基建项目档案管理的问题与对策

朱英?张凡

摘 要：伴随着我国经济的发展，基础设施建设的步伐也在不断加快，人们开始对基础设施建设的质量提出新的期望，因此国家对基础设施的项目建设的管控也越来越严格，但是传统管理模式下，基础设施建设管理项目观念陈旧，不能很好地适应社会的发展，本文将从基建项目档案管理入手进行问题和对策分析。

关键词：基建项目;档案管理;对策与问题

基建工作作为各行各业发展当中的基础性工作，其发展的好坏起到至关重要的作用。但是对于基础设施建设而言，常常涉及丰富多样的项目和门类，且工作量庞大，内容丰富，涉及多种不同的节点，各节点之间又会存在或多或少的联系，因此大力发展基建项目的档案管理就显得十分重要，这是推动基建工程良性发展的关键性手段。

1 基建项目当中档案管理存在的问题

1.1 由于缺乏重视度，管理观念十分落后

对于企业而言，发展过程中常常都是以利益为导向进行发展的，企业将追求利润最大化作为企业发展的中重要目标，而对于不能够产生更多的企业利润的项目来说[1]，一旦都会出现重视程度不够的现象，对于档案管理而言，其定位常常是“一项费力又不讨好的工作”短时期内根本看不出任何的价值，因此很多企业将基建项目的档案管理放在企业发展过程当中可有可无的环节，备受“冷漠”很多企业将其置于边缘管理的位置，重视程度不够。

1.2 管理手段单一，品质低下

很多企业在错误而落后的管理观念下自然而言不能够形成正确的管理手段[2]，他们通常情况下都是应用单一的手段进行基建项目档案管理，这样单一的手段虽然能够解决一定量的问题，但是对于大范围来说由于没有对症下药，这导致问题一旦出现就很难达到“药到病除”的效果，这使得企业的服务效率低下，很多环节占用过多的人力和物力还操作处理缓慢，不能够在最短的时间内对问题做出正确的响应，这使得企业整个发展不能够完全适应社会发展的要求。

1.3 缺乏对信息化管理手段的应用

目前，我国社会已经进入信息化的时代，基建项目档案管理的手段也开始在信息化的推动下走上快速发展的道路[3]。但是给予很多企业落后的管理观念，认为档案管理只需要通过一些人工的记录来完成，认为信息化的方式成本高且耗费的时间长，会在一定程度上增加企业的支出成本，权衡利弊的情况下很多企业都没有选择信息化的手段进行记录[4]，这就导致基建项目的档案管理没有形成属于自己的数据库，很多记录在查找的过程中仍然需要耗费大量的精力和时间，但是仍旧无法达成预期效果。

2 解决基建项目档案管理中问题的对策

2.1 落实基建项目档案管理的责任制，责任到人

基建项目档案管理要想取得良好的效率和效用的前提条件就是企业必须要能够给予相关的管理部门足够的重视。对于基建项目而言，他常常会涉及各种各样不同的门类，整个建设过程中涉及很多不同的生产和建设细节，但这些内容又往往是由不同的部门相互合作完成的，因此为了加强基建项目档案管理的建设进程，首先就应当积极落实基建项目档案管理的责任制，力求责任到人，这就要求总负责人应当将不停的任务首先分配到各个小组的组长手里，并对各自的职责进行明确的要求，一旦发现问题，由小组组长负责制进行考量，小组组长在进行基建项目的过程当中再将更加细化的任务要求分配给各自小组的组员，明确每个小组成员的管理任务，对基建项目的档案管理进行进一步的细化，以保障整个管理工作的效率。

2.2 加快基建项目档案的信息化管理建设

信息化技术是加强基建项目档案管理的最佳手段，它能够最大限度节省基建项目管理当中的过剩的人力投入。首先企业应当引进先进的基建项目档案管理技术来推动和积极开展基建项目档案管理的信息化进程，其次就是要派遣相關的工作人员对整个档案管理过程当中所涉及的全部内容进行专项化管理，最重要的是企业应当建立起自己的基层项目档案管理的数据库，将全部的内容汇总在上面，并针对不同的项目特征做好相关的分类，并设置方便便捷的检索模式，使得整个档案管理能够有条不紊的进行。当然最关键的作用是，利用信息化的手段能够大大提升基建项目档案管理工作的运行效率，在最大程度上加快企业内部的运行效率，对企业发展有着至关重要的作用。

2.3 对相关工作人员进行培训，提升专业化

档案管理虽然看起来不具备什么技术含量，但是随着信息化技术的发展，档案管理的水平和技术也在不断地提升。因此对于企业而言，要想在基建项目档案管理的过程中获得更多而价值就应当针对相关的工作人员进行定期的培训和指导。企业首先应当选派档案管理人员当中的精英人士进行定期的学习，学习最先进的档案管理技术，并能够指导实践和应用;其次是对于所有档案管理的人员而言，应当进行定期的培训和考核，督促他们始终能够以高要求看待和执行自己的工作，并在这个过程中取得一定的成绩。奖罚分明也很重要，档案管理说到底是一份细致的工作，需要对数据进行处理和汇总，耗时又费力，因此应当对于表现良好的员工及时做出奖励，并鼓励他们带动积极性较差的员工一同进步，而对于错误问题也一定要及时进行纠正，责任到人，适当批评，如果犯的错误严重也应当制定一定的惩罚措施，减少再犯的可能性。

3 结束语

综上所述，基建项目的档案管理过程当中一定要不断推动信息化的建设和使用，要能够在整个档案管理的过程当中利用信息化的技术不断提升档案管理的效率，能够推动整个档案管理技术蓬勃发展，对于相关从业人员而言，也要求他们能够不断学习新技术，发展新技能，赏罚分明，要能够利用一切资源优化档案管理的模式，推动基建项目档案管理的发展。在未来，档案管理会成为企业发展过程中一项重要的评价指标，能够对企业发展作出至关重要的推动力，促进企业更好更快地发展，增强企业竞争力。

参考文献

[1]李妙蓉.医院基建项目档案管理的问题与对策[J].城建档案，2017（2）：47-48.

[2]王建琴.医院基建项目档案管理收集中存在问题与对策[J].黑龙江史志，2015（11）：135-136.

[3]朱桂芹，孥学宏.医院基建工程档案管理中存在的问题与对策[J].科学与财富，2011（8）：79-79.

[4]梁梅.高校基建档案管理存在问题与对策[J].时代教育，2015（21）：268-268.

作者简介

朱英（1967-），女，汉族，内蒙古包头，馆员，中国兵器工业档案馆，研究方向：档案资源管理和开发利用。

张凡（1988-），女，汉族，北京，馆员，中国兵器工业档案馆，研究方向：档案资源管理和开发利用。