建设工程项目合同管理及风险防范研究

陈升荣

（甘肃国强建筑工程有限责任公司，兰州730050）

1 引言

工程项目的实施就是合同的订立以及履行的过程，建设项目合同管理涉及工程项目的质量、进度、安全、成本等各环节。目前，由于合同管理职责不明、关联方多、流程繁杂、合同漏洞较多，导致建设项目实施中出现扯皮推诿和经济纠纷。在建设项目管理中，合同管理尤为重要，通过合同管理体系的建立、合同的订立和实施、合同档案的管理、合同管理中的监督与考核，明确了合同的管理思路，可以加强合同管理在建设项目管理中的纽带作用，避免和减少因合同管理不足而造成的损失，维护企业在市场经济中的合法权益。

2 合同管理机构及职责分工的管理

2.1 合同管理机构

建设项目合同涉及企业的各个部门，在合同的管理中，必须有完整的合同管理机构及明确的职责分工，合同管理机构由综合办、商务合约部门、成本及财务部门、工程技术部门等组成。综合办公室负责建立合同管理制度，监督合同管理的落实及执行；商务合约部为合同主办部门，负责签订合同前期的调查了解、签约方资质的审查、合同谈判、合同起草、签订工作；成本及财务部门负责按合同约定结算付款及收款，防止违反企业财务制度的款项支出；工程技术部门负责合同范围及内容组织实施，对合同实施中的安全、质量、进度、技术全面按合同履行，行使合同的权利和义务，在合同行使中起主导作用。合同管理机构的各部门工作要实行领导负责制，分工明确，流程清晰，方能保证合同管理的正常运行[1]。

2.2 合同承办人及合同专用章的管理

建设工程项目合同涉及合同种类多，要按不同种类和专业的合同确定合同的承办人，即合同主办人。合同主办人对合同发起到执行完的全过程负责。合同在签订履行中出现的问题由合同主办人协调解决。如合同主办人工作或职位变动，必须保证好工作的交接，避免由此造成的合同管理脱节。

合同签章是订立、变更或者解除合同生效的有效证据。合同章要设专人管理，并按照权限和程序使用，管理人不得私自用印，任何人不能越权限强迫用印。

3 合同订立过程中的管理

3.1 合同谈判与起草

签订合同时，一般要经多次的商洽谈判才能就合同内容达成一致意见。谈判时，要掌握谈判要点，通过前期接触，归纳整理对方提出的条件，确定谈判的立场，确定在哪些方面可以让步，在哪些方面不能让步，这些信息谈判负责人要掌握。谈判前要按谈判的主要问题和观点拟出框架合同，作为谈判的参照，避免谈判散漫、低效。谈判内容必须书面记录，并提交合同档案管理部门存档。谈判者要遵守企业的保密制度，不得泄露商业秘密。谈判达成一致意见，可草拟合同文本，合同文本优先按企业、行业和国家的示范文本。

3.2 合同的会签及主体资格审查

合同文本起草完成，按照会签程序报相关部门及人员履行会签手续。会签人发现合同有误或遗漏时，在签字单上注明并提出修改建议。如需要退回修改，要指出需要修改的内容和问题。会签人员对会签文件的意见要明确具体，不能使用“同意”等模糊语言。

在合同会签的同时，还要考察合同对方是否具备合同主体的资格。主要审查对方营业执照的有效期、经营范围、资质（等级）证书、合同履约能力、履约信用、委托代理人的资料、有无违法犯罪记录等；如存在疑问，必须要求对方提供有关的补充证明材料或澄清。

3.3 合同的修订及签章

合同会签及审查完成后，合同主办人负责按会签意见修改、校核定稿并签字盖章，多页合同必须盖骑缝章。合同签订方如为自然人，要签名并捺手印；如果是企业，由法定代表人或委托代理人签名并加盖公章，并在合同后附授权证明文件；如果通过传真的方式签订合同，要在事后就传真内容补签书面确认协议或在原传真件上重新签字并盖章；

按法律、行政法规规定需要办理批准、登记或者备案等手续生效的合同，要同时到相关部门办理备案等手续。要求对方提供履约担保的，签订时要提供担保手续。

4 合同实施阶段的管理

合同正式生效后，合同主办人督促推进合同履行进度。保证按合同约定日期履行合同义务或主张权利。在合同履行中，若有遗漏或增补内容，出现对方不履行或履行不全面时，合同主办人要在法定期限内通知对方或对对方的异议予以答复，并将该事宜及时向企业财务及相关部门通知。合同履行中，如发现合同对方违约，合同主办人要及时采用救济方式来督促或者提起法律救济措施，以避免超出时效。如因违约造成本企业产生实际损失的，合同主办人要收集相关资料向企业法务、财务人员汇报。如果发现对方有丧失履约能力的情况，要立即终止合同。合同履行中发生纠纷，合约部门要收集好发生纠纷的实事，并提出解决纠纷的办法和依据。产生的纠纷，如双方协商达不成一致意见时，要聘请律师进行仲裁、诉讼[2]。

变更、修改或终止合同都要按程序签订补充协议。商务合约部和财务部对变更或终止合同可能产生的法律风险及经济性进行评估，分别出具书面意见。合同履行完毕后，如实填写合同履行情况反馈表，随合同一同提交档案管理部门备案。

5 合同档案管理

合同是企业重要的经济资料及商业机密，必须重视合同档案管理工作，合同档案的管理包括合同档案的装订、编号、保管、查阅工作。与合同有关业务部门的人员查阅、使用合同档案，要有审批程序。合同的档案管理要有完整的管理台账，合同档案管理的每个环节要做到有据可查。

6 合同管理中的监督与考核

在合同管理过程中，要加强对合同管理的监督检查与考核。合同管理部门和合同发起人应履行合同管理的监督职责，对合同履行过程中出现的问题、履行障碍，要及时以书面形式向企业相关职能部门及领导反映，并协商处理方式。要定期检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。在合同签订、履行过程中，出现情节轻微，未造成经济损失的，对责任部门及责任人予以通报批评；情节严重的，对责任部门及责任人按照企业的有关规定进行考核, 并视具体情况给予行政处分；造成经济损失的，必须追究其承担赔偿责任。

7 结语

通过建设项目合同管理各个环节的研究和分析，明确了合同管理的体系，理清了合同订立、实施、档案管理和监督考核中的工作重点及思路，使合同管理流程明晰，提高了合同管理中内部的协同工作机制和签订效率，减少了合同的错误，降低了合同管理过程中的内外部风险，确保了合同的安全签署及履行，加强了合同的风控功能，维护了企业在市场经济中的合法权益。