美国福特汽车公司企业档案的建立及其价值

董开星，林立强

(福建师范大学 社会历史学院，福建 福州 350108)

企业档案是企业内部和相关个人在企业工作中形成的记录材料，是企业直接记述和反映企业活动、保存备查的各种企业文件材料的总称。[1]企业档案的体系化为企业史学家研究企业史提供了最重要的史料来源。同时，企业档案作为企业文化的载体，记述和反映了企业的发展历程，是企业文化建设的重要组成部分。福特汽车公司在美国企业档案建设中具有典型代表性，公司高层的大力支持以及企业史学家的参与，促进了福特企业档案体系的建立与发展，使之在美国企业档案管理领域处于较为领先的地位。鉴于目前国内学界对于美国企业档案的研究多为综述性研究，并无关于美国企业档案的个案研究，笔者试图对福特汽车公司企业档案的建立及发展，并对企业档案的建立对汇集企业智慧以及企业文化建设方面的价值作一分析。

一、福特汽车公司企业档案的建立背景

早期美国企业普遍不重视企业档案收集与保存，正是企业史学家的努力推动了全美企业档案体系的建立。1925年，哈佛大学商学院成立了企业史学会(Business History Society)，1927年创立了学术型的企业史(Business History)学科。该学科以企业原始资料为基础进行研究为特征，但由于当时企业档案的存储不当且未经过有效处理，甚至出现有些企业存在为了降低存储成本而丢弃大量原始记录的现象，使得企业史学家无法获取有效的档案资料。于是，学者们试图说服企业高管们，让他们认识到对企业档案进行有效保存是十分必要的，由此揭开了美国企业档案收集工作的序幕。

20世纪40年代，企业史学家托马斯·科克伦(Thomas Cochran)和谢泼德·B.克劳夫(Shepard B. Clough)试图说服纽约地区的几家公司建立自己的档案，他们努力让管理层相信保存商业记录是十分有意义的事情。[2]31937年，企业史学会发表了由企业史学家拉尔夫·M.豪尔(Ralph M. Hower)撰写的《商业记录的保存》(The Preservation of Business Records)。在文中，豪尔提出“现代企业每天都会‘破坏’大量的记录和通信，因为在大多数人看来存储记录显得昂贵并且没有必要，而且这种材料的未来参考价值得不到重视”[3]。豪尔建议企业建立自己的档案，并允许历史学家查找历史记录，让档案人员帮助企业、图书馆、历史协会以及任何其他对保存企业档案材料感兴趣的机构建立档案系统。豪尔的提议得到企业史学家与部分企业的呼应。1945年，亚瑟·科尔(Arthur H.Cole)在《经济史杂志》(JournalofEconomicHistory)上发表《商业手稿： 一个紧迫的问题》(Business Manuscripts: A Pressing Problem)，论述了企业在保存企业手稿方面仍然存在很多问题。科尔概述的主要问题之一是1890年后美国企业创造了大量记录，但是处理这些记录的资源和工作人员有限，从而导致企业档案建设任务更加急迫。[4]

在企业史学家的推动下，部分企业开始重视企业档案的建设。20世纪40—50年代，企业档案建设得到了时代公司(Time, Inc.)、美国铝业公司(Alcoa)、伊士曼柯达公司(Eastman Kodak)、福特汽车公司、美国西尔斯·罗巴克公司(Sears Roebuck)、纽约人寿保险公司(New York Life Insurance)、英孚利来公司(Eli Lilly)、宝洁公司(Procter & Gamble)、美国银行(Bank of America)和可口可乐(Coca-Cola)等知名企业的重视，这就为企业档案的建立提供了有利的外部环境。其中福特汽车公司的例子颇具代表性，它作为美国乃至全球汽车领域的先行者，在企业发展的过程中产生了大量的企业档案，公司的管理者一度认为收集、存储与整理档案是个负担，在企业史学家的持续呼吁下他们又开始重新审视并重视企业档案的重要性。最终，公司50周年成立纪念日的筹备活动成为福特公司企业档案建设的催化剂，福特汽车公司高管和福特家族意识到对公司创始人亨利·福特(Henry Ford)和公司档案进行整理的必要性，加快了企业档案的建立步伐。

