开放大学学籍管理实践探索及发展建议

鲍赟力

(国家开放大学，北京 100039)

学籍管理是高校教务管理的重要组成部分，为学生服务的内容涵盖从符合入学资格的新生注册学籍到颁发毕业证书、乃至为毕业后返校的学生开具调档开证明等业务性管理工作，在高校正常的运行过程中发挥着不可或缺的作用。开放大学采取在线学习与面授相结合的学习方式；办学体系下的各个办学实体实行分级办学；在籍的学习者呈现数量大、地理位置分散、学习年限较为宽松等特点。上述特点决定了开放大学学籍管理相比传统高校学籍管理更为复杂、繁琐以及地位更为重要。但在开放大学面向终身学习转型的过程中，其学籍管理日渐暴露出一些问题，根据问题尝试一些探索和实践，取得了一定的效果。为适应新型大学的定位和发展战略，学籍管理需站在终身学习的业务视角、学分银行的统筹定位、新技术应用的推动力量等多个方面，重新思考适应成人学生学习特点及终身学习的学籍管理模式。

一、开放大学学籍管理特点

2012年国家开放大学及北京、上海、江苏、广东、云南等五所地方开放大学相继挂牌，各开放大学均定位于学历教育与非学历教育并重，但是业务主体仍延续广播电视大学的办学模式，依托各自的办学体系开展教学教务各项工作，其中学籍管理也采用了分级管理模式开展具体工作。

开放大学学籍管理模式与普通高校的学籍管理类似，也具备以下共同特征 (杨帆、庄培灿、丘敏, 2015年)：周期性、程序性、偶发性、可监控性。但由于各基层办学单位教学方式的不同、办学组织的差异，尤其分级管理的模式及机制决定了开放大学学籍管理区别于普通高校学籍管理，具有自身管理的特点。

1.统筹规划、分级管理

以国家开放大学为例，目前覆盖全国的办学体系共有约3900个学习中心，这些学习中心或者以省级行政区域为单位开展统一办学，现有的省级广播电视大学或以行业(职业，人群特点)为单位开展统一办学，比如部队学院、煤炭学院等。从上至下现有4级办学架构，分别是总部、分部(省级电大/行业学院)、学院(地市级分校)、学习中心(县区级教学点)。这些学习中心在隶属关系及办学地域上的分割性造成各个办学单位在一定程度上各自为政。开放大学总部对各级办学单位只有指导权，并无直接的行政隶属关系。开放大学在前身广播电视大学办学初期积累的办学经验上，独创性的施行了由总部统筹规划，下属各分部按照自身办学实际情况分级实施的学籍管理模式：总部学籍管理部门统一为学生注册学籍，学生毕业时统一为所有办学单位的毕业生颁发毕业证书；学籍异动、信息修改等中间过程视实际情况由各分部及下属的学院自行管理；学习中心直接面向学生，负责学籍管理基础信息的采集和受理学生关于学籍工作的各类申请。

2.上下联动、分工协作

六所开放大学的办学体系下，每年约有一百余万新生入学，并为一百余万学生颁发毕业证书，所涉及的学生学籍信息及相应的审核材料对应的工作量，是任何其他高校都无法想象的规模化数据。以国家开放大学为例，在分级管理的工作模式下，总部学籍管理部门约5名老师，分部(省级电大/行业学院)约200名老师，学院(地市级分校)及学习中心约3500名老师专职从事学籍管理工作。各级办学单位的学籍管理专职老师虽然不存在行政上的隶属关系，但在总部制定的学籍管理规章制度和流程下分工协作、上下联动，充分利用现代信息技术开展学籍相关业务的管理和数据传输。这种模式既实现了学籍管理工作业务的集中、统一，又实现了资源共享、规范控制，避免因多级联动、时空隔断而出现信息偏差等情况。只有通过体系独有的系统化优势，逐级分解工作量，将整个办学体系学籍管理老师的力量汇集成为一个团队，才能在比较短的时间周期内，按时保质保量地完成有关工作。这种上下联动、分工协作、调动各级管理人员的运行机制极大地提高了学籍管理工作的效率，为开放大学数量庞大的在校生提供准确、及时的学籍管理服务提供了保障。

