探析新时期行政审批档案信息化管理

王亚琴

（菏泽市行政审批档案中心，山东 菏泽 274000）

1 行政审批档案信息化管理的现实意义

一方面，推动行政审批档案信息化管理工作，能够将行政审批档案保存在光盘、电脑硬盘等介质上，为后期的查询、开发、利用工作提供便利，减少单位行政审批档案的成本。相较于传统的档案管理模式，信息化管理能够减少对物理空间的占用，缩减管理、利用环节，实现线上一站式管理与一站式服务目标，另一方面，推动行政审批档案信息化管理工作，能够全面提升电子政务的效率。行政审批档案管理是电子政务建设的关键环节，事关电子政务的成效[1]。单位将档案信息管理纳入互联网当中，打造完善的文档一体化管理体系，能够满足电子政务工作中的信息需求，为电子政务提供数据支持、信息 支撑。

2 新时期行政审批档案信息化管理中常见的问题

2.1 基础设施不完善

行政审批档案信息化设施是行政审批档案信息化建设的基础，是快速推进行政审批档案管理工作的有力抓手。然而，部分单位行政审批档案信息化设施匮乏，软硬件环境有待优化，阻碍了行政审批信息化进程[2]。一是行政审批档案信息化硬件设施缺失。主要表现为高性能计算机、高容量硬盘、电子高速扫描仪、微缩相机、高拍仪等硬件处理设备缺失，无法快速将纸质档案转化和扫描。二是行政审批档案信息化系统功能单一，无法对声像、图像进行处理，只能对纸质类文件进行处理，难以适应时代发展要求。三是格式转化软件缺失，许多档案资源的格式不统一，后期处理难度大，不利于档案数据库建设。

2.2 信息技术开发利用度不高

当下，部分单位行政审批档案信息化水平低，行政审批档案信息利用的便捷度不高，进而难以发挥出应有的作用。一是尚未将云储存技术应用至档案共享的环节，行政审批档案管理工作与其他业务工作被人为割裂，各个部门难以集中、统一。高效地利用信息资源，不利于节约政务成本。二是行政审批档案管理系统与电子政务系统之间存在数据传输壁垒、数据共享壁垒，不仅导致行政审批档案信息同步更新效率低下，而且不利于信息资源的开发。三是部分行政审批档案管理系统无法自动识别PDF、WORD等文件中的关键信息，仍然需要档案管理人员自行录入，增加了行政审批档案信息管理工作的压力。三是大数据技术、自动算法技术在行政审批档案信息中的应用层次较低，不利于提升行政审批档案信息的检索效率，难以对行政审批档案进行开发[3]。

2.3 安全管理不足

虽然信息技术能够提升行政审批档案管理实效，但其也存在明显的弊端。典型表现在信息化环境下行政审批档案安全管理难度不断提升，容易引发泄密事件，威胁行政审批档案的原始性、真实性和准确性，无法最大限度保障行政审批档案价值。一是网络安全问题。许多勒索病毒、木马程序、黑客程序、恶意插件侵入行政审批档案管理系统后可以破坏、非法加密、盗取、篡改行政审批档案信息。二是技术应用问题。大多数单位尚未将区块链、数字加密、数字签名、云加密技术应用到行政审批档案管理领域，不利于打造现代化的行政审批档案安全管理网络。

3 新时期行政审批档案信息化管理的对策

3.1 夯实基础，改善档案信息化基础设施

行政审批档案信息化管理工作以信息技术为基础，需要依靠相应的软硬件设施。为此，单位必须要结合本单位的实际需求，不断引进并更新信息化基础设施，优化信息化管理的环境。一是要购置并更新高拍仪、扫描仪、微缩相机等数字化设备，对线下纸质档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并录入到相应的档案管理系统中。同时，单位要配备先进的计算机、高容量硬盘，提升行政审批档案信息化建设的效率。二是要完善行政审批档案管理系统的功能，及时将行政审批过程中形成的电子文件、声像、图像、文字进行收集、整理和归档。三是要根据行政审批业务的实际需求，引入相关的格式转化软件，统一档案元数据标准，确保各类文件的格式统一。

3.2 创新发展，综合应用多种信息技术

一是要依托于云储存技术，打造档案共享平台，优化行政审批及后续的电子政务服务。行政审批部门与其他业务部门要加强业务沟通，避免信息二次收集、二次加工。为此，行政审批部门可以将行政审批档案上传至云储存终端，并设置相关的访问权限，便于其他业务部门直接从云储存终端调取信息资源，真正实现行政审批业务数据信息的共建共享，全面提升政务服务能力。二是要通过技术手段来打通行政审批档案管理系统与电子政务系统之间的传输壁垒与共享壁垒，避免出现信息孤岛局面，实现信息资源一站式录入、更新。三是要图像识别、文字识别技术融入到行政审批档案管理系统中，实现对行政审批信息自动识别、自动输出，提升工作实效。四是要利用自动算法技术、大数据技术，设置更为精确的检索条件，为档案查询主体提供精细化的查询服务，提升检索效率。

3.3 精准定位，提升行政审批档案信息化安全管理水平

行政审批档案涉及许多政务服务内容以及机密，具有极强的经济价值、社会价值和文化价值。信息化技术虽然能够提升行政审批档案的管理效能，但也带来了许多安全问题。为此，必须要以安全管理为核心，加快安全建设，保障行政审批档案的真实性、完整性以及原始性。一是要重视对单位内部网络安全问题，通过防火墙、病毒查杀来有效抵制各种病毒程序。单位也可以单纯通过内网对行政审批档案进行管理、开发与利用，并要求各个部门使用专门的加密U盘以及加密设备对行政审批档案进行复制、传输。二是要综合应用现代安全管理技术，对行政审批档案管理系统或者行政审批档案进行加密处理。例如，单位可以探索将区块链、数字加密、数字签名、云加密技术应用到行政审批档案管理领域，搭建全方位的行政审批档案安全管理体系，真正确保档案无误，避免泄露相关的机密。

4 结束语

信息化社会，单位行政审批档案的数量不断增加，传统的档案管理模式已经难以适应时代发展的要求。在这种背景之下，行政审批档案管理工作要坚持改革先行，综合利用多种信息技术对档案管理方式、内容进行革新，实现创新目标。具体而言，一是要夯实基础，改善档案信息化基础设施；二是创新发展，综合应用多种信息技术；三是要精准定位，提升行政审批档案信息化安全管理水平。相信在行政审批档案管理人员不断开拓创新下，单位行政审批档案资源能够得到更深层次的开与利用，行政审批档案管理工作会呈现出崭新的面貌。