信息时代档案职业发展面临的机遇和挑战

刘 潇

（对外经济贸易大学，北京 100029）

1 概论

高校档案工作综合性、系统性强，在不同时期对于高校档案工作者的工作能力有不同要求。在信息时代，“档案+信息化”是档案职业发展的新特点。

1.1 “档案+信息化”职业发展要求的充分性——国家政策的支持

党的十八大以来，以习近平总书记为核心的党中央加强对网络安全和信息化工作的领导，统筹推进网络安全和信息化各方面工作，实践证明，五年来数字中国建设发展取得了历史性成就，发生了历史性变革。党的十九大指出，将继续加快数字中国建设，以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌。档案数字化作为国家数字化建设的一部分，将乘着数字中国这一列车快速发展。高校档案工作者也应抓住该机遇，在政策、资金、环境友好的条件下，努力提高自身信息化能力，为推动高校档案事业发展贡献自己的一份 力量。

1.2 “档案+信息化”职业发展要求的必要性——信息化时代的需要

高校档案是高等学校历史发展的产物，是学校各方面工作的长期积累，记录着学校在长期发展过程中教学、科研、管理等活动中形成的重要文件，对学校的发展而言具有重要意义。传统的高校档案以纸质形式存在与保存，随着信息技术的不断发展，高校管理引入了现代化信息技术用于日常运营。高校在行政管理、教学科研等一系列活动中均会产生电子文件与数据资源，高校档案已不再仅仅指传统的纸质档案，而是包括了纸质档案和电子档案两种类型。高校档案管理形成了电子档案与纸质档案并存的双套制归档和双轨制运行管理状态[1]，目前这种双套双轨制模式仍是绝大部分档案机构所采取的模式。在该模式下，各高校加大力度进行档案信息化建设。高校档案信息化建设是以资源建设为核心，以纸质档案数字化为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要工作[2]，利用信息化技术对高校档案进行有序化储存、整合，从而大幅提高高校档案管理的效率并使之成为一种信息资源来更好地服务社会[3]。随着高校档案信息化建设的发展与不断深入，工作中出现的问题也日益突出，传统档案职业所掌握的知识、技能、管理方法已无法应对，档案信息化对档案从业者的能力不断提出新的要求，档案工作面临着新的机遇与挑战。

2 信息时代档案工作难点

2.1 电子档案收集任重而道远

目前，高校各归档部门电子文件归档意识薄弱。高校档案传统归档过程是直接由归档单位将上一年度本单位产生的纸质文件进行排序编码等整理工作后交到档案管理部门，能够较好的做到应归尽归。但囿于传统观念，在电子文件产生的越来越多的今天，大部分归档单位并形成没有电子文件的归档意识及习惯，误认为电子文件无法成为档案而忽视其归档，从而造成电子文件的流失。或由于电子文件归档依赖于计算机等辅助设备的使用，对于不熟悉电子文件归档规范和流程的传统档案工作者而言，与纸质文件归档相比，电子文件归档需要耗费更多的时间精力，因怕增加工作量往往容易产生畏难情绪，不愿承担此项工作。

另一方面，电子数据获取困难因为目前我国大部分高校数字化校园建设还处于起步阶段，没有建立一个统一的信息数据库，学校各部门拥有自己的业务系统及各自的数据库，在进行电子数据归档时困难重重。首先，档案信息系统与其他部门信息系统若配置数据库不同，在接口调用、数据结构、编码规则上均会有所差异，可能导致数据同步性差、进行增删改等操作后留下“死数据”等后果。其次，业务部门在系统进行更新迭代后，并没有较为完整的保留下旧系统的数据，如学生处重点关注的是在校生的相关信息，对于已毕业学生的信息不做过多关注，那么在学生管理系统进行更新迭代时，原数据库存储的毕业生信息因不那么重要在处理时可能存在遗失的风险，这对于电子档案而言是一大损失。最后，由于整体电子文件归档意识薄弱，在各部门业务独立，系统分散的情况下，出于部门业务数据保密或进行数据对接需耗费一定人力物力等各种原因，对接部门往往产生畏难情绪，不愿开放本部门数据库进行数据对接，从而信息资源不能充分利用，无法实现档案信息化管理的最终目的——数据共享。因此，高校档案馆工作者首先需帮助各单位档案员树立电子文件归档意识，掌握电子文件归档方法，才能有效开展电子文件归档工作。

