图书档案管理系统在图书管理中的应用研究

尹岚

摘要：虽然现代社会发展的非常快，信息技术和电子产品变多了，但是人们还是没有抛弃书籍，反而发现其数量与之前相比又增加了很多，这也对图书管理工作产生了影响，需要改进工作方式，解决暴露出来的问题，以便于在现代社会中更好地促进图书馆的发展。本文对此进行了研究和分析，并着重阐述了在图书管理中，图书档案管理系统的有效运用，以便于为图书管理工作者提供参考。

关键词：图书管理;档案管理系统;应用

如今，我们获取信息的方式可以有多种渠道并且非常迅速，但这都是碎片化的内容，并不能体现相关知识点的深层次内涵，因此，图书馆对人们的学习生活来说是不可缺少的一部分，也是获取知识最有效的地方。如今，图书馆中的书籍范围逐渐扩大，种类、数量都只增不减，给图书管理工作带来了一定的难度，管理者难以高效分类众多图书，成为了一个亟待解决的问题。目前来看，我国大部分的图书管理工作都是靠人力来完成的，并且需要耗费很大的精力，难免会出现错误，因此，我们要注重对于图书档案管理系统的应用，以便于能对图书进行高效管理。

1 影响图书管理工作的因素

经过研究可以发现，影响图书管理工作的因素有多种，本文就两点主要因素进行分析：

1.1 图书数量的影响

在图书馆中，书籍的数量越多，管理难度就越大，管理人员相应的耗费的精力也会更多。管理图书并不是一个简单的工作，甚至可以说有很高的难度，它不仅是把书摆放到书架上那么简单，还会需要对其进行分类、放到指定位置以及归档，这都是需要科学、精细化管理的。而且在对图书进行分类的时候也没有统一的方式，有的是根据载体来分，也有的是根据内容，这样也导致了图书的不同类别。因此，图书管理人员需要做到的基础工作就是明确分类方法，之后再具体应用到实际工作中，以保证书籍的有序性、管理的便利性。

1.2 归档效率的影响

除了图书的数量，归档效率也会在一定程度上影响到图书管理工作。因此，管理人员一定要及时整理，尽量减少图书摆放错误的情况出现，不能将其堆放到一起而延误归档，这样只会让后续的工作更加繁琐。此外，如果馆内的图书没有及时补充，也会影响到人们使用，且不利于图书管理工作。

2 对传统图书管理方式的分析

在做图书管理工作的时候，需要对图书的信息进行采集，这项工作较为复杂，并且采集信息的效率低。传统的图书管理方式很少使用到技术手段，一般都是使用人工来记录，并不能保证记录的准确无误性，因此漏记、错记的情况时有发生，给管理工作带来了一定的难度。因此，准确记录图书信息对于图书管理工作的重要性是显而易见的，但是，我们所处的时代与之前大有不同，也给图书管理工作带来了挑战，并且增加了管理的难度，人工的方式越来越不适用了。图书数量增加、类型增多、人们的需求多样化等因素也会影响到管理工作，如果持续使用人工的方式，那么记录出错的情况将会增加，在进行后续查找、分类等工作的时候难度会更大，这样不利于保证图书管理工作的有效性。此外，若是出现了图书增加、撤出的情况，需要人工管理耗费更大的精力，但是并不能提高记录的准确性。因此，管理人员需要注重这一点，并且使用新的方式来弥补其中的不足，以便于提高工作效率。

3 图书档案管理系统在图书管理中的实际应用

图书管理系統是要通过现代技术来实现的，也就是利用计算机来建立。这个管理系统有着自己的优势，比如高效、适用性强。现在很多图书都有自己的编号和条形码了，图书馆内就可以采用扫描条形码的方式录入信息并对其进行分类，这样不仅能够节省人力，还能保证信息准确，即使有些图书我们分不清楚它到底属于哪一类，但电脑可以分辨出来，减少出错的频率。

目前的图书档案管理系统是较为完整的，在使用之前技术人员就已经将书籍类别的设计录入系统，以便于后续使用的时候更加便捷，节省时间和人力。而且，现在对于图书的分类都有了统一的标准了，其中包括图书馆、企业单位，在这种分类统一的情况下，能够更好的使用此系统，在对其进行设计的时候能够更准确，让各个地方的图书管理处都能使用到该系统。此外，此系统内部也有着自己的分类方式，通常是按照载体、内容来划分，在划分的大类别下又存在着更小的类别，精细化程度高，在录入图书信息的时候，此管理系统可以自动将其分好类，对图书管理更加地有序。

由于现在图书的数量非常多，靠人力是无法完全准确记忆的，因此，就需要将其整理成档案，将同一类型的放置在一起，这种电子档案不仅能够较好地保存图书信息，还能做好备份工作，若是需要用到这些信息了就可以复制一份，操作非常简便有效，使用人力的情况也会减少许多，减少其工作量。此外，即使需要保存纸质版的档案，也不用员工花费很多的时间来抄写，而是可以将电子版的打印出来使用，这样不仅节省时间，还避免了抄写出错的情况。而且图书管理系统可以及时了解书籍的信息，若是想知道有需要上架或者下架的，不用再人工进行检查，而是可以利用此系统查找信息，提高了工作效率。因此，图书管理系统的应用在当下是很有效且有必要的，对于图书管理工作来说，能够减少人力资源的使用，并且节省管理时间，提高管理效率。

此系统不仅能够帮助图书管理者，还能够在很大程度上帮助到借阅者。以前他们在借书的时候需要向管理人员咨询位置以及余书量，这样会花费很长的时间才能得知到想要的信息;而现在借阅者只需要借助这个管理系统，将所需图书的书名或者编号输进去就可以知道图书的所在位置，也能了解到馆内现在有没有这本书，节省双方的时间。此外，对于图书管理员说，在对图书进行增删的时候，不需要人工进行记录、查找了，只需要用系统扫描就可以完成这些事情，使得他们在做管理工作的时候能够有效、迅速，减少管理工作的复杂性。而且节省下来的时间还可以关注图书的质量问题，对于旧书应该及时撤出，以保证在放置新书的时候没有冲突。

4 结束语

从目前实际应用的效果来看，图书档案管理系统是非常有用的，能够给图书管理工作提供很大的帮助，使其更加的便捷，提高管理员的工作效率。因此，我国的各个图书馆要注重引进并运用图书档案管理系统，积极开展图书管理工作，从而全面的提升图书管理的质量与水平。

参考文献：

[1]宣贵章.图书档案管理系统在图书管理中的应用[J].办公室业务，2017（19）：176.

[2]杨伟健.试析计算机技术在图书档案管理中的应用[J].才智，2016（22）：260.