探究医院人事档案信息化管理

邓健

摘 要：信息技术的应用，显著提升了各行业的工作效率。而在医院医疗服务快速发展的过程中，其人事档案管理方面的要求也越来越高。为了更好地做好医院人事档案管理工作，医院也应该与时俱进地应用信息化管理模式。为此本文概述了医院人事档案信息化管理的重要性，分析了医院人事档案信息化管理中存在的问题，并提出了加强医院人事档案信息化管理的有效策略，以供医院相关人事档案管理人员参考，进一步完善我国医院人事档案管理工作。

关键词：医院;人事档案;信息化管理;问题;策略

人才的任用与培养直接关系着医院的发展状况，所以医院十分有必要重视其人事档案管理工作。但是相较于其它单位，医院的人事档案管理工作比较复杂，管理的员工较多，员工自身的医学学历、职称、工作业绩等一些人事信息量也十分庞大，这些都无形中增加了医院人事档案的管理难度。而积极应用信息化管理方法，既有利于提升医院的人事档案管理成效，也有助于推动医院的长远持续发展。

一、医院人事档案信息化管理的重要性

第一，可以为医院更好地实施人才战略奠定数据基础。因为对于医疗行业来讲，人才是发展的关键与前提，医院采用人事档案信息化管理可以创建集人才信息存储与人才信息共享的一体化平台，快速便捷地查询医院各部门人才的详细信息，为医院科学任用人才、优化配置人才提供科学重要参考与有效保障。第二，能够确保医院人事档案信息的安全性与完整性。信息化模式下的电子档案管理，可以有效避免传统人工管理的漏洞，从根本上防止档案遗失、档案磨损问题，同时还能依据管理权限对人事档案信息进行相应的加密处理和分级授权访问。这就显著提高了医院人事档案的完整性与安全性。第三，提升了医院人事管理的整体效率。医院人事档案实施信息化管理可以有效解决传统管理中的一些复杂难题，在短时间内，保质保量地完成医院人事档案管理工作，这就促进了医院人事管理整体效率的提升。

二、医院人事档案信息化管理中存在的问题

（一）人事档案信息化管理意识不强

医院管理层对人事档案信息化管理的重视程度直接影响着人事档案信息化管理的推进程度。但是目前我国许多医院的管理层对人事档案信息化管理的重要性缺乏全面深刻的认识，管理意识不强。没有制定科学有效的管理制度全面落实国家在人事档案信息化管理方面的法律法规。同时许多人事档案管理人员也对本职工作认识浅显，在工作中混水摸鱼，这样就使得医院的人事档案管理效率一直难以得到提升[1]。

（二）人事档案信息化管理人才不足

随着医院人事档案信息化管理工作的推进，医院人事档案管理人员的工作内部也发生了较大变化。从之前的纸质档案收集、整理转变成了现在的电子档案收集、扫描、归档、分类、存储与共享。这就对医院人事档案管理人员提出了更高更专业的要求，然而当前许多医院的人事档案管理人员职业素养不高，专业的信息化管理人才明显不足。一方面，部分档案管理人员专业知识不足，信息化技能操作技能偏低。既缺乏专业的人事档案信息化管理知识，也没有熟练掌握人事档案信息化管理工作所需应用的相关计算机技术。另一方面，有些档案管理人员自身年龄偏大，对新知识与新技能的接受与应用能力不高，这就极大地限制了整个档案信息化管理工作的进行。医院人事档案信息化建设过程中急需聘用一些高素质的复合型专业化人才，才能充分发挥人事档案信息化管理的实际应用价值。

（三）人事档案信息化管理设施滞后

完善的软硬件设施可以有效保障医院人事档案管理工作的高效开展。但是目前由于医院管理层对人事档案信息化管理工作重视不足，所以其在人事档案信息化管理方面的资金投入也较少，这就使得医院开展人事档案信息化管理所需的软硬件设施明显缺乏与滞后，档案资料的收集、存储、归类等相关工作受到很大限制[2]。