2.2 电子档案保护技术要求高

相较于纸质档案，电子档案的保护在观念、方法、技术等方面均存在着不同。对于传统纸质档案而言，档案管理者需要做的是对档案载体——纸张进行在防霉防蛀、修裱加固等保护。而电子档案由于其结构的复杂性及其物理结构与逻辑结构的分离性, 要保护电子档案的内容, 主要是保护其逻辑结构不要受其物理结构变化的影响[4]，即档案管理者在保护电子档案时，既需要对其载体进行保护，又需要对其内容本身进行保护。对于电子文件载体而言，多为磁盘、磁带、光盘等化学磁性材料，除了与纸质档案保护需要同样的防霉、防潮、防强光等等，还特别需要防磁性，且温湿度要求较高，一旦电子文件载体受到物理损坏，里面的内容也不复存在，因此，定期进行磁盘备份，建立数据库，实现数据库信息的转化及进行系统软件升级对于电子档案保护十分重要。同时，信息时代电子档案的存储、利用均需要计算机软、硬件的支持，电子档案保护工作涉及技术防范、网络监控、平台安全隐患排查以及漏洞弥补等各方面。在日常工作中，档案工作者需定期进行服务器杀毒，档案管理系统数据库备份，构建数字化防火墙做好网络防护来应对计算机病毒、硬盘受损、黑客入侵等各种情况。同时建立应急响应制度，在发生信息安全事件时，迅速对数据系统进行完全备份，然后速度通知相关的机构或人员请求协助。以上措施均要求档案工作者具备一定的计算机知识，能及时发现威胁采取措施从而有效止损。

2.3 电子档案资源利用不充分

电子档案资源服务离不开信息技术。区别于传统纸质档案的借阅、复印，电子档案资源利用方式更加多样化，包括档案目录检索、档案全文检索、电子原文浏览、网上预约查档等。但在实际工作中，电子档案资源并没有得到充分利用。首先，目前国家并没有一套标准的档案管理系统供各档案管理单位使用，市场中档案管理系统开发公司参差不齐。大部分高校档案馆从市场中采购大众版的档案管理系统，可能存在的问题是该档案系统无法完美契合学校档案业务需求，仅能完成普通的如档案录入，卷内目录打印，档案条目检索等简单功能，对于进一步的业务需求需要再次进行开发，然而系统开发人员对于档案业务不熟悉，档案工作人员对于技术水平不了解，二次开发费时费力。其次，部分高校的档案管理系统与档案利用平台仅可通过学校局域网进行访问，在网络环境中信息使用权限具有一定的限制性。如此一来，毕业生、社会人事及离开局域网范围的师生均无法进行档案查询，今时今日，数据获取无法做到随时随地，便已是落后于时代。为了使高校师生及其他档案利用者在享受到信息时代档案资源利用的便捷性的同时，又保障电子档案数据的安全性，是高校档案工作者需要解决的一个难题。

3 信息时代档案工作对策

信息时代，档案职业客体发生变化，由传统的纸质档案发展为纸质档案与电子档案并存。档案工作者需要正视该客观情况的变化，树立新意识，学习新知识，利用新的技术手段保护档案资源，并加以利用，促进档案职业更好的发展。

3.1 高校档案工作者应成为档案的宣传者

在信息时代，档案工作者要树立“数据既档案”的意识，收集一切档案数据，意识到遍布于计算机网络节点和神经末梢的信息数据也是高校档案的一部分，需要及时抓取归档。这就要求档案工作者要转变传统的归档意识，从被动等待归档单位归档转变为积极与之沟通，主动服务，并加大电子文件归档宣传力度，提升高校档案信息化管理的全民意识，这样才能提升我国高校档案信息化管理的软实力。一方面，高校档案馆可以利用档案网站这一平台，搭建档案工作宣传窗口，如将部分已归档的电子文件、电子照片、录音档案等组合加工，在档案馆网站进行特色电子档案展览；又因高校各部门的兼职档案员接受过档案管理专业的专门培训较少, 缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，档案馆可依照国家电子文件管理标准，分解细化规则，制定适合高校自身情况的电子文件管理标准与电子文件归档方法，印制学习手册发放至各归档单位学习并定期进行培训，或者利用微信公众号、微博等网络平台，日常推送档案归档相关知识，树立学校各部门电子文件归档意识，更好的指导其进行电子文件归档。另一方面，搭建电子文件开放利用窗口，提供网上档案查询利用服务。为每个师生建立一个账号，院校、教师、学生皆可运用智能终端进行便操作，通过该系统查询、参加各种活动, 查询个人档案信息。让大家在利用过程中感受到电子档案的重要性，从而重视电子文件归档。

