基于区块链技术的费用报销业务大会计研究

2020-03-04 11:05
会计之友 2020年3期
关键词:区块链技术

程 平 代 佳

【摘 要】 区块链技术对企业向业财一体化成功转型产生了深远影响。费用报销是企业经营管理的重要活动之一,在业财一体化背景下,区块链技术为企业财务会计与管理会计的深度融合提供了技术支持。文章在阐述企业费用报销业务现状与需求的基础上,阐述了区块链技术与费用报销业务的相关性,构建了基于区块链技术的费用报销大会计基础框架模型,详细分析了数据层、接口层、区块链网络层等层级内容,并基于区块链技术从财务会计、管理会计以及综合战略管理三个方面探讨了区块链技术的实际应用价值,以期为企业未来费用报销管理提供参考和借鉴。

【关键词】 费用报销; 区块链技术; 大会计

【中图分类号】 F232;C931  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937(2020)03-0154-07

一、引言

国务院于2016年12月发布了《“十三五”国家信息化规划》,首次将区块链列入国家未来发展的前沿性技术中,对区块链技术的发展赋予更广阔的战略意义和实践意义。2019年3月3日,全国政协十三届二次会议上,“发展区块链技术,促进实体经济与区块链技术相融合,打破各行业与区块链技术间的壁垒”成为与会人员的关注焦点。区块链在我国工业和信息化部发布的《中国区块链技术和应用发展白皮书(2016)》中被定义为分布式数据存储、点对点传输、共识机制、机密算法等技术的集成应用[ 1 ]。费用报销是企业经营管理的重要活动之一,依托“互联网+”、大数据与云会计等信息技术,费用报销业务大会计融合了财务会计、管理会计以及会计信息化,向业财一体化战略目标发展。基于区块链技术的费用报销业务大会计从会计核算向管理会计、企业战略管理延伸,利用区块链技术去中心化、防篡改、公开透明、数据可追溯以及匿名安全等特性,在费用报销信息获取、存储和追溯等方面具有较大应用价值,进而能提升管理层对费用报销业务的管理水平。

随着大数据、云会计、机器人流程自动化等技术与会计信息化的深度融合,在区块链时代,学术界和实务界对区块链技术在会计行业的应用展开了探讨。郝苏苏[ 2 ]认为会计信息化可以利用区块链的技术特征,在会计信息化的数据获取、存储、传递、加工等方面进行有效融合,解决现有会计信息化在这些方面的困境。杨霞等(2018)针对企业财务活动存在的问题,利用区块链技术,从效率成本和安全透明两个维度进一步探讨优化企业财务活动。李军等[ 3 ]着眼于会计信息的源头,探讨如何利用区块链技术的信息透明特性,从源头上保证会计信息的真实可靠。程平等[ 4 ]围绕财务共享中心费用报销流程在报销申请、票据自动审批、资金支付管理三大核心模块进行机器人流程自动化的优化设计,为企业费用报销流程的优化提供一定实务借鉴。

纵观上述文献,现有研究主要是从宏观的角度对企业整个财务活动进行讨论,阐述区块链技术带给整个会计行业的变革和挑战,在费用报销流程的优化与设计研究方面,国内学者大多关注其流程的自动化,而将区块链技术与费用报销业务大会计结合、深度分析其应用场景的研究还较少。鉴于此,本文构建了基于区块链的费用报销业务大会计模型,在业财一体化背景下,结合费用报销业务场景,利用区块链技术,实时获取真实可靠的费用报销信息,实现去中心化管理,保证信息的可追溯性,有效避免重复报销,真正实现费用报销业务全流程、一体化的风险管控,向战略管理会计发展,支持企业预决策。

二、费用报销与区块链技术相关性分析

(一)费用报销业务现状及需求分析

在企业日常经营管理活动中,费用报销业务较多,企业费用的增加会导致企业利润的减少。企业费用能够科学反映出企业在某一段时间内消耗资源的实际情况[ 5 ],现有费用报销业务流程如图1所示。

