新时代事业单位人事档案管理的问题及对策研究

■王艳超

（临朐县人力资源和社会保障局）

当前新时代，优化事业单位人事档案管理模式，全面做好人事档案管理工作，是服务人事管理和决策、满足事业单位发展要求、促进人力资源管理规范化发展的必然需要。

1 事业单位人事档案的概念和作用

事业单位人事档案是事业单位人事管理活动的直接记录，它经组织审查或认可、记述和反映职工经历及德才表现等情况、以个人为单位组卷，按照有关规定整理、由组织集中统一保存。包括学术水平、道德素质、个人简历、业务能力、工作业绩、家庭情况、社会关系等情况记录，关系到干部工作与生活的各个方面，是干部个人享受各种社会待遇的有效根据，也是单位培养人才、组织选人用人的重要依据。因此，全面做好新时代事业单位人事档案管理工作,对于个人权益的维护和实现、单位长远的发展和全面进步都具有重要的现实意义。

2 当前事业单位人事档案管理中存在的主要问题

伴随着我国事业单位人事制度改革的不断加快和深入，对干部人事档案标准化、规范化和现代化程度的要求也越来越高，一些传统的人事档案管理办法已经很难再适应新时代的新要求了。笔者认为，当前，事业单位干部人事档案管理主要存在以下几个方面的问题：

2.1 观念上重视程度不够

许多单位负责人对人事档案管理工作存有认识上的偏差，认为它只是一般必要性工作，不能给予相应的人力物力投入；干部职工本人对档案重要性的认识也不足，对于个人的一些重要材料，不能及时交到单位档案管理部门归档，致使个人档案材料不完整；档案管理人员对自身工作的重要性认识还不够，业务不熟不精、保密意识差、材料分类不规范、装订不及时等现象普遍存在，严重影响了档案管理水平。

2.2 单位缺乏健全统一的人事档案管理规范和制度

对于人事档案的管理缺乏健全统一的人事档案管理规范和制度，档案资料不能按要求进行整理和归档，管理要求过于浅层化和松散化，具有较大的活动空间，个别人员在操作上容易打擦边球，起不到实际上的监督与督促作用，从而导致了管理工作达不到预期的效果，给新时代人事档案管理工作带来了极大的不便以及人力物力的浪费。

2.3 人事档案管理与达到现代信息化要求还有很大差距

随着现代信息化的发展，各单位基本上都实现了网络化管理，档案管理工作也有了办公的硬件设施，但是人事档案的管理仍跟不上信息的变化速度，人事档案管理在归档方式、格式设计、信息录入模式等方面相对于新时代人事工作的发展是滞后的。另外，人事档案管理工作还缺乏统一的软件系统，信息共享性差，阻碍了档案管理事业发展的效率和速度。

2.4 人事档案管理人员的业务能力有待于进一步提高

各单位目前管理人事档案的人员，档案专业出身的较少，在思想观念、文化程度、专业素质、理论水平等方面还有一定差距；此外，很多管理人员对于现在先进的计算机、网络通讯等技术不太精通，管理人员队伍不能尽快适应人事档案事业网络化发展的要求。

2.5 档案管理缺乏有力的资金保障

各单位对人事档案管理工作所投入的经费有限，遇到经费紧张的难题时，往往大多经费都被用到其他项目，对人事档案管理工作软硬件投入较少，对档案管理人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案管理设备陈旧，技术落后，跟不上档案管理信息化的需要。

3 解决当前新时代人事档案管理问题的对策研究

3.1 增强档案管理工作意识，提高人事档案管理效能

各单位要本着对干部个人负责、对党的人事人才事业高度负责的态度，切实增强档案管理工作意识，高度重视人事档案管理工作。要成立专门的档案室和人事档案管理工作机构，配齐配强责任心强、业务能力过硬的专业管理人员队伍，按照工作需要给予相应的物力和财力支持，并建立人事档案管理的考核机制，定期对人事档案管理工作进行达标升级考核，不断推进人事档案管理工作的科学有序开展。

3.2 健全人事档案管理制度，促进档案管理工作规范化

健全事业单位人事档案管理制度，是新时代对人才管理的需要。各单位要按照人事档案管理工作的职责和要求，对人事档案管理工作进行发掘和深化，逐步建立健全人事档案管理各项规章制度，包括人事档案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、调动制度、移交制度等，使人事档案工作有章可循、有据可依，同时，要加大监督检查力度和各项制度的执行力度，不断提高档案的规范化管理水平。

3.3 建立专门的人事档案管理系统，提高管理的信息化水平

应按照事业单位干部管理的实际需求，引进合适的软件系统，建立并完善人事档案信息数据库，不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点。要制定规范的工作流程，认真做好新增材料的分类、扫描、录入等工作，及时对干部基本信息进行更新，实现信息整合和资源共享，不断提高档案管理工作效率。

3.4 建设一支专业性强、素质过硬的人事档案管理队伍

建设素质好、威信高、能力强的机关人事档案管理队伍，是加强机关人事工作的重要保证。各单位要在配齐配强人事档案管理队伍上下功夫，把专业好、素质高、能力强、思路清、作风正的干部选配上来，不断优化队伍结构。作为人事档案管理干部，要有强烈的事业心和责任感，立足自己的岗位职责，做好档案工作。要加强经常性教育培训，不但要提升基本的档案业务能力，而且必须要精通网络化、自动化管理实务，尽快适应时代需要。

3.5 加大对档案管理的资金投入，尽快满足实际工作需要

各单位要设立专项资金，加大对人事档案管理工作软硬件的经费投入。一方面，要及时购置配备档案柜、计算机、扫描仪等工作设施及除湿机、除尘机等管理设备，为档案管理工作提供良好条件。另一方面，要加强对档案管理人员的教育培训，采取请进来、送出去等多种形式，不断提高人事档案管理队伍的业务能力。