3.统一平台、分级权限

开放大学的学籍管理依托教务管理信息化平台开展工作，该系统针对开放大学分级办学的学籍管理工作特点进行开发设计，适合各办学层次下不同的老师通过信息化平台在线办理各项学籍工作业务，上下协作、分工处理学生的各项学籍申请业务。以国家开放大学为例，各办学层次的学籍管理工作通过可在线访问的教务管理信息化平台进行，平台数据共用一个底层数据库。学籍管理正常的业务工作如办理学籍异动、毕业申请等均可通过该信息化平台在线报送，在线审核。总部、分部、学院、学习中心四级实行分级管理的学籍管理模式。由于开放大学体系办学的特点，所有360余万在校生都分布在下属3900余个学习中心和50余所分部、直属学院。国家开放大学总部也是依托整个办学体系对所有学生的学籍进行有效管理。在这种管理体制下，各分部、学院、学习中心可以各自对学籍注册在本点地学生进行管理。涉及学生非重要信息的变更，总部授权各分部、学院、学习中心各自进行管理，涉及一些学生重要信息的变更，则按照分级上报的原则，逐级上报审批。全国一盘棋适合开放教育的学籍管理业务机制，如在分级管理模式下，允许学生可以从某一学习中心，转学到各开放大学办学体系下的其他省市(其他分部)下属的学习中心。比较良好地支持不同的数据接口，如从分部、学习中心层面可以自行导出学生数据进行汇总统计；从总部层面，可以导出数据对接学信网。

通过以上特点来看，开放大学的学籍管理充分发挥了体系办学及管理的优势，并利用了现代信息化技术提供的便捷和自动查错等特点，为学生提供了基本满意的学籍管理服务。

二、开放大学学籍管理面临的问题

1.难以满足学生日益增长的个性化需求

随着近几年学生需求的不断增加，开放大学的学籍管理除常规的学籍管理工作外，涉及学生提出的个性化的学籍服务工作日益增多，比如学生提出因晋升、入职等原因需加急办理毕业证书，学生因报读其他高校需要办理退学或因参军入伍需要申请休学的学生数量大幅度增长，此外还有往届毕业生因入职、履历核查等情况返校要求调档或开具证明。

与普通高校和其他成人教育高校的学籍管理相比，开放大学遇到的这些问题更容易带来管理上的困境并引发进一步的矛盾。首先，由于成人学生不是在校园内学习，平时工作上班，这些学生很难像普通全日制学生一样在学校指定的办理学籍材料的工作时间节点统一办理；其次，成人学生办理业务涉及面广、时间紧迫、要求多样，为开放大学学籍管理工作带来应对和经验的挑战；最后，由于开放大学的办学体系分布地域广、且学生的学籍分布在各个学习中心，学生认为所有的学习中心均可以办理学籍相关的事宜，但是实际上办学站点在目前的管理模式下无职责、无权限办理。总之，学习者对学籍方面的个性化需求和开放大学办学体系下的固有架构、办理流程等之间的矛盾，直接体现在学籍管理工作中服务事项数量多，办理周期长，学生不满意，投诉频发。

2.流程与效率的矛盾日益凸显

开放大学体系沿用广播电视大学系统办学，分为总部、分部、学院、学习中心。开放大学的学籍管理亦使用分级管理，即总部负责各分部学生，分部负责下属各学院、学习中心。由于开放大学办学系统点多线广，各种问题纷繁复杂，且学籍管理与教务管理、考试管理等其他管理环节存在众多交叉点，任何一个环节出现问题，就会引起连锁反应，相关信息的更改或者更新就会有牵一发而动全身之势，开放大学上下联动、分工协作的管理体制，从设计的理念和理想的运行状态来看无疑是很好的，但在实际执行中，由于面向的是遍布全国城乡的成人学生，且各层级、各地管理者工作能力不一，难免出现工作环节上的疏漏与错误，导致整体运行效果可能打折扣；加之针对学生的各类问题，信息传递和反馈需要占用一定的时间，也无形中影响了办理业务的整体效率。