现有费用报销业务首先进行相关项目的报销申请,包括个人报销业务申请、部门日常支出报销业务申请以及企业项目组报销业务申请等报销业务,根据需要报销的业务类别,提交相应的报销申请单和审批材料至部门负责人,部分企业开始实行电子报销,报销申请人在企业报销平台上传电子发票等凭证并填制详细报销信息,电子数据存入企业系统数据库。其次,部门负责人需要核实报销业务的真实性以及报销材料和票据的合法合规性,将审核通过的纸质票据利用电子影像系统进行电子扫描并与电子票据一同上传至财务系统,由财务部进行复核。再次,财务部接到费用报销票据后,重点复核报销业务是否符合报销标准。最后,通过复核的票据由出纳人员向报销人员进行资金支付,形成支付凭证,交由会计人员记账,生成进行财务核算依据的记账凭证。

会计信息化发展日趋成熟,费用报銷流程更加简明快捷,报销工作效率也日益提高,但在业财一体化深度融合的今天,费用报销财务数据不仅仅服务于财务核算,更需要真实可靠的财务数据支撑企业的管理会计以及未来企业综合性战略管理的预决策。因此,费用报销业务中仍存在重复报销、重复入账、信息易被篡改以及审核工作繁杂等问题,亟待解决。

(二)区块链技术与费用报销业务相关性

区块链是由一串使用密码学方法产生的数据区块有序链接而成,区块中包括一定时间内产生的无法被篡改的数据记录及数据信息[ 6 ]。区块链分布式存储、公共账本加密算法、分布式共识和智能合约等技术[ 7 ]能有效优化费用报销流程中的数据管理,保证数据的真实有效,为企业管理会计和综合战略管理提供支持。

1.公共账本有效解决重复报销、重复入账问题

目前,电子发票的监管机制和交易制度不够健全,票据交易不够公开透明,一票多发、重复报销等现象时有发生,不仅造成企业内部审计工作量增加,而且加剧了税务机构税收征管的困难。区块链技术将企业内部各个部门形成私有链中的节点,将企业外部的税务机构和银行等主体与企业内部的私有链结合,形成联盟链的各个节点,各个节点共同维护一个公共账本,能保证每一个节点接收到独一无二的费用报销信息,有效避免重复报销、重复入账问题。

2.加密算法保证信息真实性,防止信息被篡改

区块链技术的加密算法是支撑整个区块链有效运作的基础组件,其中哈希算法是区块链技术广泛应用的,以保证区块的完整性,保证在费用发生、审核和存储过程中交易数据的真实有效,并能够对身份信息进行验证和标识,交易数据一旦进入区块,便可追溯但不可篡改。

3.智能合约共识机制提高审核工作效率

在费用报销业务需要审核的节点,都有一份智能合约被上传到区块链网络,并连接到各个设备中,一旦交易数据上传到区块链网络,智能合约便被触发,自动进行合约验证,交易数据的内容与智能合约达成共识后,交易数据就能够被自动执行,然后根据执行情况自动更新数据库,实现报销业务的自动审核、自动结算等操作,最终达到电子发票开票即报销,节省了企业与报销人员的时间成本,并能服务于税务机构,有效防止开票逃税漏稅等行为发生。

三、基于区块链技术的费用报销业务大会计模型构建

基于区块链的费用报销业务大会计基础架构如图2所示,主要由缓存层、数据层、区块链网络层以及应用层组成。区块链网络层主要是以区块链为核心,区块链类型包括私有链、公有链和联盟链[ 8 ],在企业费用报销系统中,主要使用私有链和公有链的模式。应用层是企业接入私有链和联盟链后与费用报销大会计结合的具体场景应用。

(一)缓存层

缓存层是一个临时数据信息的存储层,主要在信息量过大时临时储存未进行分类和加密处理的数据信息。

(二)数据层

数据层主要为区块链提供基础的数据来源。以日常费用报销为例,合规合理的费用报销工作繁杂且细致,员工个人出差的差旅费报销、项目组日常的项目报销以及行政管理各部门的日常办公开支,每一项报销业务不仅涉及企业内部员工、项目组或者部门信息,而且涉及消费合作单位的信息,区块链数据层将以上信息根据身份信息数字证明进行分类处理,并将这些底层区块信息进行加密注册,盖上时间戳。

