探究档案管理工作者应具备的素质和能力

崔巍

摘  要：当前社会科学技术已经极大便利了生活，信息化发展给各行各业带来了巨大的改变，信息技术给档案管理工作带来了新的发展机育的同时，也带来了新的行业要求，对档案工作者的素质和能力也提出了新的要求。

关键词：档案管理;工作者应;素质和能力

采用现有工具无法在合理时间范围内对档案进行管理、处理和整理，适当放宽数据精准度的要求，对档案管理工作提出新期待，工作岗位对工作者不断提出新要求，员工就要多多学习不断满足这种要求，档案管理工作者的技术应当保持在行业发展前沿。

一、善用沟通技巧，提高档案管理者的思想素养

沟通技巧在人与人之间的交流中重要性已经不言而喻，企业采用多样化的沟通技巧，加强与档案管理员工的沟通交流，可以了解员工思想认识水平，拉近人与人之间的距离，还可以及时缓解工作中的各种矛盾。汇集行业发展合力需要管理部门本身树立以人为本的思想，通过沟通交流了解档案管理者需求，并且满足员工需求，在沟通交流中，体现出对员工的关怀和爱护，增强员工对工作的认同感。在部门之间的沟通，还可以及时发现工作中的问题，探讨解决措施，改进目前的工作状态。现代青年学习能力较强，互联网发展的大浪潮下，提高员工素质和能力，汇聚企业发展合力的方式更加多样化，可以利用互联网的便捷性和及时性，与员工进行对话，可以对员工的先进事迹进行广泛报道，可以在节假日对员工表示关怀和慰问等等，通过互联网平台与员工沟通内容丰富，形式多样。

例如，档案管理工作中有很多体力性劳动，工作强度大，有时候时间还很紧张，企业领导部门就可以经常到职员休息室，了解职员的工作内容和工作感知，满足他们在工作生活中的需求，语气和缓平静，面带微笑，心情舒畅，以平易近人的姿态与员工交流，对员工的辛勤劳动表示感谢，对他们坚持工作的态度表示敬佩。在沟通中还可以了解到员工工作散漫，积极性不高的问题，对此采取措施，为员工继续工作加油打气，提高企业员工向心力。还可以通过微信公众平台、QQ群的方式展现员工工作面貌，表扬他们的劳动，认同他们的工作奉献，以此加强员工对企业的好感。

二、建立健全档案管理制度，提高档案管理者的职业素养

没有规矩不成方圆，规章制度建设不完善，在实际行动中就无法有序展开档案管理工作者的职业素养提高活动。有了明文规定，大家活动就有了目标，就可以有序提高档案管理工作中的工作水平和工作效率，就知道该如何进行活动，提高员工职业素养也就有了正确路径和行动方向。建立健全档案管理制度需要发挥组织引领的作用。有序开展职业素养活动必须要有专门的组织单位，定期开展职业培训活动，确定培训活动内容，明确活动参与人员等等都需要有人负责和管理。在有序组织的带领之下开展的职业培训活动，也会更受管理工作者的重视，也会更加认真对待每一项培训项目。负责举办培训活动的单位组织还需要结合时代发展潮流，学习兄弟部门的活动经验，创新活动形式和活动内容，可以结合互联网开展现代化的培训内容，教授最先进的管理技术和管理知识，使得职业培训活动朝着现代化发展，朝着大家喜爱的方式发展，这样的活动开展才有意义和效果。

例如，可以在企业单位部门选择几位负责管理培训活动的员工。可以是固定人员，也可以是人员轮流负责，具体内容包括制定培训活动执行方案，结合近期的档案管理任务，选择举办活动恰当的地点、时间等等。也可以由企业统筹进行，选择一个培训组织部门，定期开展培训活动，具体部门派人参加活动即可，将筹办活动的任务落实到企业本身，由此可以在活动中渗入档案管理工作的精神面貌，统筹培训内容，强调职业素养的落实，比如侧重培训书写能力、信息整合能力等等。

三、运用大数据技术，提高档案管理者的职业能力

大数据，还可称之为巨量资料，是现代科学发展的必然结果和计算机技术高质量发展的重要体现。其指的是数据量规模十分巨大，利用计算机技术汇聚所有需要的信息，对信息合成之后成能为用户决策提供积极影响的信息。大数据的发展使得数字信息化在行业发展中极为重要，基于大数据统计巨型档案信息，对各种档案信息进行整理、加工、汇总，大数据技术可以帮助档案管理工作者找到各种数字之间的规律，加强档案管理，方便对档案进行存储和再次利用。大数据技术的发展也对档案管理工作者的职业能力提出了新要求，要求档案管理工作者掌握适当的计算机技术、网络数据库技术、现代化的信息检索技术等等，目前市场上经常出现新型的电子档案管理技术就要求档案管理工作者掌握一般计算机原理，熟悉电子信息操作，不断满足新时代岗位对工作者提出的新要求。掌握相关大数据技术，不断提高自身操作能力和技术实力，需要档案管理工作者树立终身学习的意识，工作不止学习不止，具体的学习路径包括继续教育、入职前的培训、入职后的沟通交流活动等等。

例如，现代信息技术的发展，要求档案管理工作者掌握一般的计算机技术，对于年轻人来说，计算机操作已经不成问题，访问数据库、进入信息管理系统，在系统中操作完成工作内容都可以运用自如，需要做的是在工作经验中不断深化计算机运用技术，可以通过网络云课堂、专业的技术门户进行自学，每天抽出一小时深入学习更进一步的数据库操作等等。年轻人还承担着帮助年长一代处理信息技术问题的责任，手把手教会年龄大点的员工学习电脑基本操作，例如文件传送、制作档案管理信息表格等， 在老职员需要的时候可以提供必要的帮助。各个档案管理部门还要主动为员工提供学习的机会，可以和大数据相关學院进行合作，联合培训企业员工，将大数据的知识普及到每一位档案管理工作者面前。

本文从善用沟通技巧、建立健全档案管理制度、运用大数据技术三个方面提高档案管理工作者的思想素质、职业素养和职业能力，以期满足市场对管理工作者的新需求。

参考文献：

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