中职学校档案管理工作现状及对策

文/广东省江门恩平市职业技术教育中心 何绍芬

中职教育事业的发展形势越来越好，学校档案管理工作越来越重要。档案是学校科学发展的第一手资料，是全面掌握中职教育教学工作方面改革演变的依据，是中职学校长期发展留下的历史记录，是学校的宝贵财富。档案管理工作应充分发挥档案的功能与作用，更好地为改革中的中职学校发展服务，为新时期学校建设提供重要借鉴和依据。正视现状，面对挑战，与时俱进，勇于创新，才能担起中职面临的变革，才能注入一股新流有利于一所学校的健康发展。本文就如何做好中职学校档案管理工作谈些看法。

一、中职学校档案管理工作的现状和问题

(一)档案意识淡薄，档案制度不全

就学校档案管理现状来看，上至学校领导，下至一线教师由于缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，没有充分认识到档案对教育事业的促进作用，对档案工作重视程度不够，档案归案意识不强，造成了档案信息资源开发不足，档案利用率不高。也没有制定明确档案管理制度和工作职责，更没有相关的检查考核制度和措施，学校目标管理考核中，也没有将档案管理纳入目标考核，使档案人员工作积极性不高。

(二)机构人员变动大，档案工作难开展

“一年一小变，五年一大变”的中职教育事业正在快速发展，中职学校无论从人数、规模已不同往昔，为了更好地适应教育新形势，学校的机构处室因发展需要，根据职能分工的不同，经常调整变化，人员也变动较大，刚到岗位的档案信息人员，对档案业务不熟悉，能熟悉业务的，却身兼几职，无法配合档案人员工作，使档案工作难以开展。

(三)停留传统手工组卷，对工作带来不便

许多中职学校完成档案升级任务后，就不再重视档案的后续性工作，没有对档案人手及设备设施的更新或适当的投入，使档案工作一直停滞不前。学校档案管理模式一直停留在传统手工组卷，这样的手工组卷，工作量大，工序繁杂，使档案人员的工作量不断加大，也对保管及查找带来许多不便。

(四)保存资料不明确，档案资料收集不全

学校职能有所增加或改变，人事几番变动，工作岗位职责不断更改，中职学校还依旧使用多年前建立的一套档案文件材料归档范围及保管期限表，没有以当今学校职能、处室及个人岗位职责作为依据，及时更新修改或制定一份以学校发文档案归档管理文件作指引，对业务不熟悉的档案员是一个新挑战，对经常变动处室档案信息员来说更是无所适从，不知从何落手收集归档资料，而致移交档案资料不全。

(五)档案人员不足，素质参差不齐

由于中职学校领导对档案管理工作没有深入了解，认为档案管理工作是一份轻松、工作量不重的活儿，不但不对档案工作投入人手，还让档案员兼职其他工作，致使每年应该归档文件堆积如山难以消化，档案工作没能踏上正常轨道。而且档案工作人员专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，现有的档案管理人员业务水平偏低，一些专(兼)职档案管理人员不经过培训就上岗，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等最基本的档案管理业务知识未能很好掌握，常出现档案难以查找缺档的现象。

(六)资金投入不足，档案工作举步维艰

没有资金投入，许多中职学校常出现“巧妇难为无米之炊”局面，库房不达标，档案柜不够用、档案配置使用多年未及时更新，甚至出现其他处室图工作之便占用档案室，使档案工作受阻，影响档案管理工作持续健康开展。

二、做好中职学校档案管理工作的对策

(一)加强宣传，健全制度

严格执行《档案法》以及有关档案工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，让广大教师时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，牢固树立健全档案管理，人人有责任的思想，并健全制定《档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案查(借)阅制度》《档案鉴定，销毁制度》等档案制度，为依法管档治档提供强有力的思想和制度保障。

(二)层级传递，压实责任

要切实加强对档案工作的领导，实行管档领导一把手负责制，落实档案工作的主管领导、各业务处室和档案机构责任的层级责任制。平时能根据人事变动情况，及时调整充实管档责任人。常把档案管理教育贯穿到全体教职员工的学习上来，重点加强各处室工作人员的档案岗位职责的建设，时刻增强各处室工作人员的档案意识，促使各处室人员都重视档案工作，认真落实本部门的档案工作任务。要把档案工作列入年度目标考核范围，及时通过检查及时总结成绩，指出存在问题，加强督促整改。要通过定期收集意见和建议的方式工，畅通档案管理工作的民主表达途径，做好研究分析，研判相关情况加以改进。

(三)与时俱进，提高水平

要正确确立中职学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，建立电子文件归档制度，组建档案电子信息平台，让档案数字化基础、档案信息采集和存贮、档案自动化管理三大平台发挥最大功效。要实现办公自动化，同时迅速培养一支会用档案信息管理自动化新生队伍，提高管理水平，与当今档案信息技术同步，为中职学校服务。

(四)规范归集，把好关口

为了把好收集关，使档案资料定质、定量完成，学校应根据实际情况，每年应更新每个处室及工作人员岗位工作职责，补充和修订完善好每年《档案文件材料归档范围、保管期限》机制。把档案资料归集工作列入本校工作的议事日程，研究部署定期和不定期归集档案资料要求。明确工作人员，划定阶段性任务、目标，建立健全文件收发登记管理制度，对处室收集有困难信息员要加强培训，及时对文件材料进行清理收纳归档，使档案资料归集工作做到齐、全和及时。

(五)增加人员，提升素质

人是决定因素，档案管理人员的人数及综合素质，直接影响档案业务的效率，水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用。中职学校应根据管档工作的需要，及时听取档管理人员的建议意见，研究解决管档工作的存在问题，能根据建设信息技术档案管理需求及档案人员的老龄化特点，及时补充档档案人员。选派年纪轻、懂电脑且热爱档案事业的人员担任学校专职档案管理员，安排档案员参加每年档案培训学习，及时掌握相关知识，运用现代化管理知识和先进技术设备，使学校的档案管理工作跟上办公自动化步伐。

(六)加大投入，改善条件

软硬件基础设施是档案信息化建议不可缺少的基本条件，是提高档案管理水平的基础，是保证档案管理质量的最好手段。中职学校应将档案室库房建设列入基本建设规划，要专门设立档案室，配备“八防”设施，档案部门的经费应列入学校预算，要为档案部门添置必要的设备，不断改善档案工作条件，保障档案管理工作的顺利开展，让档案室提高一个新台阶。

在档案管理工作中只有正视存在问题，避免消除不利于工作开展的障碍，坚持科学化、规范化、信息化管理模式，抓住机遇，实现档案管理工作的自身价值，为广大师生服务，为中职学校服务，开创中职学校档案管理工作的新局面。