事业单位档案管理信息化建设对策研究

渠 梅

（新疆伊犁霍城县档案馆，新疆 伊犁哈萨克自治州 835200）

档案资料对于事业单位来说是一种非常重要的信息资料，无论是单位成员的个人信息或是工作信息，都需要通过档案进行保存并管理，可以说档案管理是保证事业单位进行运转的基本内容。但是档案所包含的信息量是非常巨大的，因此在管理起来会较为的繁琐，而随着信息时代的到来，信息化技术在档案管理中得到了非常良好的应用，不仅弥补了传统档案管理工作中的一些缺点，并且还为管理工作带来了更高的效率。随着单位的不断发展，信息资料会逐渐的增加，从而提高了管理工作的难度，因此使用加强该方面的信息化建设，是促进档案管理工作时代化的关键。

1 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 事业单位档案信息化建设缺乏针对性

事业单位的档案管理工作是一项非常繁杂的工作，在工作的时候需要借助相关的计算机软件来实现管理操作，然而计算机技术是属于高速发展的科学技术，其更新换代的速度非常快，因此事业单位要是想让档案管理工作实现高效化，就需要注意对这些落后的技术进行更替。但是在现实当中，许多事业单位都没有对档案管理的操作软件进行更新，还在使用老旧的软件进行管理，这回导致在操作的过程中出现许多失误的出现，如可能会出现档案文件信息不匹配的现象，除此之外，由于软件的老旧，其一些功能会逐渐的丧失，这样导致的直接结果就是档案文件信息的丢失，造成一些较为严重的后果。

1.2 事业单位档案信息化建设缺乏安全性保障

事业单位的档案管理工作会接受许多方面的档案信息，这些信息包括一些普通的档案信息，如单位员工的个人信息等，同时也会包括一些特殊的档案信息，如一些商务方面需要进行保密的信息。所以在对这些档案进行处理时，就需要进行分类管理，避免普通档案与特殊档案的混杂。但是由于目前我国大多数事业单位在档案管理方面的信息化建设不够完善，导致这些档案的管理缺乏安全性的保障。档案的混合、丢失是时常发生的事情，尤其是对于一些特殊档案的丢失，将会对事业单位的发展造成较大的影响。同时现代的档案信息都会存储在网络数据库当中，而这些数据库可能会受到一些网络黑客的攻击，从而被窃取重要的档案信息，或者是造成档案信息的永久性丢失等。

1.3 事业单位档案管理人员专业水平较低

虽然说现代的档案管理工作大多都已经实现了智能化的管理，但是在管理的过程中仍然需要管理人员进行操作，而这些人员的专业操作水平就会对档案的管理有效性造成较大的影响。在大多人眼中，档案管理是一项非常轻松的工作，并不需要较为专业的技能，但其实这种想法是错误的，档案管理人员不仅需要较为专业的技能，同时还需要具备较高的工作活力，因为档案管理工作是一件相对乏味的工作，工作内容的重复性较高，而这一工作环境就导致了很多人不愿意进入到这个行业当中，从而使得这个行业长期缺乏年轻有活力新员工或者是经验丰富的老员工，在档案管理工作缺乏人手的时候，很难有其与的工作人员进行顶替，从而造成工作的滞后性严重增加。同时由于一些事业单位的特殊性，需要经常的更换档案的管理人员，因此这就造成了人员流动性较大，如果一些管理人员不具备专业的管理技能， 那么就会在处理档案时造成信息混乱或者是档案丢失。

2 事业单位档案管理信息化建设的可行性对策

2.1 提高信息化建设的实用性

在进行事业单位的档案信息化建设的时候，必须要首先把信息化设施的实用性考虑进去，虽然说当代的档案信息化建设具有较高的多样性，但是仍然需要选择最具实用性的信息化工具来帮助提高档案的管理效率。如对一些老旧的管理工作软件进行更新，整理、更替档案管理的全套系统，引入最新的信息技术来搭建属于事业单位自身专属的档案管理信息网络，实现档案在该网络空间中的自由流通，这样可以方便其他的档案管理工作人员参与到管理工作中，实现高效的管理效率。同时可以建立网页式的档案管理方式，相关的工作人员可以输入自己独有的账号登录到系统中，然后进行档案的管理调动，并且在建立网页时，可以对操作人员进行权限等级规定，限制其的操作权限，以这样的方式来适当的对人员操作进行管理。

2.2 提高信息化建设的安全性

由以上所提到的，由于现代的大多数事业单位的档案信息都保存在网络数据库当中，但是网络并不是一个非常安全的环境，因此档案信息的安全性会遭受到一定程度上的威胁，面对这样的情况，就需要在信息化建设的过程中去着重提高档案信息的安全性建设。首先可以在为档案的管理网站建立专门的防火墙设施，避免非事业单位用户的入侵，并且防火墙还可以防止各种种类的病毒入侵，为档案信息提供强力的外界保护；其次，可以对重要的档案信息进行加密处理，只有具备相应解密钥匙的人员才能够获取到正确的档案信息，否则就算是得到了相关的档案文件，也会因为无法破解密码而无法获得内部的有效信息，以这样的方式避免因为重要档案信息的意外丢失而造成信息泄露；最后，就是要规范档案管理人员的操作，加强其工作管理制度，严格要求相关的工作人员不得以任何理由、任何方式向外界透露档案信息，可以将档案信息的管理效率与其薪资进行挂钩，以此来提高管理人员的专注性以及警惕性。

2.3 强化档案管理人才的引进以及培养

档案信息的管理工作是一项非常重要的工作，并且该工作无论是在人才数量还是在质量上，都拥有较高的要求，因此加强这方面人才的培养，对于提高事业单位档案管理工作效率有着重要的影响作用。首先事业单位可以进行内部人才的培养计划，通过采用分级管理培训的形式，来逐级的筛选出具有潜力的工作人员，并通过专业的培训手段来提高其专业技能，强化其工作能力，并且在这个过程中还可以向工作人员灌输安全意识，提高其对外界利益诱惑的抵抗能力，让其能够保证在工作中时刻保持公正、公平性。而除了通过内部培养的方式以外，还可以在社会层面上来引进具有专业工作能力的人员，而在这个过程中事业单位就需要注意设置好人才引进的门槛，可以结合自身单位的特点来对人才的引进设置相关的要求，通过这样的方法来快速、准确地筛选出单位最需要的相关人才，以这样的方式来补充档案管理的人才资源。需要注意的是对于引进的外来人才要进行适当的培训，让其能够快速的融入到工作环境当中。

3 结束语

档案信息管理对于所有事业单位来说都是一项较为重要的工作，因此需要注重在这方面的信息化建设，要意识到目前建设中的一些缺点，发现并对这些缺点进行详细的研究，以此来制定出具有针对性的解决方案，通过加强信息化建设的实用性、安全性，强化人才资源的培养等方式，来推动信息化在该方面工作中的建设。