科技成果转移转化项目档案管理的问题思考

王丽勇

摘要：近些年，我国的科研事业发展十分迅速，各类科技成果也不断涌现，在这些科技成果转移转化的过程中，难免会产生一些重要的档案资料，这就要求相关人员必须做好对这些档案资料的管理工作.本文笔者就针对科技成果转移转化项目档案管理的问题进行了分析和研究.

关键词：科技成果转移转化项目;档案管理;问题

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2020）02-0080-02

在“大众创业、万众创新”的号召下，我国逐渐掀起了科技成果转移转化的热潮，产业界和理论界都对此高度重视，但从当前的现状来看，理论界并不重视对科技成果转移转化过程中各类档案信息资料的收集和管理，这就导致很多有价值的科研项目档案分散保存于不同主体的手中，造成档案信息资料不完整、信息孤岛等问题.鉴于此，必须提高对科技成果转移转化项目档案管理工作的关注度，并结合目前存在的问题采取适当的解决措施.

1 科技成果转移转化项目档案的主要作用分析

科技成果档案是科研人员在整个科学研究过程中的各项真实记录，是科学研究的直接产物，它不仅代表着科研单位的学术与科研水平，同时也是人类社会珍贵的科技成果信息资料.科技成果转移转化项目档案管理作为科技管理工作的关键组成部分，是实现科技成果信息资源有效保护与利用的重要保障.只有认识到科技成果转移转化项目档案管理工作的重要性，并严格将此项工作落到实处，才能使科技成果档案信息资源的价值得到充分发挥.具体来说，科技成果转移转化项目档案主要具有以下几个方面的作用：第一，科技成果转移转化项目档案是人才利用与职称评定的基本参考依据.将科技成果转移转化项目档案记载的内容作为依据，可提高相关组织与单位的人员调配、岗位招聘、人事任免工作质量，确保上述工作的科学性与民主性，同时也能在一定程度上促进科研单位综合科研水准的提升.第二，科技成果档案代表着科研单位的科研成果质量和数量，能在宏观层面上体现出人才的业务优势、科研水平，完整而丰富的科技成果转移转化项目档案还能在很大程度上提高科研单位的社会影响力.第三，科技成果转移转化项目档案能让更多的人认识和了解到科研领域的重要研究成果和业绩，体会到科研成果档案工作的重要价值，从而促使其更加积极主动地进行资料归档整理，为社会与单位积累更多详细而具体的科技资料.

2 科技成果转移转化项目档案管理过程中存在的主要问题

科研档案管理是促进科技工作正常有序开展，为社会进步和国家经济建设服务的基础和保障.对于科研院所来说，科研档案管理更是档案工作中不可或缺的组成部分，在实际开展科研档案管理工作的时候，可将其分为横向项目档案管理与纵向项目档案管理这两大部分.其中，纵向项目指的是经国家部门、省或市科技主管机构批准立项的科技项目，这类项目的管理通常来说比较规范，整个管理体系也较为完善，且项目研究内容、周期等都相对明确，便于把握归档范围，所以归档任务的开展一般都比较顺利.但横向项目即科技成果转移转化项目由于其来源范围非常广，且各类企事业单位的需求各不相同，内容也涉及科技研发、服务与成果转让等方方面面，在研究过程中很容易受到市场变化的影响而调整研究方向或内容，所以此类项目的管理较为松散，归档范围也不是很清晰.现阶段，我国不少科研院所与高校在科技成果转移转化项目档案管理上都还存在诸多亟待解决的问题，具体如下：

2.1 科技成果转移转化项目类型多种多样导致项目档案归档难度较大

首先，科技成果转移转化是实现科技与经济结合，促进社会进一步发展的重要手段，其采用的渠道、模式等具有多样化特征，现阶段主要包括协同创新、技术指导、自我创新、合作实施、技术转让等，且不同形式的转移转化过程存在极大的差异性，产生的档案资料也各不相同，这就给档案资料的全面完整收集带来了极大的难度，怎样才能构建起一套科学可行的项目跟进研究体系，对项目资料进行全方位收集，是现阶段急需解决的一大难点问题.其次，由于受到企业自身运行情况、行业变动等多方面因素的影响，一些科技成果转移转化项目可能突然出现终止等问题，针对此类项目档案应怎样进行归档目前还没有出台明确的指导条例.再次，对于大多数已经推广应用成功的科技成果项目，从现状来看，并非仅仅是某个单一项目，而是一个由若干个项目组成的课题组，这些项目涉及面往往比较广泛，不能完全把每个项目分别剥离开来，所以现行的归档范围要求在可操作性上偏低.最后，科技成果在实现成功应用之后，会与合作企业签订合同，此时并不意味着项目的终结，相反，这恰好是科技成果转移转化项目档案管理的起点，之后涉及的与项目验收、结题等相关的资料文件都需要纳入到项目档案归档工作范围之内.