3.制度落实参差不齐

开放大学体系中单位较多，制度落实容易形成因地而异的不利局面。虽然学籍档案管理工作有相应的制度和标准，但是制度和标准的落实由人来操作，难免存在理解不一致、推动落实差异化。制度的落实一定程度上受制于各地相关条件及具体执行者个人水平高低的影响，导致各地在学籍档案管理工作上的参差不齐、操作规范程度不一，最终影响到开放教育学籍档案管理的总体水平。

三、学籍管理的探索与实践

开放大学的学籍管理需要调动各办学层次相应的工作人员共同为学生提供满意周到的服务。但近年来日益增加的学生个性化新需求和不断增加的突发事件，反映了办学体系对学生个性化服务的不适应。因此有必要对学生的需求进行梳理和归纳，在原有分级管理的机制下进行针对性地探索与实践，主要包含以下几方面的探索：

1．一学期多批次办理毕业证书

因为成人学生在职学习的特点，近年来学生对学校及时颁发毕业证书的需求与日俱增。如果仍按照一学期颁发一次毕业证书的管理模式，显然无法满足学生迫切的需要。针对学生的这种需求，首先需要对学生申请毕业可能高发的时间节点进行调查分析，同时结合学生申请毕业前最后的教学、考试的实际安排，向学校教学管理部门了解毕业答辩(社会实践)等毕业前最后教学环节的结束时间；向学校考试管理部门了解各类考试结束后成绩发布的时间；将上述学生的需求和学校的教学、考试实际安排结合在一起进行综合考量。对学生需求和教学、考试安排重新梳理后，根据毕业答辩(社会实践)环节完成情况，是否需要参加期末纸质卷考试，考试阅卷及成绩发布的时间点等多个因素，在每学期安排三个不同的时间批次供学生申请毕业。学籍管理部门根据学生提交的毕业申请，一学期分三次为学生滚动颁发毕业证书，学生可以在达到毕业条件后的第一时间根据当前不同的办证批次随时提出毕业申请，通过这个颁证改革，打破了原有制度框架下的限制，一学期三次滚动办理，一年总计办理六个小批次的毕业证书，解决了学生急需拿到毕业证书的问题，将学生获得毕业证书的时间大大缩短，减少了学生等待时间，提高了学生的满意度。

2．缩短退学及其他学籍业务的办理周期

近年来，随着国家对其他成人教育形式的不断加大投入，开放大学面临着急剧攀升的在校生提出退学的申请要求。且这种情况和原有的学生因个人因病或工作变动无法完成学业提出退学申请的情况不同，学生往往提出需要在最短的时间内在开放大学办理完成所有的退学手续，以便在其他高校进行新的报名和学籍注册。这使得学籍管理中传统的一学期集中办理一次退学手续的工作模式面临着极大地挑战。在这种情况下，以国家开放大学为例，主要考虑从两方面对退学工作进行改进：(1)简化退学办理流程，将原来由总部审核的学生签字退学材料改为由分部进行审核，改革后分部只需要向总部提交退学汇总名单即可。(2)按照分部提交的退学材料申请时间，将每学期一次处理改为常规化处理，每周集中办理一次。通过以上学籍管理中的简化流程，加快办理速度的改革措施，为学生解了燃眉之急。

3．试点为学生颁发电子证书及证明材料

近年来，随着国家对个人档案及信用度的重视程度日益提高，学生来学校开具证明，协助单位/公司进行履历核查的情况越来越多。但开放大学分级办学的特殊情况，导致一旦出现用人单位要求学生提供总部开具的证明材料的情况时，分布在全国各地的学生都需要直接到总部，或者通过各地的办学机构间接地向总部提出办理这类材料的申请。前者需要学生本人或委托人亲赴总部，后者需要按照既定的流程从基层办学单位逐级提交办理申请。可以发现，无论是采取上述哪种渠道，都给学生和学籍管理工作者增添了不小的负担。针对这种情况，考虑让学生通过网络自助申请，由电子证书/证明系统在线自动生成带电子签证的电子版证明材料的方式减少学生跑腿负担，缩短所需材料的办理周期。

电子证书/证明系统基于电子签章，通过将实体的公章电子化以及对证明材料中所有信息进行基于数字证书的加密和防伪技术，实现网络在线为学生办理电子版证明材料，同时，用人单位拿到电子版证明材料后，可以到学校的官方网站进行二次核验，验证电子版材料是否为开放大学颁发以及证明材料中涉及的内容是否出现过篡改。