(三)区块链网络层

区块链网络层包括管理数据、智能合约、共识机制和安全机制四个部分。管理数据包括将经过数据层初步分类和加密的数据进行建模分析处理,并将报销的附件信息进行分类授权管理,进行智能合约的基础数据库管理和节点的服务器管理与监控。智能合约是区块链的基础技术部分,通过设置不同的智能合约规则解决将来不同场景下费用报销业务的分类记账等工作,以灵活使用数据,监控费用报销业务。共识机制是利用共识机制算法使区块链上的各个节点达成共识,报销业务一旦发生,区块链节点会同时向其余各个节点进行广播,只有达到各节点的共识,才能记录到区块上。共识机制分四大类:工作量证明机制(PoW)、权益证明机制(PoS)、股份授权证明机制(DPoS)和Pool验证池。安全机制是利用加密算法、数字签名、算列算法等加密技术保证区块链上的数据真实可靠、不可篡改,保证数据的安全性。

(四)应用层

应用层主要涉及费用报销业务大会计三个方面的融合应用场景:财务会计、管理会计和综合战略管理。财务会计主要是针对历史信息的分析和处理,进行费用票据管理、费用凭证管理及报表管理;管理会计主要服务于企业内部,费用报销管理会计主要服务于企业财务报表分析以及管理会计报表分析,并细化企业内部报销流程以及相关的规章制度;综合战略管理主要服务于企业宏观层面,通过员工个人报销业务对员工进行绩效评价及信用分析,通过各个项目组的报销业务进而影响企业产品定价决策,为企业的运营决策及报销风险防范提供支持,合理配置资源,提高报销业务管理效率。

四、基于区块链技术的费用报销业务大会计流程设计

基于区块链技术的费用报销业务大会计流程设计主要是企业内部私有链和企业与外部主体联盟链的融合设计,如图3所示。私有链主要服务企业内部,受到企业或者组织的控制,具有部分去中心化的特点,参与其中的节点仍然受到较为严格的控制,但与中心化数据库不同,区块链的私有链隐私性更强,数据交换更及时有效,并且具备不可篡改、不易被恶意攻击等特性。联盟链只针对特定某个群体的成员和有限的第三方,内部指定多个预选的节点为记账人,每个块的生成由所有的预选节点共同决定,其他接入节点可以参与交易,但不过问记账过程,其他第三方可以通过该区块链进行限定查询[ 9 ]。私有链和联盟链二者实现信息的实时共享,为信息使用者提供真实可靠的费用报销信息。

(一)数字签名身份架构

在企业内部各个部门之间利用区块链技术进行数据的快速交互,企业与银行、消费单位之间进行数据的共享,从而达到快速记账、快速审核的目的。其间各个主体之间的交互行为需要各个身份主体之间互相信任,且达到协同一致,数字签名身份架构便应运而生。费用报销大会计流程设计中,大量的费用报销基础数据在企业内部和企业外部相关单位中流转,数据“被信任”的关键是以个人的数字签名身份为载体上传或者调取数据,利用Web端、手机端等前端应用上传能证明自己身份的相关纸质文件信息;内部私有链各个数据流程链中的部门负责人的身份ID,外部联盟链银行、消费单位等的身份证明,相关的证明文件上传到相关的系统中进行验证,并在企业数据库中形成相应的身份证明数据库,为将来业务发生时数据的自动审核通过做“信任”基础数据库。

(二)分布式数据系统信息可追溯

当前发票管理还不完善,票据交易不够公开透明,一票多发、重复报销等现象时有发生,区块链分布式数据系统只存储通过验证且交易真实的费用报销信息,一旦形成区块,信息便不可篡改且能够实时追溯,有效避免了重复报销、重复入账的行为,确保财务会计费用报销核算信息真实可靠。

企业、消费单位和税务机构有不同的地址,每个地址使用“公钥”和“私钥”保证信息安全。“公钥”对传播的数据信息进行加密处理,“私钥”则是自己拥有并对文件进行解密。当税务机构以及消费单位需要给企业发送开票信息等文件时,企业为了能够保证信息数据的安全,便会给税务机构和消费单位一个“公钥”对数据信息进行加密,企业指定的单位才能拥有这个“公钥”,相应的企业也会拥有一个对应的“私钥”。当企业收到数据信息时,企业用对应的“私钥”解密,如果解密成功则可以进行数据接收。为了信息的准确投递,税务机构和消费单位在发送开票信息时加入数字签名,以判断哪个单位向企业发送的信息,如图4所示。加密的信息一经验证,各个节点进行全网广播之后,各个节点形成区块,加上时间戳,信息便不可篡改但可以追溯。若报销人员再上传相同的电子发票号报销单,经过智能合约的追溯对比分析后,便可将重复的报销业务拒之门外。

