二）缺少对网络的利用且服务对象相对单一

数字化技术的应用，离不开网络的支持。而不少电力企业在档案数字化管理中，对网络的利用率并不高。目前，电力企业档案在数字化服务与传统档案服务的差异，并不十分显著。档案数字化管理，并未借助网络资源优势，实现对档案服务的创新，很少有电力企业在档案数字化管理期间，构建管理中心或是相应网站，导致档案数字化管理水平偏低。此外，档案数字化管理的服务对象单一[3]。从整体来看，其服务对象多以电力企业管理者为主。其服务对象比较单一，无法及时满足普通员工、消费者等群众的需求，不利于电力企业档案管理的发展。

（三）档案数字化管理人才队伍业务素质偏低

在电力企业档案数字化管理中，管理人才对于数字化管理质量、效率，有较大的影响。目前，电力企业管理者缺乏对档案数字管理的重视，导致档案数字化管理人才短缺，相关从业者无论是专业能力还是综合素质，都普遍偏低。尤其是部分档案管理人员的学历不高，没有较强的责任心和耐心，对待档案管理工作不认真。也有部分档案管理人员因待遇不高，身兼多个职位，工作变动比较频繁，无法全身心地投入到档案数字化管理中，致使工作业务水平不高[3]。

三、电力企业档案数字化管理问题的解决对策研究

（一）明确数字档案管理分工并确定标准规范

电力企业档案数字化管理中，针对其管理问题，应明确数字档案管理分工并确定标准规范。档案管理人员要加强对档案管理工作的关注与重视，充分认识数字化与传统化两种档案管理方式的差异。尤其是要通过不断学习，掌握数字化管理模式。要从统一角度上，对档案管理内容加以规划。在工作前期，要向相关审核人员提供比较全面的档案数据资料，构建出完善的监督管理机制，确保所有档案管理工作能够在监督下完成。此外，应以同步管理的方式，管理纸质与电子档案，并实行相同的管理标准，依据管理标准的内容，合理控制档案管理流程。在明确分工数字档案管理时，电力企业要设置专门的电子文件管理人员、相关技术维护人员。其中，电子文件管理人员的主要工作职责是正确录入档案信息，并对信息进行扫描，有条理地将数字归档，此类人员的工作性质，属于档案管理。相关技术维护人员的主要工作职责，是借助先进的数字化技术，确保各种软件、硬件有序运行，妥善保管数字档案，此类人员的工作性质，属于信息技术。除此之外，电力企业要结合其发展现状，依据档案工作的经验，制定与自身发展相符合的档案管理标准规范，并在标准规范中明确规定档案管理人员的职责[4]。

（二）提高数字档案管理利用率并扩大服务范围

在档案管理工作中，比较常规的内容是对档案进行保存、管理。同时，要向外部相关有需求的人提供原始性档案认证资料。无论是对档案的保存，还是对档案的管理，都需要严格遵循国家出台的相关法律和条例，积极提高数字档案管理利用率，并扩大服务范围。从可持续发展和管理现代化和信息化发展角度而言，数字化带给企业的优势，需要以档案管理与综合服务的方式体现出来。因而，电力企业建设档案数字化时，要提供高质量的服务，在现有档案数字化管理的基础上，主动加强对网络的利用，创新档案的服务模式，构建合理化的档案数字管理中心或是网站，使电力企业可借助平台，及时检索、查阅档案相关信息。在此基础上，以档案数字管理中心、网站为前提，衍生多种服务。比如，自动上传电子档案服务、自动下载电子档案服务、自动查询相关档案信息服务等。当然，在此期间相关员工也要重视档案信息的安全性、真实性与可靠性。此外，由于电子文件保存的档案信息极容易被篡改。所以，电力企业档案数字化管理期间，要以水印、加密等方式，确保档案信息的安全。

（三）加强对档案数字化管理人才队伍的培养

电力企业应加强对档案数字化管理人才队伍的培养。具体培养方式可概括为招聘培养、培训培养两种。在招聘培养中，主要是通过内部招聘和外部招聘两种方式，积极招纳有能力、素质高的档案数字化管理人才，要求应聘者具备专业的档案管理知识，对计算机有一定的操作能力。无论是内部招聘还是外部招聘，都要对应聘者面试、随机考察，了解应聘者对突发事件的应对能力和经验等。同时，注重择优录取，避免走后门现象，从根本上提高电力企业档案数字化管理人才水平。在培训培养中，对于在岗的档案数字化管理人员，可以不定期派遣其外出学习，通过前往优秀企业学习档案数字化管理经验的方式，积累更多经验，与自身企业发展实际相结合。此外，也可定期组织培训，培训内容包括档案数字化管理专业知识、技巧、综合素质等，以考核的方式了解员工培训结果，考核达到相关指标方可继续工作。

四、结语

现代社会发展进程中，已经有不少企业在档案管理中，开始关注数字化技术。尤其电力企业，在电力工业不断发展的形势下，档案信息日益丰富，需要新技术对档案管理加以支持。档案数字化管理，能够在一定程度上提高档案信息的管理安全性。文章在掌握档案数字化作用、管理问题的基础上，分别从明确数字档案管理分工并确定标准规范，提高数字档案管理利用率并扩大服务范围，加强对档案数字化管理人才队伍的培养等方面，重点研究电力企业档案数字化管理问题的解决对策。希望本文的探究，能够为日后提高电力企业档案数字化管理水平提供参考。

参考文献：

[1]钱文婷，郭鑫宇.关于供电企业档案数字化管理的几点思考[J].企业文化，2019（7）：195.

[2]姜旻.电力企业档案数字化管理的意义及注意事项[J].城建档案，2014（11）：52-53.

[3]李娜.电力企业文书档案管理中存在的问题及对策解析[J].中外企业家，2018，605（15）：76.

[4]杨春霞.解析内蒙古电力企业数字化档案管理体系建设[J].内蒙古科技与经济，2016（20）：21-22.