电子政务系统中的档案管理：文件归档

李 鑫

（太原市社会（儿童）福利院 太原孤残儿童特殊教育学校，山西 太原 030027）

办公室的档案管理工作，在单位办公体系中扮演着重要角色，高效地开展档案管理工作，能有利于优化单位工作效率。改革办公室档案管理体系，要做好档案信息服务工作，针对档案管理工作中所存在的问题，借助现代管理理念以及管理措施，寻找解决问题的有效措施，健全完善办公室档案管理的机制。

1 政务社交媒体文件归档管理的意义

1.1 能够收集保存政府机构网上政务、履责履职凭据

政务社交媒体文件，记录了政府机构在社交媒体平台上开展政务信息公开、收集民意、服务群众的履职情况，是政府机构利用新媒体开展政策宣传、政务服务的原始性记录。政务社交媒体文件归档管理，将政府机构开展网上政务、履责履职的过程客观、真实、完整地记录下来，将成为日后查考、研究和处理相关问题的依凭，认定网上政务办理过程中法律权利、义务与责任的证据。

1.2 有助完整保存机构历史乃至社会记忆

政务社交媒体文件中不乏政府机构发布重要活动和政策法规的信息，这些生动记录了机构的运行痕迹、历史沿革，也反映了国家在某一方面政策方针的变化发展，是政府机构乃至国家社会发展的客观历史记忆；同时，政务社交媒体文件中还有网民公众评论、反馈的意见建议，是丰富全面的社会记忆。政务社交媒体文件归档管理，有助于及时完整地保存这些丰富生动的国家社会记忆，为历史研究提供宝贵材料。

1.3 有助于完善馆藏结构、丰富内容

目前，我国各级国家综合性档案馆的馆藏结构中，以政府机构的公务文书为主，且档案载体以纸质为多，非官方的非公务活动的馆藏来源少，社会化、平民化程度仍然不能满足社会与民众的需要。政务社交媒体文件归档管理，不仅反映了民众思想，且表现形式多样，语言特点更为轻松活泼，以不同于常见公文文书的特别方式，形象生动地记录历史事件、社会变迁，是对国家、社会历史记忆的有效补充。将社交媒体文件纳入档案馆藏的范围，有助于建立起更加丰富多彩、亲近民众的馆藏结构。

2 归档中可能存在的主要问题

2.1 档案管理体制漏洞较多

办公室档案管理工作的开展，需要办公室人员有较强的档案管理意识，按照管理制度以及管理流程，收集各项信息并实现各项资源的整理。但多数档案管理工作缺乏系统培训，对档案管理缺乏充足的认识，无法依据实际工作要求收集与完善档案信息，更难以合理利用档案信息开展信息服务。当然，这也不完全是工作人员的失误，因为单位没有完善的档案管理机制，未随着时代的发展规划档案管理工作，以致档案管理工作依旧停留在传统纸质模式中，还没有转变成电子或是数据管理。所以，不少档案管理人员只是简单地进行资料收集，忽略了后期的编研及存档和信息服务等工作，以至于办公室档案资源开发利用效率较低，影响了正常的业务开展。

2.2 档案管理人员素质有待提升

办公人员在培训或者是人才引进中并没有注重档案教育背景及管理意识，以至于多数办公室档案管理人员，都没有较强的档案管理意识，在担任岗位工作时，造成了档案资源的流失的情况。有些单位忽略了档案管理人员的引进，基本上没有设置专门的岗位，都是以兼任的形式开展，没有专职档案管理人员或是档案管理岗位，以至于办公室档案管理工作处于边缘化地位，难以在整个办公体系中发挥自身的作用，资源流失、信息服务不到位甚至还影响着整体工作的进展。

2.3 政务社交媒体文件归档亟需技术支持及保障

与产生于OA办公系统的传统电子文件相比，政务社交媒体文件既包括文字、图片、声音、视频等常见文件形式，也包括链接、碎片式记录等信息类型；既有政府机构通过社交媒体发布的原始政务信息，也有网民公众互动产生的聊天记录、转发评论等，还有平台管理产生的管理日志、元数据等信息。社交媒体文件类型丰富多样，来源广泛，且信息内容动态变化显著，导致对其进行收集、归档管理的技术难度更大。大量动态产生的文件信息如果一一保存，必将耗费大量的时间、人力、物力，占据大量的存储空间；如果不保存，又将使语境信息不完整，会丧失部分重要的背景信息及元数据。同时，由于评论、转发等信息与政府机构原始发布信息的时间会存在延迟，如何选择归档时间节点、保证归档社交媒体文件的完整性也是一个难点。

3 政务社交媒体归档管理的策略

3.1 增强意识，促进政务社交媒体文件归档实践中各方团结协作

档案部门应强化“存档留史”的历史责任感与历史使命感，充分意识到政务社交媒体文件归档管理的重要意义，重视推进政务社交媒体文件归档管理工作，主动承担起政务社交媒体文件归档管理实践中规划者、引导者、协调者的职责，充分发挥自身在电子文件、信息资源长久保管保存实践中的经验与优势，保持并加强以往接收各级各部门政府机构档案时建立的渠道与联系，积极组织、参与政务社交媒体文件归档工作的顶层设计、实施实践、规范协调工作。同时积极宣传、引导社会各界增强社交媒体文件归档意识，调动政务社交媒体管理过程中的各方主体的积极性，规范归档管理过程中各方的主体职权、权限的划分，严格约束各方的职责与义务，及时为政府机构参与政务社交媒体文件归档实践提供指导建议、给予帮助，推进社交媒体平台、第三方机构为政务社交媒体文件归档提供技术支持，使各方紧密配合、团结合作，共同推进政务社交媒体文件归档管理实践。

3.2 打造优质的档案管理工作队伍

单位在办公室人才引进中，要加强对人才档案管理能力或者档案管理意识的关注，既要引进具有档案管理专业背景出身的人才，也要加强对现有人员的档案管理工作培训，从人才引进和岗培训等多个方向入手，切实提升办公室人员的档案管理能力以优化档案管理效率。一方面，单位应充实现有档案管理工作队伍，改变兼职或者是退休人员管理档案的现状，突出办公室档案管理工作的重要性，强化对现有办公人员的档案管理培训，以信息化技术学习和档案管理知识教育为切入点，运用网络视频、专题讲座等多种等手段，提升档案管理工作人员的专业能力及素质。另一方面，则是要加强对办公室人员的档案管理工作考核，建立健全的激励机制，按管理工作的效率以及档案信息的完整度、更新速度作为考核标准，对于档案管理工作突出的人员进行物质及精神奖励，而档案管理工作滞后的人员则要进行相应的惩处，从而全面提升档案管理工作的效率，调动档案管理人员工作的积极性。只有终身学习和提高，档案管理人员的综合素质方可以与档案管理发展形势所适应，进而优化档案管理质量。

4 结束语

作为政府机构和社会历史记忆的守护者，档案部门和档案人员应积极探索，克服政务社交媒体文件归档管理工作中的难点与挑战，不断推进，使新媒体环境下的历史和记忆能够长远保存与流传。