档案数据化建设思考

孙 影

（太和县自然资源和规划局，安徽 阜阳 236600）

现如今，随着科技的发展，传统的纸质档案已经逐渐落后，档案的数字化已经成为未来的发展方向。相较于纸质档案，数据化档案在实际应用过程中无论是档案管理还是档案安全性都会大幅度提升。因此，有必要对档案数据化展开分析。

1 档案数据化建设的价值

在互联网时代的影响下，档案数据化建设的出现让档案管理工作的重要性得到了显著提升，在档案数据化的过程中，已有的档案信息无论是查找效率还是档案安全都会大幅度提高，因此档案数据化是未来的发展趋势。除此之外，互联网技术的不断发展还让各个行业看到了全新的发展机遇，而档案数据化也可以在实际应用中将“互联 网+”作为发展核心，并以此来完成对档案管理工作的进一步优化，数据化档案可以脱离以往的工作思维来不断进行拓展与创新。

2 档案数据化建设的过程

档案数据化建设需要以互联网技术为核心，通过加强数据信息的收集、管理能力来提升企业中档案的作用。档案数据化建设过程如下：第一，档案收集。在收集档案的过程中，企业必须保证档案信息的全面性，无论是法定档案信息还是非法定档案信息都要进行收集。另外，在档案收集时还需要将档案信息进行分类，并通过不断优化档案结构来完善企业中的档案资源。档案收集作为一项长期工作，高质量的档案能够促进企业的进一步发展。第二，档案管理。档案数据化建设离不开数据库的支持，通过数据库能够完成大规模档案信息的存储，只有数字化档案的数量、质量能够达到一定标准，才能够将档案数据化建设的功能全部发挥出来。第三，利用档案。档案数据化建设的主要目标就是为社会不同阶层的人们提供有价值的数据信息。所以在档案数据化建设的过程中，既要对现有的档案进行保存，又要对其他档案信息进行收集，通过对大量数据档案进行分类、整理来保证档案信息的总体质量，使档案数据能够得到最佳效果。第四，档案数据化管理软件的开发。档案数据化建设离不开互联网技术，而档案管理软件则是将档案的各种功能进行优化，改进。通过档案管理软件能够大幅度提升档案信息的利用率，增强档案安全性。

3 档案数据化建设的意义

1）档案数据化对管理人员的意义。传统的档案管理需要由管理人员通过人工来完成信息资料的收集与整理，所以档案管理人员的工作量非常大。而在档案数据化完成之后，就会使档案管理中的大部分人工作业转变成为计算机作业，大幅度降低档案管理人员的工作量与工作难度，而且数据化档案还能够使管理人员的工作效率得到显著提升。除此之外，档案数据化建设的核心就是互联网技术，因此实现档案数据化建设之后，还可以通过网络技术来完成对档案文件的快速检索与查看，所以信息查询效率还能够大幅度提升[1]。

2）档案数据化对部门的意义。档案数据化建设对于企业中各部门的意义如下：第一，提升工作效率，通过实现档案数据化能够解放部门原有的档案管理人员，档案管理效率的提升能够让各个部门查阅档案的效率得到大幅度提升。第二，提升技术水平，互联网时代中的各个企业，其整体发展方向离不开数字信息化，而档案数据化建设则是发展中的必经阶段，因此完整的档案数据化建设代表着部门技术水平的提升。第三，降低档案管理难度，档案数据化建设能够让档案的分类、整理、查阅效率大幅度提升，简化档案管理人员的工作难度，让档案管理变得更加简单。

3）档案数据化对企业的意义。（1）提升档案信息的收集、管理质量。在企业中，档案信息就是历史发展过程中的各项活动记录，是企业中带有保存价值的资料、文件。通常情况下，企业以及事业单位每一年都会产生非常多的档案信息资料，不同类型档案信息的重要性各不相同，重要档案能够让企业的未来发展变得更加简单[2]。通过对档案数据化建设能够让企业对档案的收集与管理变得更加简单，提升企业对档案文件的管理效果。（2）提升档案的二次利用率。通常情况下，企业在整理档案文件时必须要保证档案的整理速度与完整性，只有提升档案的整理速度才能让近期的档案文件进行二次、多次利用，如果同一份档案的整理时间过长，就会大幅度降低档案的二次利用率。档案文件在使用过程中需要进行档案的整理与查找，档案数据化就可以大幅度降低档案的查找时间，提升档案的整理质量，为企业发展带来更多便利。（3）提升档案安全性。采用人工进行档案管理，有可能在收集、查阅过程中导致档案文件出现损坏、丢失等现象。而档案数据化建设完成之后，则能够大幅度提升档案安全性，非实体档案无论是查阅效果还是整理质量都会得到显著提升，而且通过档案文件备份还能防止失误操作的出现。

4 提升档案数据化建设的措施

1）提升档案数据化硬件设施的建设。企业在进行档案数据化建设时，为了加快数据化建设速度，就需要对企业中的计算机等硬件设备进行更新，通过不断更新来保证企业的硬件设备能够满足档案数据化建设的要求。除此之外，还需要提升对档案管理软件的开发速度，通过提升的档案的管理能力来保证档案数据化建设的管理质量。对于档案数据化建设而言，通过提升档案文件的管理质量能够将档案文件的潜在价值进一步提升，并将档案价值转化成为企业的经济效益。

2）档案管理制度的完善。在档案数据化建设过程中，企业需要根据实际情况来规范现行的管理制度，确保管理制度的合理性。通过对档案管理制度的实际应用能够发现制度存在的各种不足之处，此时的档案管理部门便要对企业的档案管理制度进行细致化调整，让管理制度变得更加完善。除此之外，企业还可以通过细化档案管理流程来加强对数据化档案的细致化管理，保证档案数据化建设得以进一步执行。在档案管理制度制定时需要提升数据化档案的安全性，通过加强电子档案文件的防护能力来保证档案信息的完整度。

3）档案管理人员素质的提升。档案数据化建设完成后的档案管理人员的工作内容会出现非常大的改变，因此档案管理人员需要做到以下几点：第一，熟练运用电子信息工具，通过自我学习来掌握数据化档案管理工作时需要的各种计算机知识与技能，保证档案数据化建设结束后能够在第一时间投入到工作岗位中。第二，提升对于网络信息的敏感性，互联网时代中的各种信息特别复杂。而且互联网中的很多信息资源并不能作为信息数据来进行参考，因此需要档案管理人员提升对网络信息的判断能力，这样才能够使档案信息的总体质量得到保证。第三，提升对档案信息的提炼能力，在档案数据化的过程中，档案收集、整理的工作可以通过计算机来完成，但是计算机收集到的档案信息有时会比较复杂，因此需要通过档案管理人员对信息内容进行加工、提炼才能够保证档案信息的质量符合要求。在面对不同信息时，档案管理人员需要找出信息中具有价值的部分，通过将无效信息剔除来提升档案信息的总体质量。

5 结论

总而言之，在互联网时代中，档案信息的重要性得到了进一步提升，而通过档案数据化建设则能够将档案信息的作用发挥到最大，数据化信息无论是质量还是安全性都会得到大幅度提升。相信随着更多人意识到档案数据化的重要性，我国的档案数据化建设一定会更加完善。