数字化档案管理在事业单位中的应用探究

袁永峰

（通榆县社会救助事业中心，吉林 白城 137200）

事业单位是为社会服务的关键组织机构，其具有较强的社会服务职能，在单位长期发展运行中，会产生大量的档案资源，其涉及人事管理、单位运行、基层生产以及党政工作等多个方面，是一种具有真实性、参考性和借鉴性的宝贵资源，对于事业单位的稳定发展具有重要价值。但是当前受到诸多因素的影响，档案管理依然采用以往的固化模式，不利于管理效率的提升，同时，随着多媒体的发展，档案类型也呈现多元化，包括文字资源、影像资源以及图片资源等，为管理工作增添一定难度。在数字化背景下，事业单位要积极引入数字化技术，加速管理改革进程，切实发挥档案资源的价值，提升其共享程度和利用效率。

1 事业单位应用数字化档案管理的价值

1）提升利用效率。档案资源是社会进步和单位发展中诞生的宝贵文件，是对历史的真实记录，本身就具有较高的参考价值，通过对档案的合理利用，能够帮助单位领导制定科学决策、合理选拔干部、确保单位运行。但是目前管理工作主要以保存和整理为主，忽视了档案的利用，而导致这一情况的原因较多，档案共享程度低、查询难度大是最为主要的原因。引入数字技术能够实现异地随时查询档案，使用者不需要亲自来到档案室，只需要一台终端设备就可以完成异地查询，为使用提供了巨大便捷，可以显著提升利用效率。

2）降低管理成本。档案是事业单位日常运行管理的基础性工作，在以往以纸质档案为主的管理模式下，每年事业单位都需要投入一定的资源确保管理的正常运行，例如设置独立档案室、加强纸质档案维护等，需要消耗大量资源。通过数字化管理能够将纸质档案转变为数字文档，利用计算机建设数据库，基于数字化技术下保证档案的可靠性和安全性，不需要单位投入大量资源，进而降低管理成本。

3）释放人力资源。人资管理是保证事业单位健康发展的基础性工作，基于档案管理岗位的重要性，在人资配备方面需要满足管理需求。档案管理属于一项复杂而长期的工作，管理人员的岗位内容和工作任务较为繁重，需要处理大量的文档资源，包括信息收集、核实内容、整理文档、归档保存等。通过引入数字化技术能够减少人员工作量，缓解人员的紧张情绪和工作压力，具有释放人力资源的作用。

4）保证资源安全。以往纸质档案主要保存在档案室内，但是在长期保存和使用中，受到环境潮湿、虫蛀、人为使用以及火灾事故等因素的影响，档案资源容易出现破损或者丢失等情况，为事业单位造成一定损失。档案属于一种无形资产，其是单位多年生产运营中积累下的珍稀资源，其安全性是管理的核心以及重点。引入数字化技术，能够利用计算机和数据库完成档案的安全保管，在提升档案保存效率的同时，还可以确保保密性、安全性。

2 优化数字化档案管理在事业单位中的应用策略

1）转变数字观念。数字化技术与以往的档案管理技术存在较大差异，其以现代先进技术为支撑，在具体应用中需要大量的硬件设备和软件支持，单位领导要认识到数字化技术的应用优化和管理价值，树立新型的数字化观念，确保各项管理工作的有序落实。首先，单位领导要结合自身具体管理情况，添置相关硬件设备，为数字化管理营造良好的物质基础，包括管理所需的计算机、多媒体、复印机、打印机等，重视设备维护和保养工作，保证其处于正常状态下；其次，在软件建设方面，事业单位要积极探索适合自己的管理软件，同时还可以与当地的软件企业进行合作，共同研发新型的管理软件；最后，在单位内部做好宣传工作，让广大员工认识到数字化管理的优势，促使数字档案深入人心，积极配合档案部门开展各项工作，为档案信息的收集、整理以及保存提供便捷。

2）构建管理系统。管理系统是确保数字化管理有序落实的平台保障，在数字化平台的支撑下，管理人员能够快速完成档案从收集到归档的相关工作，避免出现错误操作，导致信息遗漏或者丢失，因此，事业单位要加强数字管理系统建设，并且在各项工作的开展中不断优化和完善平台。首先，转变以往重视保存而忽视使用的固化思维，积极建设数字资源库，将更多的纸质文档转变为数字档案，按照既定的标准进行档案分类，为档案检索和利用提供便捷；其次，在构建管理系统中，要对所有数字档案的格式进行统一处理，做好档案分类保存和查询工作，确保档案检索的针对性和指向性，信息输出和信息输入要进行对称处理；最后，对管理系统的权限进行科学设置，对于保密程度较低的档案资源，内部员工在利用口令登录后即可查阅，对于机密性较高的档案资源，要实行加密管理和专人管理，利用密匙技术进行系统升级，全面落实档案的维护和安全工作，防止档案出现外泄或者丢失等问题。

3）强调规范管理。基于数字管理的特点，事业单位要通过制定各项规章、制度以及细则，促使档案管理实现规范化。首先，在建设制度体系中，制度要涉及档案管理的诸多方面，包括档案收集、内容保密、系统维护、人员操作以及设备采购等，确保所有工作都在制度的约束和规范下进行，严禁管理人员凭借经验操作；其次，在完成制度体系建设后，事业单位要根据制度执行的效率，对制度和细则进行适当的优化和改进，确保制度具有较强的操作性以及针对性；最后，对考核制度、激励制度、责任制度以及薪酬制度进行科学分析，将制度体系与管理需求充分结合，根据需求调整制度。

4）加强安全防护。数字技术和信息技术具有一定的开放性，这一特点虽然为管理工作提供了便捷，但同时也为档案安全埋下隐患，如果系统遭受病毒、黑客以及木马的攻击，容易导致重要的档案资源丢失或者外泄，因此，事业单位要加强数字档案安全防护。首先，管理人员要树立科学的防护意识，正确进行计算机操作，严禁存在违规行为，定期使用市面上有效的杀毒软件对系统进行病毒查杀；其次，在开展档案资源管理中，可使用先进的防护技术，包括新型防火墙技术和密匙技术；最后，对于重要的、保密性较高的档案资源，要及时备份并且分开保存，避免由于系统故障或者黑客入侵而导致档案遗失。

4 结束语

总而言之，档案作为一种宝贵的珍稀资源，其在事业单位发展中扮演了关键角色，单位领导要提升思想认知和重视程度，积极引入现代数字技术辅助管理，提升档案共享程度和利用效率，实现单位的健康、稳定发展。