大数据时代背景下的档案管理分析

李凤兰

摘 要：大数据时代的到来，大数据对企业档案管理产生了一定程度的影响，提高了档案管理的水平。大数据时代背景对档案管理有着积极的促进作用，档案管理应该和大数据技术结合起来，本文主要探讨大数据时代背景下档案管理的相关工作。

关键词：大数据;档案;管理

企业在经营和发展的过程中产生了大量的数据信息，比如图片、影音、文件等，这些资料都是档案管理的主要对象。企业在大数据时代下档案管理受到了明显的影响，档案管理中积极落实大数据技术，合理运用大数据技术，提高档案管理的水平。企业中已经意识到大数据技术在档案管理中的重要性，把大数据技术和档案管理结合起来，确保档案管理能够满足企业的需求。

1、大数据技术在档案管理中的作用

大數据技术在档案管理中有着明显的作用，主要表现在两个方面，分别是：（1）大数据技术提高了档案管理的效率，大数据技术对档案管理产生了很大的影响，最明显的就是提高档案管理效率，减少档案管理的工作负担，企业档案管理内容越来越多，档案管理中对大数据有更高的要求[1];（2）大数据技术提高了档案的存储质量，大数据技术采用信息化技术、信息存储技术，实现了档案管理的信息化，解决了纸质容易受损、丢失的问题，进而提高档案信息的存储质量，同时保障档案的完整性。

2、大数据时代下档案管理面临的挑战

大数据时代背景下企业档案管理面临着一些挑战，本文中分析了企业档案管理在大数据时代下的挑战，具体如下：

2.1档案管理流程挑战

大数据技术对企业档案管理流程提出挑战，企业中传统档案管理流程较为简单，受大数据影响企业档案具有一定的共性特性，也就是很多档案之间存在着交叉、重叠的情况，传统档案管理流程就会受到影响，企业档案信息越丰富就越容易影响档案管理流程，复杂信息无法存储到位，更多的信息也不能归纳起来，影响着档案管理的过程。大数据技术影响着档案管理的流程，促使档案管理流程面临着大数据技术的挑战。

2.2档案保存形式挑战

企业档案管理在大数据技术的影响下保存形式面临着明显的挑战[2]。大数据技术对企业档案管理中的保存形式提出了较高的要求，传统档案保存以纸质的方法，现如今档案保存中更多采用电子文档，很多数据记录到电子文档内，比如电子图片、电子文本等，因此档案管理保存形式朝向多样化的方向发展，档案保存以后要准确选择对应的关键词，这样利用关键词就能快速的找到存储的档案信息。

2.3档案管理人员挑战

大数据时代背景中企业产生了多样化、复杂化的信息，增加了档案管理的难度。大数据时代下企业档案管理技术较为先进，传统档案人员存在不会操作、技术不熟悉的情况，也就是档案管理人员在大数据时代背景下面临的挑战。档案管理人员方面的挑战需由企业档案管理部门和大数据技术之间磨合，这样才能保障档案管理人员能适应大数据时代背景下的档案管理。档案管理人员是执行者，其在大数据时代中的挑战不能忽视，必须解决档案管理人员方面的问题，才能提高档案管理的水平。

