基于高校校务服务视角的学生事务管理工作探析

赵佳佳 杨 晨

（1.山东理工大学 化学化工学院，山东 淄博255000；2.山东理工大学 党委学生工作部（处），山东 淄博255000）

高校学生事务管理工作是高校育人工作的基础工作，是维护学校正常的教育教学秩序和生活秩序、保障学生健康成长的基础，是高校校务服务工作的重要内容之一。2019年4月，全国教育信息化工作会议总结了改革开放40年来，特别是党的十八大以来，我国教育信息化和网络安全工作取得的巨大成就，并就下一步重点工作任务提出明确要求。在信息化时代教育变革的大环境下，教育信息化“2.0行动计划”蓄势待发，高校学生事务管理工作需依托信息化突破固有工作模式，提高工作效率，提升校务服务工作水平。国内外很多高校大都通过建立学生信息管理工作系统，集约学生信息数据，整合学生事务业务，来满足工作需求。但如何解决信息化推进过程中存在的规范管理、数据安全等问题，进而实现精细化乃至个性化，仍需要不断地探索与实践。

一、当前高校学生事务管理工作的普遍特征

学生事务管理工作与信息化相结合是当前各国高校普遍采用的一项提高校务服务工作水平的基本举措。从国外看，发达国家的高校学生事务管理工作借助信息化，建立了功能丰富且安全性较高的学生信息管理系统，在为学生办理事务提供方便的同时，也为管理者开展工作提供了有效抓手。如美国高校建立一号登陆平台，学校师生仅用一个账号，即可登录学校各个部门机构的服务门户办理相关事务，系统平台以学生档案信息为核心；英国高校信息管理系统偏社会化服务，以学生为中心，功能注重结合英国现行教育制度，设有导师制、一站式学生服务中心、学生资助、毕业生跟踪服务等特色功能〔1〕。从国内看，越来越多的高校开始重视学生信息管理系统的建设。如，浙江大学、山东理工大学等较早建立学生事务中心，通过整合学生事务，设立相关部门服务窗口，为学生提供便捷服务；华中师范大学以学生宿舍为基础建立网格化管理信息系统，强化管理与服务等。纵观国内外高校学生事务管理工作的建设情况，有以下普遍特征。

（一）以生为本，突出高效和便捷

随着网络信息技术的发展，互联网成为当代大学生共享与获取信息资源的渠道。高校在学生事务管理工作信息化建设中，在挖掘学生线上事务内容的同时，还要注重便捷性和高效性，提高用户体验。一是通过建立“一站式”线上或线下事务办理大厅，集约整合各类事务性工作，凸显便捷性和高效性；二是注重线上办理学生事务工作，整合事务，梳理简化流程，提高办理效率，打破空间限制，体现高效性和时效性；三是探索窗口式综合事务办理，即类似银行柜台“一口式”办理模式，一个窗口即可办理各类相关学生事务。

（二）规范流程，线上线下相结合

学生事务办理流程的规范是学生事务管理工作的重要基础。当前，以“互联网+”为核心的新一代信息技术革命，成为驱动我国现代化建设事业创新发展的先导力量，许多高校充分利用新一代信息技术，建立了一体化学生信息管理平台，实现了线上线下相结合的事务办理模式。一是通过整合学生事务，打破时间和空间的局限性，梳理办事流程，优化流程策略，为学生提供“一站式”便捷事务办理平台；二是定制研发奖、惩、助、困等各类学生信息管理系统，通过办理流程的规则设置，以学生自主登记或申报为起点，层层递进，实现线上无纸化办理；三是拓展学生自助服务模块，自助办理成绩单、各类证明、荣誉证书等格式化材料，提供个性化自助打印、下载等服务。

（三）数据共享，各门户互联互通

从大学生个体的成长过程来看，从新生入校到毕业离校，各个阶段都需要对接多个部门提供的数据信息；从学生事务管理工作来看，所有在校学生都会涉及个人基本信息，学习、奖惩等相关在校表现情况方面的数据信息。如果将这些数据信息进行有效整合并共享，就可以为学生在校表现提供必要的数据信息支持，也可为决策者提供数据参考。一是依托智慧校园建设，基于学校平台建立学生事务信息管理平台，实现各部门数据信息资源的相互交换与综合利用；二是整合学校各部门学生各类数据信息，借助大数据分析开展精准化、个性化工作；三是加强数据安全策略，注重学生档案电子化管理。

二、高校学生事务管理工作所面临的困境

（一）思想认识存在偏差

在当前的信息化时代，很多高校的管理者均能通过学习掌握相关的技能来适应信息化的工作与生活，但因为部分管理者对学生事务管理工作信息化认识不足，导致学生工作信息化建设落后甚至停滞。有些高校学生管理者认为，信息化就是“花架子”，学生事务管理工作还是要强调“仪式感”，要用传统的手写面授才有效果，才会符合规范化标准；还有的管理者认为，自己掌握的计算机知识足以应对学生事务管理工作，不必耗费过多的时间投入信息化管理。此外，在信息化环境下，虽然大多数高校都搭建了基于网络的学生信息管理平台，但由于缺乏先进的管理理念，系统平台往往目标简单，功能单一，缺乏生命力和吸引力，更有甚者成为“装门面”的摆设〔2〕。