(三)智能合约自动审核报销

1.智能合约

智能合约是一种用计算机语言取代法律语言去记录条款的合约,可视作一段部署在区块链上自动运行的程序,其涵盖的范围包括编程语言、编译器、虚拟机、事件、状态机、容错机制等[ 10 ]。

智能合约自动审核报销业务又分为合约的生成和合约的执行。合约的生成主要是将费用报销的制度、规则以及各类限制条件使用代码编译出来提交到区块链,而合约的执行负责接收到费用报销业务信息之后执行合约代码,并自动完成业务信息的存储和查询工作。

合约的生成主要包括预设数据结构,预设关联规则,将费用报销制度和规章编译进入源代码中,预设报销人员基础信息、消费单位相关信息、税务机构相关信息以及银行相关信息,系统将根据代码自动推断合约的生成条件,根据代码自动匹配相关业务数据报销范围、报銷标准等内容并与电子数据签名身份做核对验证,从而达到自动审核的目的。

2.合约的执行

当一笔费用报销业务发生,数据信息上传至私有链部门负责人、财务部,部门负责人和财务部根据自己的权限,智能合约自动完成审核工作;自动审核若出现问题,提交各负责人进行人工审核,审核通过后,审核结果存入区块链中,加上时间戳进行保存,如图5所示。

(四)共识机制保证审核结果一致性

基于区块链的费用报销业务大会计模型将员工个人报销业务数据、部门报销业务数据以及项目组报销业务数据在链上进行存储,每一项业务的发生相应的业务数据便会进入私有链,私有链各个节点进行审核,审核结果便会储存在私有链上,加上时间戳,为未来财务报表分析、管理会计报表分析以及费用报销业务的预警工作提供支持。

区块链共识机制可使网络内各节点的数据账簿保持一致,是区块链节点协同一致工作的核心[ 11 ]。在费用报销流程中,共识机制具体的做法如下:

(1)区块节点的数据分析模型系统将报销业务数据进行打包封装成一个区块,并调用报销人员的数字身份证明传送给私有链部门负责人进行初步审核。

(2)私有链部门负责人接到数据后,对票据的真实性和合法合规性进行审核,将审核结果以及自己的数字签名打包发送给私有链财务部。

(3)私有链财务部根据部门负责人的审核结果、智能合约自动执行的费用报销额度审核结果以及自身的验证结果,得出最终结论,加入数字签名,得出该区块合法,各个节点的结果保持一致性。

(4)若此期间节点之间存在不同的审核结果判断,则重新发送数据块到该节点进行审计,大于等于51%的节点通过审核,则证明该区块合法。

共识机制确保了审核工作的一致性,位于区块链的管理会计人员通过准确无误的费用报销审核信息,有效进行财务报表分析和管理会计报表分析,编制企业预算管理,并依据历史费用报销财务信息执行预算管理,合理调整费用报销程序,多维度、全方位掌握企业的报销业务,达到实时费用报销预警,加强企业的内部管控能力。

在交易发生时,区块链技术嵌入电子发票中运用,当报销人员通过电子发票报销业务时,不再像传统的费用报销模式需要上交纸质材料再等待相关财务人员进行报销审核,区块链技术能够自动验证身份信息,自动验证消费的真实性和合规性,并进行相应的自动审核,从而达到真正的“开票即报销”的实时报销状态。此时,企业内部的会计人员从繁杂重复的会计工作中解脱出来,更多地专注于企业费用报销各个自动审核环节智能合约的制定以及报销异常情况的处理,更多为企业的经营管理服务。