3、档案管理中实现大数据模式的方法

大数据时代下档案管理想要实现大数据模式，还需采取一些方法，结合企业中档案管理的实际情况，在大数据时代背景下分析档案管理实现大数据模式的方法，如下：

3.1引进专业的技术人才

大数据时代背景下档案管理要想实现大数据管理模式，最先就要注重技术人才，技术人才是档案管理大数据模式的基础支持。技术人才的技能、素养等均关系到档案管理大数据模式的构建效果。企业在新时期受大数据时代的影响专门在档案管理中聘请了大量的技术人才，主要目的就是确保档案管理能够合理运用大数据技术。企业在大数据时代中面临着海量数据，数据信息处理非常复杂，档案管理中对信息存储技术的要求很高，企业中传统的档案管理方法已经不适用在现代企业中，档案管理人员除了做好基础的档案管理工作以外，还要掌握丰富的档案管理技术，尤其要重视大数据中的信息存储技术，这就说明专业技术人员对企业档案管理大数据模式构建的重要性。近年来，企业受大数据技术的影响档案管理中一来需不断引进高端技术人才，二来而围绕企业展开技术人才培训，确保技术人才能满足档案管理的需求。例如：某企业与高校建立了合作关系，直接从学校中吸取专业的技术人才，该企业针对高校中的人才提出跨专业要求，致力于培养综合型、复合型的人才，塑造出符合企业档案管理要求的技术人才，该企业以大数据技术为基础构建新型的档案管理模式，提高档案管理模式的运作水平，体现高端技术人才在企业档案管理大数据模式构建中的作用。

3.2完善管理人员的结构

大数据时代对企业档案管理的影响比较大，档案管理大数据模式构建中具备优质的人才以后就要完善管理人员的结构，档案管理具备强大的管理人员体系，才能落实档案管理的工作。现如今大数据时代背景下，企业档案管理人员结构呈现出老龄化的状态，企业内工作人员普遍认为档案管理工作不需要技术支持，很多年龄大的内退员工就安排到档案管理职位上，降低了档案管理的工作效率，致使档案管理不适应大数据时代，同时也不能把大数据技术引入到档案管理模式中。企业构建档案管理大数据模式时提出完善管理人员结构的要求，解决老龄化的问题。企业积极完善档案管理人员的结构，把合适的管理人员放在合适的位置上，鼓励年轻人到档案管理岗位中[3]。例如：某企业计划构建档案管理大数据模式，为了吸引年轻人到岗，该企业采取绩效考核的方法调动档案管理人员的积极性，让更多年轻人愿意到档案管理岗位上，该企业根据管理人员的能力，合理安排管理人员的岗位，一定要保障档案管理人员在合适的位置上，这样才有利于构建档案管理大数据模式。

3.3强化档案管理安全性

大数据时代中的信息技术，利用虚拟空间就能存储大量的档案信息，如云存储、网盘等，这些都是企业档案管理中较为简单的方法，虽然信息技术带来的优势明显，但是也存在安全隐患，主要是来自互联网的安全风险，如信息丢失、电脑病毒等，针对这类问题提出档案管理安全性要求[4]。企业构建档案管理大数据模式时要特别注意档案的安全管理，避免有病毒破坏档案管理的安全系统。企业围绕档案管理大数据模式构建安全管理体系，以此来降低档案的丢失率。例如：某企业构建档案管理大数据模式时，统一了行为准则，要求所有的操作人员遵循行为准则，排除人为干预之后制定了档案管理工作细则及安全维护方案，用于提高档案管理的安全水平，该企业定期组织维护人员检测档案管理过程中使用的电脑，排除黑客、病毒攻击，为档案管理大数据模式提供安全的工作环境。

结束语：

档案资料的数量多、类型多，档案管理的难度很大，企业档案管理的效率受到一定程度的影响。档案管理受大数据时代的影响，其在进步的过程中也面临着诸多挑战。本文中总结了大数据技术在档案管理中的作用，同时分析了大数据时代在档案管理中带来的挑战，规划了档案管理想要实现大数据模式应该采用的方法，由此才能保障档案管理的高效性、规范性。

参考文献：

[1]林玥，朱文婷，倪慧刚，赵嘉，杨芷青，苏婷婷.大数据时代背景下的档案管理工作创新研究[J].科技经济导刊，2020，28（32）：226+225.

[2]廖霞.大数据时代档案管理工作面临的问题和对策[J].办公室业务，2020（21）：119-120.

[3]邱凯.大数据时代背景下档案管理工作思考[J].黑龙江档案，2020（05）：88.

[4]赵丹.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].黑龙江档案，2020（05）：93.

（肇庆市鼎湖区广利围管理所  526070）