现代企业档案管理优化对策分析与研究

龙益丹

摘 要：档案管理作为现代企业革新发展的重要内容，影响着整体运营效果。本文在了解当前供热企业发展情况的基础上，结合近年来档案管理展现出的重要地位，明确新时代发展对现代企业档案管理提出的要求，分析如何进行管理优化，并提出有效对策，以此加快现代企业发展步伐。

关键词：现代企业;档案管理;思想教育;工作能力;管理制度

档案作为企业管理中不可或缺的一部分，主要用来记载企业的发展经历，如运营期间的重要事件。在新时代下，随着社会经济和科技水平的提高，现代企业档案管理也面临着全新挑战与发展机遇。尤其是在现代信息技术提出后，企业不仅要转变传统工作理念，还要提出全新的管理对策，只有这样才能保障档案信息的完善性与客观性，以此为现代企业革新发展提供有效依据。因此，下面对现代企业档案管理优化对策进行研究。

1 当前供热企业发展情况分析

城市居民集中供热是现如今城市公共职能的基础内容，影响着每位居民的生活质量。尤其是在北方高寒地区，集中供热涌现出的问题非常严峻。因为供热企业与其他行业不同，不付钱也不能随意切断热源，就算分户计量，也无法不让困难户取暖，所以目前大部分供热企业都是“入不敷出”。其中，最常见的问题为收缴费用难。以北方地区为例，近两年虽然随着经济水平的提高，居民缴纳费用也在随之提高，但从整体角度分析供热收费率依旧在持续降低，且历年拖欠热费可以达到20多亿元。长期受这一现象的影响，将会限制供热企业稳步发展，尤其是在建筑施工项目增加，供热面积越来越大的背景下，随着用户欠缴费用的提高，供热企业亏损现象也会越发严峻[1]。此时若没有提出全新的管理对策，必然会引发经济、社会等多方损失。档案作为供热企业发展的核心内容，对优化供热质量和改善居民居住环境具有积极作用，因此管理人员要从档案工作入手，科学引用现代化信息技术，以此在提升企业档案服务效能的基础上，构建符合企业发展需求的管理体系。

2 档案管理的重要地位

1）有助于利用企业资料。企业从发展初期开始，会有大量资源，如图纸、文件及财务报表等，对这些内容进行科学整理与保存就是档案管理。在新时代背景下，企业决策要结合各类资料进行整合研究，因此对企业领导者来讲，不管是信息还是人才，抑或是资金都占据同等地位，有时信息的重要性会远远高于其他因素。目前，现代企业档案管理尤其是中小民营企业的档案管理意识过于单一，且依旧在沿用传统管理模式，这样不仅无法充分展现档案资料的现实意义，而且难以充分利用企业资源。为了解决这一现象，现代企业管理人员必须要构建全新的档案管理意识，并结合自身发展趋势提出明确的管理制度，以此在科学保存企业资料的基础上充分利用。

2）有助于提升管理水平。对现代企业而言，不管是经营业务还是行政管理都要进行事务性工作，如签章盖印、文印收发等。部门员工要根据原始凭证、文件记录等，按照规定程序制度办理相关手续，同时要有保存原始文件的习惯与意识，这样不仅能保障各环节工作有据可依，而且可以提升整体管理水平[2]。

3）有助于促进企业经营发展。企业档案作为企业在各项经营管理和生产活动中形成对社会、国家及企业发展具有保存价值的资料，具体形式有文字、图标及音频、视频等。在日常管理中，管理人员在累积各类文件资料的基础上，还要加强实践管理水平，并按照特殊规定分类管控各项资源，这样不仅有效利用档案信息，而且可以为现代企业实现预期目标奠定基础保障。