三、加强医院人事档案信息化管理的具体策略

（一）健全人事档案管理体制

健全完善的人事档案管理体制是医院开展人事档案信息化管理工作的制度基础与参照规范，能够显著提高医院人事档案信息化管理的效率与质量。基于目前许多医院管理层不重视人事檔案管理工作，也没有制定系统的人事档案管理制度的现状，医院十分有必要尽早开展以下三方面的工作。第一，在增强全员人事档案信息化管理意识的同时，深入调查与研究本院在人事档案管理中存在的具体问题，而后结合自身人事档案管理的实际状况，依据信息时代的档案管理发展趋势，制定针对性强的人事档案管理制度，并在实践工作中不断健全与完善此制度。充分运用现代信息技术高效完成档案的级别划分、资料收集、整理、统计，归档与存储工作。通过科学的管理制度与先进的信息技术进一步规范医院人事档案信息化管理标准、流程与内容，切实确保医院人事档案信息化管理的规范性、科学性与高效性。第二，制定有效的人事档案安全防护制度。通过创建科学的档案信息化管理安全防护系统，严格规范与监管不同权限工作人员对人事档案的调阅查看状况，从源头上防止医院人事档案被泄漏与随意篡改的不良现象的发生，有效确保医院人事档案的完整性、安全性与真实性。第三，构建科学的激励机制。通过优化人事档案管理部门的组织架构，实施相应考核制度与奖惩措施，进一步规范人事档案管理人员的工作行为，充分激发全体人事档案管理人员的工作热情。促使他们在恪守基本职业道德的基础上，能够主动提升自身的业务能力，积极发掘自身的工作潜力，充分满足人事档案信息化管理工作的实际需要[3]。

（二）加大对档案信息化管理方面的资金投入

医院的人事档案信息化管理工作的顺利开展可以显著促进医院整体工作效率的提升。所以为了更好地推进人事档案信息化建设，医院应该依据我国最新的《全国档案系统信息化建设害施纲要》中的相关规定与内容，进一步加大对档案信息化管理工作的资金投入，进而为医院人事档案管理工作的有序进行提供强大的物资保障。这样医院人事档案管理部门才有充足的资金构建相应的信息化管理平台，同时及时更新那些已经明显滞后的软硬件设施，购置先进的人事档案信息化管理软件与相关杀毒软件。

（三）强化人事档案管理人员的职业素养

人事档案管理人员是医院人事档案信息化管理工作的直接实施者，他们的职业能力高低直接关系着医院人事档案管理的质量与效率。所以要想提升医院人事档案信息化管理水平，就必须重视与强化相关人事档案管理人员的职业素养，进一步加强其档案处理能力与信息化软件应用能力。一方面，医院应该定期对在岗位人员进行系统的档案信息化管理培训，确保全体人事档案管理人员都能熟练掌专业的档案管理知识，熟练应用相关信息化操作软件。另一方面，医院要重视高学历、高素质专业、复合型档案管理人才的引进。这类人才既受过系统的档案管理专业教育，又具有较高信息技术开发与应用水平，能够显著促进人事档案资源水平的提升[4]。

结语

总之，科学技术的发展带动了医院人事档案管理的变革，促使其从传统的人工管理模式转化为现代、科学、高效的信息化管理模式。同时随着医院人事档案信息化管理工作的推进，其各种问题也日益突出。这就需要医院通过健全人事档案管理体制、加大对人事档案信息化管理工作的资金投入等方法，进一步提升本院的人事档案信息化管理水平，由此促进医院各项事业顺利开展与医院的长久稳定发展。

参考文献：

[1]牛静丽.医院人事档案实施信息化管理的策略探讨[J].现代经济信息，2020，（6）：40，42.

[2]额尔登其木格.浅谈医院人事档案信息化管理建设途径[J].魅力中国，2020，（16）：329-330.

[3]杨玲.现代医院人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2020，（5）：71，73.

（四川省广安市人民医院）