五、基于区块链技术的费用报销业务大会计应用

基于区块链技术的费用报销业务大会计,在深度融合了财务会计、管理会计及会计信息化的同时,利用区块链技术为企业的战略管理决策提供真实可靠的会计信息。

(一)区块链技术实时监督财务会计核算数据真实有效

在财务会计应用方面,大会计模型不仅可以自动生成业务资金运动全流程的会计分录,而且可以使用借贷关系矩阵对经济业务的发生额进行分析,通过大会计模型对各个活动进行相关的会计核算[ 12 ]。在费用报销大会计财务应用方面,每笔费用报销业务自动生成会计分录的同时,无法保证费用报销业务的真实性和唯一性,仍然可能存在重复报销、虚假报销等情况。目前,企业的信息资源共享大多都是一个中心平台,费用报销审核模式也是各个部门之间进行层层递进式传递审核,在费用报销业务繁多的情况下,会计人员工作量繁重、低效,且每个会计业务处理节点缺乏相互信任的通信方式,造成信息沟通不及时有效,从而易形成“信息孤岛”现象。基于区块链技术的费用报销大会计,极好地解决了以上痛点。费用报销大会计模型自动记账的同时,利用区块链数字签名身份ID,结合分布式账本技术,只存储通过验证且交易真实的费用报销信息,一旦形成区块,信息便不可篡改但能够实时追溯,有效避免了重复报销、重复入账的行为,有效确保财务会计费用报销核算信息真实可靠。区块链智能合约技术的应用,自动审核费用报销业务,共识机制能有效保证各个节点的审核结果一致性,从而将会计人员从繁杂重复的报销工作中解脱出来,打破各个节点的“信息孤岛”现象,同时加密算法等区块链技术保证整个实时报销全流程的数据信息安全性。

(二)区块链技术为费用报销业务管理会计应用提供服务

在管理会计应用方面,费用报销大会计能够更加直观地呈现业务流、资金流和信息流的信息,能够根据费用报销业务产生的业务数据信息和相关的财务信息生成多维度表,并进行多维度财务分析;可以建立时间、员工信息、项目信息、部门信息、消费单位等维度表,通过各个维度表之间的内在联系,进行部门费用预算、费用报销预警以及员工报销行为分析等数据分析,为企业管理会计提供更加有力的支持。在企业管理会计预决策中,区块链的去中心化、信息可追溯等特性,为企业的管理会计预决策提供更真实安全有效的数据。数字签名身份ID保证操作人员的身份真实,“私钥”和“公钥”的管理、加密算法确保各节点之间信息传递安全有效,分布式账本确保数据信息可追溯但不可篡改。各个部门负责人在自己的权限范围内,可根据不同的数据分析需求,通过数字签名身份ID调取本部门和其他部门的数据进行相关的预决算大数据分析。通过区块链技术对数据安全有效性的保障,企业能更真实地了解各部门的费用报销情况,发现异常费用报销项目实时预警,还能够进行员工、项目以及部门的费用报销行为分析,从而真正了解掌握企业成本费用的去向,更有针对性地制定费用预决算方案,更加公正客观地对员工进行绩效评价和信用评价,为企业各部门管理运营做出贡献。

(三)区块链技术为综合战略管理决策提供支持

费用报销业务大会计有机融合了费用报销业务与财务信息。财务会计核算层面,区块链利用分布式存储、公共账本以及加密算法等技术,保证费用报销信息的真实可靠;管理会计层面,区块链利用共识机制保证区块链节点审核信息一致性,利用智能合约技术实现自动化审核,降低容错率,从而实现实时费用报销预警、报销预算编制、细化报销流程;综合管理战略层面是一个宏观系统的应用,通过对报表进行分析、对员工进行绩效和信用评价、对费用报销业务链上数据的分析进而影响产品定价趋势,是企业费用报销业务流、资金流和信息流的融合。

区块链技术面向不同的费用报销业务,每一个业务在区块链中形成区块,业务信息在各个区块节点中流转,企业内部部门进行审核的结果都会向其他节点进行广播,消费单位的开票信息税务机构可以通过区块链进行真实性核实,最终出纳向报销人员付款。在区块链上,业务流、资金流和信息流有机融合的同时,企业高管根据自己的权限设置,作为区块链私有链上的一个节点能够实时查看费用报销情况,实时接收费用报销预警,及时加强企业内部管理风险防范,提高日常管理工作效率,及时调整报销额度和资源配置比例,最终区块链技术将有效服务于企业的经营决策。

六、结束语

在“互联网+”背景下,随着区块链技术的高速发展,会计行业将迎来新的挑战与变革。本文构建了基于区块链技术的费用报销业务大会计模型,并融合区块链与费用报销流程特征,基于区块链技术对费用报销业务大会计进行设计,真正实现了区块链技术与费用报销业务大会计的深度融合,为企业报销业务内部审计工作提供强有力的内控管理决策支持,从而全面提高企业内部控制管理水平。

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