二、福特企业档案的建立过程

1951年，福特纪念日筹备委员会任命前公共关系和员工人事主管A.K.米尔斯(A.K. Mills)为项目负责人。米尔斯上任伊始，访问了包括美国国家档案馆在内的许多著名档案馆。时任美国国家档案馆管理员的罗伯特·巴默(Robert Henry Bahmer)指出在福特建立企业档案的必要性，“福特汽车公司建立一个正式的有组织的档案，一方面是由于该公司积累了大量的历史资料，另一方面是由于目前这些资料分散且不受控制，并且处于杂乱无章的状态”[2]7。巴默认为企业档案的商业价值需要经过规范化的处理才能体现出来。委员会采纳了巴默的意见，认为这些档案将有助于企业员工和社会各界了解亨利·福特对社会的贡献，并让他们客观地面对福特汽车公司的历史与文化。此外，米尔斯邀请著名公司传记专家内文斯(Nevins)利用公司档案撰写关于福特的企业史，弗兰克·欧内斯特·希尔(Frank Ernest Hill)作为他的助理参与其中。[2]10

福特企业档案建设过程颇费周折。20世纪60年代，福特的大部分档案都捐给了亨利·福特博物馆(Henry Ford Museum)和格林菲尔德村(Greenfield Village)。[2]1格林菲尔德村现在也被称为亨利·福特(The Henry Ford)。1955年末和1956年初的经济衰退推动整个公司采取措施节约成本，福特档案馆的规模也因之缩小。1957年2月，福特档案馆搬迁至福特圆形大厅，同时还减少了档案的存储量，从11000立方英尺(约311.5立方米)减至更易于管理的4200立方英尺(约119立方米)。[2]14档案馆减少的部分主要是重复的资料，其次将不经常使用的档案转移到其他地方，如公司收集的一部分照片和印刷品，被送至亨利·福特博物馆和格林菲尔德村，为未来公司向该机构捐赠福特档案记录奠定了基础。[5]与此同时福特汽车公司继续管理剩下的档案。“由于亨利·福特注定要在历史上占据一个重要的位置，所以福特汽车公司通过建立这样一个关于福特和他的工作的中央信息图书馆，可以更好地为自己和公众利益服务。”[6]

福特企业档案的形式多种多样，使得档案存储面临很大挑战。1962年，福特档案馆所在的公共关系大楼发生了一场大火，给档案管理项目带来了沉重打击。[2]17幸运的是防火墙保护了这些档案，档案基本完好无损地保存了下来。在此之后福特管理层认为重建档案馆设施的成本超过了保留档案馆能够产生的预期效益，他们便将这些档案分散至不同的地方，这些地方包括亨利·福特博物馆、亨利·福特美国发明博物馆(Henry Ford Museum of American Invention)、格林菲尔德村、福特胭脂河工厂(Ford Rouge Factory)和本森·福特研究中心(Benson Ford Research Center)。亨利·福特博物馆所展示的是福特历史上的汽车产品，展示了改变人们生活方式的汽车变迁和汽车之间的竞争。亨利·福特美国发明博物馆主要保存亨利·福特个人收藏的历史物品。格林菲尔德村于1933年6月向公众开放，它是美国第一个户外博物馆。福特T型车和流水线产生于福特的胭脂河工厂，这里曾经是福特汽车的起点。[2]14本森·福特研究中心作为亨利·福特的门户网站，为访问者提供程序和服务，是研究美国创新和创造力最全面的资源网站，也是维护和解释福特企业馆藏的家园。福特企业档案储存在不同地点可以让大众通过多种途径了解亨利·福特和福特汽车公司。

尽管遇到一些问题，但福特汽车公司企业档案体系总体得到了加强与系统化，并开展了包括寻找、登记和处理各种记录等实际工作，通过高效地招聘人员、配备和装备适当的办公室和办公空间，以及制定操作方法来完成工作[7]，企业档案得以更好地建立和运用。

三、福特企业档案的价值

福特汽车公司企业档案保存了丰富的资料。企业为了能够更有效地利用企业档案，采取了积极的推广措施。对于企业外部而言，在企业史学家的努力下形成了有关企业的传记，有利于提高企业的知名度和品牌影响力。对于企业自身而言，企业档案作为企业发展的真实记录，有助于企业文化的建设和发展。

(一)企业史学家对企业档案的运用

保存下来的企业档案资料十分珍贵，极具史料价值，企业史学家们根据企业档案和企业记录撰写有关企业的书籍或传记。企业管理层也意识到了公司的历史档案可以帮助社会以及员工更深入地了解企业历史。