通过以上方式，将原来线下需要学生跑腿的办理材料，转为线上申请和办理，切实解决了学生的问题。

四、学籍管理发展建议

随着信息技术与教育的深度融合，国家开放大学对学历教育和非学历教育的学籍管理工作均进行了研究和探索，为做好服务和管理工作，学籍管理改革如同教学、考试改革一并拉开序幕。下一步的改革工作将以终身教育、开放办学的理念为核心，积极探索入学随时注册学籍、以单科课程注册学习和随考随毕业等灵活的学生学籍服务管理模式。学籍管理改革的工作必须以加强制度建设为支柱，使得办学体系内的学籍工作规范运作，并且根据学历教育、非学历教育形势的不断变化，对制度进行定期的梳理与更新。

学籍管理改革将以终身教育思想为引领，树立开放、灵活、优质、便捷的办学理念和服务模式，充分运用现代信息技术，创新办学形式、组织模式和运行机制，努力将国家开放大学办成服务全民终身学习的新型高等学校。基于开放大学 “提供形式多样教育服务，广泛开展学历教育和非学历教育”定位，提出适合终身学习特点的学籍管理配套模式：

1．建立终身学习档案

记录学生在各个阶段的学习经历，帮助学生进行学习成果积累。通过终身学习档案打通不同阶段、不同层次之间的学籍管理壁垒，使学生各个不同类型的学籍实现融通，解决学生终身学习在学籍管理中遇到的典型问题。只要学生使用同样的个人信息来注册，无论有多少个学籍都放在一个档案里管理。

终身学习档案应同时适用于学历教育及非学历教育。按照现行的上位规章制度及各高校通用的学籍管理规定，绝大多数仍是从学历教育的角度出发管理学生的学籍。为了适应学生的终身学习，在现有规章制度暂时无法做突破的情况下，必然需要从非学历教育的角度出发，对终身学习行为进行管理。同样的，从学生多样化学习行为的角度出发，为了兼顾不同需求、不同类型的学生学籍管理，推动终身学习档案统筹管理学历教育及非学历教育学籍势必成为终身学习背景下学籍管理的大势所趋。

2．以课程为单位注册学籍，开启随时报名，随时学习

学生对于终身学习的需求和兴趣，必然导致其学习的进度与报名方式与现有以学期为单位进行授课的模式发生冲突。同时，在现有学历教育的学籍管理体制机制下，学生的学籍都是和学校开设的专业进行绑定的；以课程为单位注册学习的理念，会导致按照原有模式运作的学籍管理无法统筹管理同一个学生在学历教育阶段和课程学习阶段不同的学籍与学分获得情况。

3．以学分银行学分积累及转换规则为基点，建立已修课程及学分在不同阶段的学习经历间进行流动和转换的规则

这些规则包括不同学籍间的学分转换规则，课程替代规则等；通过规则使学生在不同学籍、不同学历层次下获得的学分可以基于一定的规则实现部分或全部认可。

学习档案终身有效，如果学生的学历教育没有如期毕业，则相应的学历教育下获得的课程学分可以转入学习档案下存放。同时通过学分转换规则及毕业规则，使学生前期获得的学分可以在其他学籍下部分或全部认可。通过学分银行，打通学校学历教育与短期培训、校外培训、其他学习经历之间的课程学分互认。

4．配合“1+X”制度，建立毕业规则

建立规则使得学习档案下记录的所有已修课程学分通过毕业规则判定学生是否达到毕业条件。

学籍管理的推进和完善离不开信息化平台的支撑。为了更好地为300多万在校的国家开放大学学习者提供学籍管理与服务，接下来需要细化学籍管理的业务需求和技术需求，只有通过信息化系统，才能保证制定的各项学籍规章制度能顺利地在国开体系内推行和实施。与此同时，学籍管理改革也要积极探索与学分银行系统的联通，发挥学分银行的纽带作用，促进学历教育与非学历教育的进一步融通，为学习者提供更高效、快捷的学籍管理服务。实现开放大学历教育与非学历教育并举的发展目标。