3 如何优化现代企业档案管理对策

1）强化思想教育，明确档案管理价值。思想作为行动的主要依据，为了提高供热企业档案管理水平，必须要从管理人员的思想意识入手，向他们积极宣传档案管理的重要性。只有员工认识到档案管理的独特价值，才能在实践工作中强化档案管控力度，以此提高现代企业档案管理水平。同时，还要强化企业领导的思想意识，确保他们可以在实践探究中发现档案管理的现实意义，而后合理引入先进技术及设备，并积极配合部门员工的管理工作，这样不仅能解决以往企业档案管理存在的问题，而且可以从基础上保障档案资料的完善性与科学性。由此可知，管理人员的关注度决定了企业档案的发展程度，而基层员工的重视度影响着实践工作落实效果。在新时代背景下，供热企业必须要转变传统管理理念，注重组织各部门员工积极参与多样化的思想教育培训活动，以此在了解岗位工作职责的同时，明确档案管理工作内容，而后严格按照规定要求有序落实。

2）提高工作能力，保障档案管理效果。档案管理人员的工作水平影响着整体工作效率，决定了现代企业发展步伐。因此，在了解实践管理问题的基础上，供热企业要整合以往工作经验，合理运用先进技术理念，并提出全新的管理對策，同时还要针对不同需求设计多样化的培训活动，而后组织员工积极参与，这样不仅能提高管理人员的工作能力，而且可以优化整体管理水平。一方面，企业要对员工进行思想教育，确保他们具备良好的职业道德素养，且拥有正确的服务意识;另一方面，企业要根据时代发展做好业务培训，如语言沟通技能、计算机技术等，这些都是供热企业档案管理人员必须要熟练掌握的技能之一[3]。

3）优化管理制度，强化档案管理力度。完善的管理制度有助于保障实际工作有序落实。为了优化自身档案管理水平，供热企业要先整合预期目标提出明确的管理制度。具体内容包含：其一，收集资料、归档及借阅等制度，这一内容主要用来管控部门员工的信息收集及整理工作;其二，资料保密制度，这一内容主要用来强化资料应用的安全性，确保企业信息不会外泄或受损;其三，惩处制度，这一内容主要用来处理运营期间的违规违法等行为;其四，档案管理的晋升制度等，主要用来激发部门员工的工作热情，促使他们拥有更为广阔的发展空间。

4）应用现代设备，优化档案管理方式。随着不同专业的档案管理工具被引用到实践工作中，促使企业在减少人力资源消耗的基础上，提高了整体管理水平。因此，在企业竞争越发激烈的背景下，现代企业必须要加大对先进管理工具的认识，注重结合自身需求进行硬件优化。尤其是在新时代背景下，随着数字化和信息化技术的全面推广，供热企业要想减少数据错误、储存难度等，必须要合理运用各种专业的档案管理工具，这也是未来建设发展的必然选择。

5）改善工作模式，保障档案资料精确性。为了优化供热企业档案管理水平，管理人员要突破传统工作模式的限制，从以往被动管理转变为主动工作，并提出事前介入和事后跟踪的工作模式。这样不仅能减少数据误差，而且可以提升档案管理效率和质量。例如，在处理重要文献资料时提前介入，促使管理人员在旁听及跟进中有效接应对应资料，同时也要加快有关部门收集资料和归档的速度，并做好事后跟踪调查，以此保障最终档案资料的完善性和精确性。

4 结束语

综上所述，在现代信息技术飞速发展中，供热企业要想合理利用现有发展机遇，必须要正确应对档案管理工作的全新挑战。在日常管理中，从市场需求入手，持续优化档案管理对策，并培养及聘用大量优秀管理人员，提出完善的档案管理制度，合理运用现代科技技术及设备，只有这样才能在提升档案管理水平的同时，引导现代企业稳步发展。

参考文献

[1]贾茵.档案信息化的安全管理优化对策探析[J].办公室业务，2017（15）：52-52.

[2]胡积明.企业档案管理模式研究[J].现代企业文化，2017（14）：102-102.

[3]连美琴.高校数字化档案与纸质档案管理对策研究[J].长江丛刊，2018（29）：167-167.