3.2 高校档案工作者应成为信息技术的利用者

高校档案工作者面对庞杂的电子档案，需要更加专业化地管理档案信息资源。首先为管好档案信息资源，档案工作者除了收集整理传统纸质档案，接收档案信息资源并提供利用外，还应该积极建立本校档案标准规范，网上运作行为法律准则等，来规范指导本校各归档部门的电子文件归档行为。其次高校档案工作者应主动参与档案管理软件的设计开发，设计符合本馆业务需要的档案管理系统，要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力；了解系统运作规则，学习数据库操作语言，在档案系统使用过程中出现问题时，若系统销售公司无法对问题进行及时反馈，档案工作者可自行通过进入后台数据库进行数据恢复与问题处理。另外，档案工作者还应密切关注信息发展技术，尤其是计算机技术和网络技术的发展情况，如利用区块链技术的时间戳特性，能够有效地解决档案信息防伪与数据追踪难题[5]；利用数据仓库与云存储技术，在全校范围内部署云存储空间，从而完成档案信息的归档建档工作[6]。高校档案工作者及时了解信息前沿技术，可以结合日常工作经验对档案信息化方案进行切实可行的调整以及对未来信息化建设方向有更加明确的把握。

3.3 高校档案工作者应成为档案资源的挖掘者

传统的档案工作者主要是收集、整理、保护档案及为利用者提供档案查询借阅服务，而如今，面对庞大的电子数据档案，简单的提供利用已远远不能发挥档案的价值和作用，高校档案工作者在通过现代技术手段为利用者提供更加优质的档案信息服务时，也应积极参与开发挖掘信息，使自己真正成为信息的提供者、决策的参与者。一方面，为了更好的向利用者提供服务，高校档案工作者要对网络环境下的检索工具有清晰的了解及熟练的使用，及时更新迭代检索筛选方式，更好的引导利用者快捷检索、精准检索。同时，档案工作者可根据日常档案利用情况，调查现有档案资源情况，了解学校各部门的实际需求，有目的有针对性的制订档案利用计划，提高档案利用效率。另一方面，高校档案工作者需充分、全面的了解档案信息资源，提高自身档案编研能力。编研工作的基本任务就是对档案信息进行采集、加工、存储、检索并提供相应的信息产品服务[7]。网络环境下的编研工作，可以充分利用信息技术，深层次的挖掘档案所蕴藏的信息潜能，如利用数据挖掘等技术对大量学生学籍档案数据进行统计、在线分析处理，找到其中规律，更好的指导今后的学生工作。

4 结论

随着信息技术地不断发展和高校数字校园建设的日趋成熟，将会有越来越多的信息技术运用到高校的档案管理工作之中，信息化背景下档案职业发展对档案工作者的从业能力要求越来越高。高校档案中大量档案数据的处理和利用依靠硬件设备如计算机、综合档案管理系统开发，但更重要的是依靠档案管理员。因此高校档案管理者需要同时具备专业的档案知识及相应的计算机应用能力，对知识管理、数据挖掘、网络技术等具体技能在档案工作中的应用较为热衷和重视, 才能较好的完成从电子数据的收集、数据对接，档案系统数据库搭建、运行、维护到实体档案数字化加工、数字图像挂接、数字资源备份及档案系统安全运行等工作，从而保障传统档案与电子档案同步管理规范化与秩序化。总言之，档案工作者应结合传统档案工作经验，在档案信息化建设的浪潮中，积极提高档案数据库管理能力和新技术新媒体运用能力，学习档案信息化知识，成为“档案+信息化”复合型人才，才能使高校档案工作获得长足发展。