内文斯和希尔利用福特企业档案书写关于福特企业的历史。他们经过对企业档案的分析和整理合作写成了著作《福特： 时代·男人·公司》(Ford:TheTimes,theMan,theCompany)(1954)、《福特： 扩张与挑战》(Ford:ExpansionandChallenge)(1957)和《福特： 衰落与重生》(Ford:DeclineandRebirth, 1933—1962)(1963)。上述三本著作通过对企业档案的深度解读全面介绍了福特汽车公司的历史。在此期间，企业史学家米拉·威尔金斯(Mira Wilkins)发现福特国际业务的独特性，于1964年出版了《美国的海外业务： 六大洲的福特》(AmericanBusinessAbroad:FordonSixContinents)一书。该书堪称利用福特档案来撰写企业史的佳作。类似的成果还有威廉·格林利夫(WilliamGreenleaf)的《六十岁时的福特： 亨利和埃德塞尔·福特的早期慈善事业，1911—1936》(FordatSixty:fromTheseBeginnings:TheEarlyPhilanthropiesofHenryandEdselFord, 1911—1936 )、大卫·L.刘易斯(DavidL.Lewis)的《亨利·福特： 公共关系研究(1896—1932)》[HenryFord:AStudyinPublicRelations(1896—1932)]、西德尼·奥尔森(SidneyOlson)的《年轻的亨利·福特： 前四十年的图画史》(AYoungHenryFord:APictureHistoryoftheFirstFortyYears)、 道格拉斯·布林克利(DouglasBrinkley)的《世界车轮： 亨利·福特的公司和一个世纪的进步》(WheelsfortheWorld:HenryFord,HisCompany,andaCenturyofProgress)等。

上述著作都是作者在对福特企业档案深度挖掘的基础上，精心撰写而成的福特汽车公司发展史或者创始人亨利·福特的个人传记。读者借助上述著作可直观地了解福特汽车公司的历史，真切地感受福特企业发展的过程和取得的成就，为福特汽车公司的品牌推广和在消费者之中的美誉度提升起到很好的作用。

(二)企业档案与企业文化的相互关系

企业档案和企业文化作为企业管理的两个组成部分，两者之间既有区别，又存在内在联系。企业档案是企业在形成、发展、管理和成长各方面的真实记录，它们在企业发展的过程中不断积累。企业文化的建设离不开企业档案，企业的思想文化也被真实地记录在档案中，“档案属于一种文化现象，因为档案既反映了上层建筑观念形态，又反映了经济基础物质成果中凝聚的精神价值”[8]，因此企业档案同样记载着企业文化，也反映了企业文化。福特企业档案作为企业档案建设的代表者，它记载了企业诞生和发展的全过程，同时也记载了企业文化的发展过程，在福特企业档案的基础上，福特企业公司形成了具有企业特色的企业文化。

1.企业档案是企业文化的源泉和动力

企业档案是企业的文化财富，管理好企业档案就是管理好企业文化。福特企业档案是该企业长期发展积累的成果。福特汽车公司从成立到现在，所形成的档案涵盖了美国经济和工业增长的最重要的50年，福特汽车公司的记录提供了前所未有的、数量丰富的原始研究材料。

企业文化植根于企业档案，企业档案管理者通过认真研究企业档案，总结其中的企业文化思想。在福特企业档案体系创立之初，档案管理者整理收集档案时注重公司制度的变化与成长。福特企业档案记载了福特汽车公司各个时期的规章制度与经营管理制度，诸如有《福特汽车生产报告1919—1952》(FORD MOTOR COMPANY PRODUCTION REPORTS, 1919—1952)、《亨利·福特菲尔莱恩办公室记录系列1895—1951》(HENRY FORD FAIR LANE OFFICE RECORDS SERIES, 1895—1951)等相关制度文件的记载。企业档案中关于企业制度的记载和传播让企业文化形成并得以不断发展。企业完善健全的企业制度，继续推动企业重视企业档案的建设，使得企业文化更有保障地获取详实的资料来源。

同时亨利·福特和福特家族文件(HENRY FORD AND FORD FAMILY PAPERS)中的费尔莱恩文件子系列(Fair Lane papers subgroup)记录有福特家族的私人生活、公共生活和商业生活的方方面面，家族文件的历史可以追溯到1835年。从1835年至1950年的档案包括与福特家族成员有关的传记和个人材料。1917年至1945年公共事务资料系列包括福特的一些活动和倡议文件。上述档案包含报纸出版、教育、收藏、和平主义慈善等事务。这些文件的存在反映出亨利·福特作为企业领导人的文化背景和思维方式，在企业决策中发展为独特的企业精神文化。

