建筑设计单位档案管理信息化建设研究

李 辉

（十堰市建筑设计研究院，湖北 十堰 442000）

1 建筑设计单位进行档案管理信息化建设的重要意义

随着我国科学技术的发展，各行各业迎来了全面信息化建设时代。建筑设计单位的档案信息化管理能够有效将管理工作自动化、数字化，对设计单位的生产经营。通常情况下，传统的档案管理工作是对建筑设计资料信息进行人工收集、编辑与整理，耗费大量的人力、精力与时间。而信息化的档案管理能够对这些繁琐的工作内容与环节简单自动化处理。

对于建筑设计单位来说，不断完善信息化的档案管理工作能够有效推动设计单位的生产经营活动健康稳定发展；对于档案管理人员来说，档案管理的信息化建设能够有效将人管人员手动信息录入、归档、整编等各项工作进行数字化、自动化、网络化管理，为档案信息内容的检索查询等工作提供了更多的方法，不仅有效改善了传统档案管理手动校对的困扰，有效整合数据信息，实时调整信息动态，还能够在一定程度上减轻档案管理人员的工作负担，有效节约整理、编辑与管理的工作时间，促进管理工作效率不断提高；对于设计单位的各部门来说，档案信息化的管理能够有效划分各部门的相关设计档案信息，加快各部门的相互协调与配合工作的开展；对于设计人员来说，能够大大提高对档案资料以及设计文件的利用率，有效提升设计的工作效率，进而缩短设计周期，加快设计资料的归档[1]；对于建设行业来说，信息化的档案管理建设能够有效实现档案信息的共享与利用，能够全面了解工程设计档案的信息，为整个建筑行业的发展提供档案信息的安全保障。总之，建筑设计单位进行档案信息化建设是时代发展的需要，对促进行业的稳定发展具有至关重要的意义。

2 建筑设计单位传统档案管理中存在的问题

对于建筑设计单位的档案管理工作来说，传统的档案管理工作环节较为繁杂，不仅需要保证建筑工程设计内容的完整性，对建筑工程从立项到竣工验收的每一个环节产生的数据、图纸与资料进行成套性管理[2]。但是由于建筑项目受外界因素与内部结构等影响，造成建筑设计项目时间跨度周期长，修改、变更与补充内容较为频繁，设计档案资料增加等，使得相关人员在对设计档案收集、整编与管理的工作量大大增加，现代化档案管理的建设对档案信息管理工作人员提出了更高的要求，同时又面临着诸多困难。主要表现在以下几个方面：

2.1 对档案管理工作的重视程度不够

针对档案管理的信息化建设，建筑设计单位对档案管理工作的重视程度仅限于口头上，在实际的工作中过度重视对建筑工程的设计工作，对于跟进设计档案信息的管理工作只是做做表面工作，认为涉及档案只要储存好、能查询到就行，对于档案资料的归档、编辑、整理等重点工作并没有去管理，造成很多资料在项目初期就混乱、丢 失等。

2.2 建筑设计单位的档案室库房设施与设备不够完善

档案信息的管理存在弊端还有一个重要原因是由于档案室库房设施与设备不够完善，一般情况下，随着建筑项目工程的不断增加，设计档案数量也会大量增加，长时间的设计档案积累，使得原先的档案室库房不堪负重，包括摆放档案资料的密集架等设施也满足不了现有的存档要求，很多设计图纸无处可放。

2.3 设计档案信息的整体管理水平不高

建筑设计单位档案部门将工作重点放在了设计图纸与工程建设上，档案管理的专业工作人员比较稀缺，且专业管理能力与综合素质普遍不高，再加上传统的档案管理工作量较大，导致档案管理工作的实效并不高，管理工作只能选择一些比较轻松、简单的日常任务，比如资料入库、图纸入库等，对于工序繁杂的整编工作放之任之，导致整体的档案管理水平与质量停滞不前。

3 建筑设计单位实现档案管理信息化建设的有效措施

3.1 增强档案管理人员的信息化意识，有效调整档案管理人员配置

正确的档案管理信息化建设认知能够加快信息化建设的进程，因此，要想实现对档案管理的信息化，需要加强工作人员对现代化、信息化档案管理认可与支持，转变传统思想观念，积极为档案的现代化管理出一份力；另外，加强对相关工作人员的优化配置，有效提升管理工作质量，提高部门的工作水平。

3.2 加强信息化、现代化档案管理人才的培养与引进

加强对现有档案管理人员的专业性学习与教育，通过针对性地员工培训，加强管理人员的专业素养与综合素质能力，增强档案管理人员的工作责任心与工作积极性；积极引进具备档案管理专业人才与档案信息化数据分析设计人才，为设计单位培养出更多档案管理综合型、高素质人才。

3.3 提高档案信息化的管理水平与技术

想要实现档案管理信息化的建设，必须要加大对档案设施设备的资金投入，为档案管理工作人员专门配备计算机、服务器、扫描仪等仪器设备，有效提升档案信息数据的数字化、信息化。将管理模式转变成双向的管理与储存，增加档案文件的完整性与安全性[3]。另外，加快对档案信息化的基础设施建设，借助于计算机与网络技术有效实现数字化档案馆，逐步提升档案管理信息化水平。比如，建立档案目录数据库、电子档案归档输入系统等，有效提升档案检索开发与利用的服务水平，实现档案信息处理的信息化、新西村相互的自动化、信息服务的网络化与信息采集的实时化。

4 结语

综上所述，信息化档案管理的建设能够有效提升了档案管理工作效率，为实现物质化办公提供了有利条件。当前建筑设计单位的档案管理工作还需要经历一个漫长的过程，需要相关工作人员不断探索与创新新技术、新理念，有效融合现代化的先进科技与网络技术，将档案信息化、自动化、无纸化的管理提升日程，有效推动我国档案管理事业的不断前进，为新形势下档案事业的发展指明方向。