事业单位人事档案管理数字化建设

叶正茂

（通榆县安全生产监察大队，吉林 白城 137200）

档案数字化建设是将传统的纸质档案转化为数字形式的计算机语言的过程。现在，我国大多数事业单位人事档案还在沿用纸质的资料，这种方式占用的空间大，并且管理、保存及查阅过程耗费大量时间。在科技快速发展的互联网时代下，传统人事档案管理难以适应社会的需求，而档案的数字化建设能适应科技的飞速发展，所以档案的数字化建设成为发展的必然趋势。

1 人事档案数字化建设的重要作用及优点

1）人事档案数字化建设的作用。人事档案是记录一个人身份、学历和资历的重要载体。以往的人事档案都是纸质的，在档案的整理和传递过程中很容易出现偏差，导致个人信息的丢失与泄露。随着科技的不断发展，旧式的人事档案管理模式逐渐被数字化管理模式取代，建立人事档案数字化系统越来越重要[1]。档案数字化建设系统不仅能进行精准地查询，很大程度上提高了工作效率，同时还能有效地防止档案在整理和传递过程中的丢失，这对事业单位人事档案的管理工作进行有很大的意义。

2）人事档案数字化建设的优点。传统的人事档案管理工作耗费很长时间和大量的人力物力，在整理和传递过程中还会存在很多弊端。而在进行档案数字化建设之后，通过计算机进行档案的查阅和管理，可以避免纸质版档案的利用，规避纸质档案的弊端。建立档案数字化系统更大的好处在于可以将所有的人事档案进行分类和整合，对事业单位的人事制度起着不可估量的作用。通过建立档案数字化系统，使工作人员实现对档案的高效率存储及查阅，当档案出现变化时，可以及时地进行更改和纠正，提高了档案的高效性和科学性。

2 事业单位人事档案管理数字化建设过程中存在的问题

1）事业单位缺乏对档案数字化建设的重视。在当今互联网时代下，数字化管理模式成为企业发展的主要趋势，事业单位要进行人事档案的数字化管理，首先必须要树立正确的数字化建设理念。目前大多数的事业单位在实际管理中缺乏对档案数字化建设的认识，沿用传统的档案管理模式，觉得不需要加以改变。有的事业单位虽然引进了档案数字化管理设备，但并没有相关的工作理念及思维，使档案的数字化设备形同虚设，在这种情况下，工作效率难以提高[2]。

2）事业单位的档案管理人员专业素质低。档案管理人员的工作态度和专业水平是影响事业单位档案管理能力的重要因素。目前事业单位的档案管理人员在工作中存在诸多问题，例如工作不积极，态度不端正，对档案管理工作认知不够，没有进取心，档案分类不及时，信息发布迟缓等。正是这些原因，导致事业单位档案数字化建设发展迟缓。此外，随着社会科学技术的快速发展，对档案管理人员的专业素质要求也随之提高，这就要求档案工作人员具备较高的专业水平，不仅要掌握传统的纸质版档案整理方式，同时还要学会利用现代化技术手段对档案进行管理。目前，大多数的档案管理人员仍然处于传统档案管理工作阶段，这对档案数字化建设的发展是不利的。

3）档案数字化建设资金落实不到位。事业单位人事档案数字化建设是一个漫长的过程，不仅需要很长的建设时间，同时还要投入足够的建设资金，很多事业单位都存在投入资金不足的现象。如果资金落实不到位，将导致事业单位不具备档案数字化建设的运行条件，档案管理人才的缺失，设备体系的匮乏，最终会导致档案数字化建设的失败。

3 人事档案管理数字化建设采取的相应措施

1）加强事业单位对档案数字化建设的重视。事业单位档案数字化建设的首要工作是提高对数字化建设的重视程度，调动档案管理人员的积极性，并明确每一位管理人员在档案数字化建设中的工作任务及职责。管理者根据事业单位的实际情况，树立目标，并以目标为主体开展档案数字化建设工作。作为管理者，要提高对档案管理工作的认知，了解档案数字化建设的价值意义所在，才能在后续工作中明确工作的方向。

2）提高事业单位档案管理人员素质。人才是企业运行的重要保障。事业单位在进行档案数字化建设过程中，应重视对档案管理人员的专业素质的培养。如果一个事业单位没有一支专业的人才队伍，即便具有先进的硬件设备，也是无用的。在设备仪器等硬件设备落实到位后，需要进行档案管理人员的配备，正所谓十年树木，百年树人，档案管理人员的培养并不是一朝一夕能实现的，培养人才要进行长期的专业培训。档案管理人员要掌握基本的知识及技能，为了适应时代的发展，还要求档案管理人员在工作中不断提高自身的学习能力，刻苦钻研，一步步成为档案数字化管理的人才。档案管理部门根据岗位的需求，制定出科学的培训计划，确保档案管理人员的配备[3]。除此之外，当今的计算机网络发达，黑客是档案管理数字化运行中最大的威胁因素，机密档案文件如果受到黑客的攻击，就会导致档案泄露或丢失，所以档案管理的安全问题不容忽视。面对互联网层出不穷的挑战，档案管理人员要未雨绸缪，排查档案数字化建设中存在的安全隐患，提高档案数字化管理系统的安全指标，这样才能使档案管理工作有序进行。

3）建立科学的档案数字化运行管理系统。在进行档案的数字化建设时，首先要引进硬件设备，然后进行系统软件开发，在后续的工作过程中，还要实时更新管理系统，并进行系统维护，这样才能使档案数字化建设的更长久更科学。事业单位提高档案管理工作效率的必要条件是建立档案数字化管理系统。档案管理工作并不是传统意义上单纯地对档案进行收集、记录，更重要的一点是为人民群众提供快捷、高效的档案服务。通过档案数字化系统的建立，打破一成不变的管理理念，提高档案管理的工作效率，以满足广大人民群众的实际需求。在进行档案分类时，可以根据档案的属性进行合理设置，例如在处理一般的档案文件时，事业单位的档案工作人员可直接登陆系统查阅资料，并进行下载，实现了在档案数字化管理模式下的资源共享，节省了不必要的浪费时间，大大提高了工作效率。对于一些机密档案资料，档案管理人员要进行加密处理，防止重要档案文件的泄露。事业单位通过数字化档案系统的建设运行，提高档案所具有的社会效益，发挥出档案最重要的价值。

4 结论

在当今的互联网时代下，事业单位人事档案数字化建设是适应社会发展的必然趋势。在档案的数字化建设过程中，管理者要树立科学的管理理念，建立数字化建设的思想意识，提高对档案数字化建设的认知。站在档案工作长远发展的角度，积极优化资源配置，落实档案数字化建设的资金，以此保证档案数字化建设的有效性和科学性。同时档案管理部门要重视对档案管理人员的培养，提高人员素质，建立完整的数字化运行体系，才能使此项工作顺利完成并得到持续发展。