丰富的企业档案展现了企业发展的真实记录，从不同的方面对企业文化的建设起到了奠基作用，对企业档案的分类整理和总结就是在不断地丰富和发展企业文化。同时在一代代福特档案管理人员的努力下，福特汽车公司的企业档案变得更加规范化，它们为企业提供了发展的印记。企业档案管理者在整理企业档案的过程中推动档案工作和企业文化相互补充，无形中受到福特企业文化的教育和熏陶，更为形象地通过福特企业档案了解和掌握福特的企业文化。

2.企业文化推动企业档案的发展

(1)企业文化影响着企业档案的内容构成，企业档案为企业文化提供了大量的历史文献，是企业文化建设的历史参考和借鉴。企业档案记录了企业的成长发展，是企业文化建立的真实资料来源，同时企业利用丰富的档案资源出版了反映企业历史的一系列著作。福特企业档案大致可分为两类： 亨利·福特作为个人、发现者和公司负责人的记录和公司作为工业公司形成的记录。亨利·福特的办公室的记录从1900年到1947年，共包含三个不同的收藏： 丰富的福特照片和照片复制材料、图书馆的书籍和其他出版物，以及主文档的基本集合。[9]各企业独特的企业文化决定了企业各有不同的档案储存内容，企业的文化建设离不开企业有关建立发展的记载，尤其是有关企业经营和精神文化方面的记载，企业应高度重视保存此类企业档案。

(2)企业文化影响企业档案的价值。企业档案的价值具体体现在企业档案对其企业所产生的作用上，企业档案是在企业内部由多部门之间相互联系而产生的记录，是不可分割的。福特50周年报告中提到福特汽车公司的价值观，“一个福特： 一个团队，一个计划，一个目标”[10]，这样的价值观有助于被公众接受和记忆。福特还确立了这样的经营理念： “成为全球领先的汽车产品和消费服务公司”[10]3。同时这一经营理念不仅与企业发展和企业文化背景有关，还与领导人的思维和决策有关，即公司的历史与创始人是相互关联的。在这样的企业文化背景下，企业档案更加注重企业的整体发展，形成自身独具特色的档案价值评判标准，从而确保具有价值的档案资料可以得到有效的保存利用。企业档案有助于企业家和社会各界人士认可福特汽车公司对社会所做出的贡献，尽管人们普遍认为福特汽车公司具有争议性，但企业史学家利用福特档案馆资料所取得的成就依然值得肯定。

综上可知，企业档案与企业文化建设相辅相成，互相依托，两者的关系密不可分，共同作用于企业建设与发展。历史总是从过去的经验中引导企业家们进行决策，这就要求企业在生产中注重保存自身的企业档案和相关记录，形成良好的企业文化进而促进企业的发展。

企业档案是研究企业史的基础史料，通过企业史学家的研究形成的福特企业的传记和相关企业史著作，增加了企业的美誉度。丰富的档案资料作为企业文化的财富和动力来源为企业文化提供了参考依据。同时企业文化反作用于企业档案，规范了企业档案的内容并体现出企业档案的价值，进而促进了企业档案自身的规范与提高。此外，福特企业档案的建立让公众更好地了解福特汽车公司的历史，并且为福特企业保存企业档案和传播企业文化营造了良好的氛围。

福特汽车公司企业档案建设的成功经验亦为其他美国企业的企业档案建设提供了范例。20世纪80年代和90年代初企业的重组、合并和裁员对企业档案界产生了深远影响，这一时期一些备受推崇的企业均建立了较为完备的企业档案管理体系，包括通用磨坊(General Mills，1980年)、卡夫食品(Kraft Foods，1983年)、德州仪器(Texas Instruments，1984年)、微软公司(Microsoft Corporation，1989年)、美国运通(American Express ，1990年)、飞利浦石油(Phillips Petroleum，1991年)、摩托罗拉(Motorola，1993年)和美国国际集团(American International Group，1997年)等企业。此后，以福特企业档案为代表的美国企业档案管理体系，逐渐成为全球企业档案建设的典型范例。在全球化趋势下，企业档案作为企业真实记录的储存库将继续发挥其保留企业历史记忆与推动企业文化建设方面的重要作用。