（二）信息孤岛问题突出

“信息孤岛”是指信息资源分散且不能共享，导致信息资源利用率低的现象。对于高校而言，信息孤岛就是各部门各自为政、信息各自垄断、事务各自办理的现象〔3〕，这一现象在学生事务管理工作中尤为明显。纵观各高校信息化建设发展进程，“信息孤岛”问题在信息化建设初期并不明显，“信息孤岛”现象有一定的必然性，是在信息化建设发展到一定阶段的具体体现。对于学生事务管理工作而言，各项工作之间的关联性，决定了与学生事务相关的各个职能部门要互联互通，协同配合，虽然有部分高校建立了“一站式”事务大厅，但因各入驻部门自主开发的业务系统独立性较强，数据无法实时共享依然是突出问题。

（三）数据安全现状堪忧

大数据时代，随着存储成本的降低和分析工具的日益先进，采集和存储数据的数量和规模呈爆发式增长。然而，因发展目标、工作任务等因素，高校的网络信息安全建设工作远没有达到银行、证券等金融行业的高级别体系防护和大规模投入〔4〕。在开放的大数据环境下，高校的数据在采集、存储、传输和使用等过程中缺乏必要的防护措施，大量个人敏感信息的安全性无法得到有效保障，数据安全现状堪忧。2017年全球多个国家爆发勒索病毒，为保证个人用户安全，运营商将445端口封掉，但校园网络的配置策略级别不高，使得校园网络成为网络病毒攻击的重灾区。除了技术层面的安全隐患外，高校大数据专业管理人才的匮乏也尤为突出。

（四）信息素养有待加强

高校学生事务管理工作涉及的内容很多，故学生工作信息管理系统是一个庞大的校内局域网系统，它的开发与维护是一项技术性较强的工作，需要有专业技术人员进行日常管理、运行和维护，并及时处理软、硬件日常出现的故障问题等。但是，当前高校的学生工作人员信息化素养普遍偏低，专业人员短缺现象较为突出。一是目前高校内大多数学生工作管理人员，对信息技术的便捷性认识不够，对相关系统的研发参与度不高；二是专业技术人员对学生事务办理流程不熟悉、对学生网络需求分析不足；三是固化的工作惯性思维严重，对运用信息化相关新生事物的适应力和积极性不足。

三、学生事务管理工作信息化的推进措施

（一）大数据分析促精细化管理

对高校学生事务管理工作而言，在推进信息化建设过程中需要提高对数据信息的敏感性，主动收集、整理信息数据并认真分析各数据之间的相关性，力促精细化管理。

我国很多高校在大数据分析领域都做了很多研究探索。其中，电子科技大学通过研发“学生画像”系统，有效建立学业预警机制，具体是搜集学生出入寝室的时间、进出图书馆的次数等数据，分析与实际行为的关联性，进而预测学生的挂科风险。华中师范大学构建了“一张网”学生信息网格化动态管理系统，能自动将学生晚归、未归等预警信息通过手机APP推送给辅导员、班主任，便于对学生的安全教育与管理；能即时地跟踪学生上网动态，做好网络舆情的引导和控制；能根据学生“一卡通”消费情况的大数据分析，做好贫困生“精准扶贫”等。“一张网”增强了学生工作危机预警和事前干预能力，对于维护校园稳定起到了重要作用。

（二）数字化校园助力数据安全

当前信息化时代，大数据分析为学生事务管理工作提供了很大的便利，但是随之而来的突出问题是数据安全问题。除了数据安全相关制度推行落实以外，技术手段也应跟进。目前，有的高校数据安全防护软件虽已进行了多次更新升级，但与之配套的宿舍门禁、图书馆门禁等硬件设施因年代久远，维护不力，导致采集到的数据与实际情况差别较大，造成决策误判；有的高校学生工作信息化建设轻基础重形式，工作没有连贯性和传承性，没有根据实际情况有计划地推进数字化校园建设，导致人、财、物大量浪费；更有的学校对数据安全防护意识不强，出现系统漏洞时不能采取有效措施及时修复，导致学生数据泄露等。只有做好前期规划布局，提升相关人员的数据安全和保密意识，采用国产软、硬件设备设施，物、技、人三防合力，才能筑牢学生数据信息安全防护网。

（三）专业化队伍增强工作实效

高校学生事务管理工作是一项复杂而艰苦的工作，学生工作人员在学生事务管理工作中发挥着不可替代的作用，而信息技术运用于学生工作后，既具备一定的信息技术技能，又精通学生事务知识的人员成了稀缺资源〔5〕。高校构建学生事务管理工作信息化的模式势在必行，要彻底地改变原始的管理模式，需要根据实际情况建立专业化学生事务管理工作队伍。当前，有的高校在学生工作管理部门专设学生工作信息化管理部门，选拔懂技术的人员专项负责学生工作信息化建设；有的高校积极与本校网络信息管理部门沟通合作，聘任兼职技术人员与学工人员参与信息系统的维护；有的高校吸引社会力量，共建学生工作信息化。掌握信息化手段是学工人员工作能力的体现，学工队伍的专业化提升是增强工作实效的重要推动因素。