2.2 科技成果转移转化项目档案管理缺乏完善的体制机制

近几年，我国科技创新力度不断加大，科技成果转移转化项目也越来越多.总的来看.各大高校所负责的科研项目数量是比较多的，为了提高项目管理的便捷性，通常都是采用分类型、分职能管理的形式，这就导致同一个科技成果转移转化项目档案管理往往涉及多个不同的部门，包括科研项目管理机构、档案管理部门、成果转移转化管理部门等，要实现对一个项目档案资料的完整归档和管理，需要上述不同的部门相互配合.但笔者通过实地调查发现，现阶段各部门的工作责任与归档程序等都还不是很明确，整个归档工作需要耗费较长的时间，且经常出现课题组和管理部门在归档过程中重復收集资料或者部分文件资料无人问津的情况，这就很容易导致项目资料收集不完整，档案管理工作效率低.

2.3 科技成果转移转化档案归档意识较为淡薄

当前，一些高校科研人员对科技成果转移转化档案归档工作的认识还不够到位，管理工作没能及时跟上档案更新速度.例如，不少单位多年来虽然完成了不少科技成果转移转化项目，但部分项目并未做到完全归档，其中一些试验数据与原始记录已经遗失，这就导致档案管理工作面临巨大的难题，甚至还会直接影响到后续科研工作的顺利开展.

3 科技成果转移转化项目档案管理的对策

3.1 构建“云档案”信息资源共享平台

随着云计算时代的到来，高校科研部门与科研单位在科技成果转移转化项目档案管理中遇到的海量信息收集与存储问题、数字资源共享问题等也迎刃而解，通过构建科研项目“云档案”统一管理平台，可有效打破信息孤岛的局面，推动档案数字化建设进程，为科技成果转移转化项目档案的统一化、标准化管理提供有利技术条件.高校科研院所和科研单位在对科技成果进行试验、开发、推广直至形成新产品、新工艺、新产业的活动过程中，可建立面向科技成果转移转化的项目档案信息资源云服务共享平台，从科研项目档案信息资源服务、资源应用等多个层面来实现科技成果转移转化项目档案资源的全方位整合，从而促进科研项目档案信息资源服务水平的提升.

3.2 加强对科技成果转移转化项目档案管理的统筹规划，完善相关管理制度

在国家号召加快科技成果转移转化进程的背景下，为了更好地实现科技与经济发展的有效结合，相关部门应对科技成果转移转化项目档案管理进行统筹规划，牢固树立档案资料整合的全局观念，结合科技成果转移转化的具体情况出台统一的档案政策法规与管理制度，使整个档案管理工作过程都能在相关制度与法规的约束下进行，从而为社会提供更好的科技成果转移转化服务.与此同时，还应当进一步理顺科研项目档案归档的组织模式，明确规定不同档案资料的保管期限以及归档范围，把科技成果转移转化项目档案归档工作纳入科研项目管理全过程中，对文件档案生命周期进行全过程控制，从而保证档案资料的完整性、真实性和准确性.此外，为了实现档案信息资源的实时有效共享，还应当积极利用网络化、信息化与数字化技术，加快档案信息资源平台建设进程，完善信息化管理系统功能，并建立健全档案协同配套服务体制.

3.3 转变思想观念，进一步强化档案收集工作

档案管理工作人员必须积极更新观念，树立全新的服务意识、共享意识与效益观念.结合本单位科技成果转移转化的实际状况，及时组织相关部门和人员进行科技成果归档管理办法的商讨和编制，明确划分各不同主体的责任，对档案保管期限、归档范围等进行理顺，从而为科研工作、管理工作以及各项生产活动的开展提供有效服务.除此以外，还应当注重培养档案管理人员的超前服务意识，第一时间参与到科技成果转移转化项目的档案形成过程中去，加大业务指导力度.在开展本年度整体归档工作之前，管理人员应深入到个不同部门进行现场指导，并及时进行预归档工作进度的检查，和兼职档案人员一起完成档案资料的整理工作，一旦发现有不符合标准要求的档案资料，必须及时提出适当的整改建议，进而从根本上提升文件资料的归档质量.

4 结语

综上所述，科技成果转移转化项目对我国经济社会的发展与综合国力的壮大来说有着不可忽视的重要意义，因此，必须做好此类项目的档案管理工作，及时进行相关档案资料的归档、整理和保存.然而，目前我国在科技成果转移转化项目档案管理过程中还存在管理体系不完善、归档意识淡薄等问题，要解决上述问题，就必须加快完善相关管理制度，利用各种现代化技术手段，打造档案信息资源云共享平台，同时还必须转变思想观念，强化档案收集工作，从而为档案管理工作的顺利高效开展提供保障.

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